La colaboración en un nuevo entorno laboral en las AAPP

Las administraciones públicas no son ajenas a los cambios que se están produciendo en los entornos laborales y a unas mayores necesidades de buenas herramientas de colaboración y trabajo en equipo, especialmente cuando algunos de los participantes en las reuniones pueden hacerlo de forma remota y no en la misma sala que el resto de los asistentes.

Esto supone una complejidad y desafíos que deben enfrentarse, pero también oportunidades y beneficios que estas tecnologías pueden ofrecer en términos de comunicación, colaboración y sostenibilidad, tal y como quedó reflejado en un webinar llevado a cabo con el patrocinio de Logitech.

Carlos Canitrot, director de consultoría de adjudicacionesTIC, protagonizó una intervención lúcida y esclarecedora en una mesa de debate sobre herramientas colaborativas, donde delineó tanto las ventajas como los desafíos que enfrentan las administraciones públicas en su implementación.

«Las herramientas colaborativas son aplicaciones informáticas diseñadas para facilitar la comunicación, la cooperación y el intercambio de información entre grupos de personas que trabajan para lograr un objetivo común», expresó Canitrot, destacando la esencia de estas herramientas. Enfatizó en la eficiencia que proporcionan, al permitir una comunicación fluida entre departamentos y reducir la duplicación de esfuerzos, lo que conlleva una mejora notable en la prestación de servicios públicos. «Los sistemas colaborativos pueden agilizar procesos administrativos y mejorar la eficiencia en las administraciones públicas», afirmó.

Asimismo, Canitrot subrayó la importancia de la participación ciudadana y el incremento de la transparencia que estas herramientas pueden brindar en la toma de decisiones gubernamentales. «Las herramientas colaborativas involucran a los ciudadanos en el proceso de toma de decisiones, fortaleciendo así la confianza en las administraciones públicas», declaró con convicción.

No obstante, Canitrot no escatimó en señalar los desafíos inherentes a la implementación de estas herramientas. Desde la seguridad de la información hasta la desigualdad digital, pasando por la necesidad de un cambio cultural dentro de las organizaciones, el experto abordó cada obstáculo con claridad y determinación.

«La seguridad de la información y la interoperabilidad entre sistemas son aspectos críticos que deben ser abordados con diligencia por parte de las administraciones públicas», advirtió Canitrot, destacando la importancia de asignar recursos adecuados y cumplir con las normativas legales en este proceso. En última instancia, Carlos Canitrot instó a abordar tanto las ventajas como los desafíos de las herramientas colaborativas con determinación y visión a futuro. «Es fundamental enfrentar estos desafíos de manera efectiva para garantizar el éxito en la adopción de herramientas colaborativas en el ámbito público», concluyó con convicción el director de consultoría.

Ayuntamientos de todo tipo

El debate tuvo la participación de, en este caso, tres representantes de administraciones locales. Paco Berta, CTO del Ayuntamiento de Girona, compartió su experiencia y perspectivas en un seminario sobre movilidad y colaboración, destacando los desafíos y avances que han experimentado en los últimos años. En una ciudad mediana con limitaciones presupuestarias, pero con necesidades similares a las de urbes más grandes, el Ayuntamiento de Girona se embarcó en proyectos de movilidad desde 2014. «Comenzamos con proyectos para permitir el trabajo en remoto y cambiar los PCs por sistemas más fáciles de gestionar, lo que nos permitió también el trabajo en remoto», explicó Berta.

La pandemia del 2020 aceleró este proceso, llevando a un cambio repentino hacia el teletrabajo para cientos de empleados municipales. «Conseguimos hacerlo bastante bien», señaló Berta, destacando la fluidez del cambio y la importancia de mantener la seguridad en todo momento.

Sin embargo, aún persisten resistencias al cambio, especialmente en aspectos como llevar dispositivos a las reuniones en lugar de libretas. A pesar de ello, las herramientas de videoconferencia han facilitado la participación en foros y la organización de reuniones de manera más eficiente. «Supone un ahorro de costes muy importante y una ayuda para aquellos que están en zonas más alejadas», agregó Berta.

No obstante, existen limitaciones en cuanto a la incorporación de talento desde otras zonas debido a regulaciones internas. «En el Ayuntamiento, la normativa de teletrabajo limita la flexibilidad en la contratación de personal», explicó Berta, destacando la necesidad de adaptar los reglamentos para fomentar una mayor flexibilidad en este aspecto.

Mientras, Juan Ramón Hernández, subdirector general de RRHH de la Agencia para el Empleo de Madrid, compartió su perspectiva y experiencia en el ámbito de la tecnología y la colaboración, resaltando la importancia de la flexibilidad y la adaptabilidad en las entidades locales. «Hemos experimentado una gran capacidad de reacción y flexibilidad en el Ayuntamiento de Madrid, lo que ha sido vital, especialmente durante la pandemia», afirmó Hernández, destacando la rápida adaptación de los trabajadores municipales a nuevos entornos tecnológicos.

Enfatizó la necesidad de crear buenas redes de conexión entre funcionarios y ciudadanos, lo que podría resultar en una reducción significativa de costos operativos. «Es una cuestión que debemos estudiar y considerar, mirándonos en el espejo de la empresa privada», señaló.

Hernández también subrayó la importancia de la interoperabilidad entre diferentes sedes de la Agencia para el Empleo de Madrid, donde la dispersión de edificios hace esencial una buena conectividad entre los trabajadores. «La flexibilidad de las entidades locales nos permite una mayor capacidad de reacción y adaptación a las necesidades del momento», agregó.

En cuanto a la humanización de las relaciones laborales, Hernández destacó el papel vital de las videoconferencias para mantener la conexión entre los trabajadores, especialmente en un entorno de teletrabajo. «Los buenos sistemas de videoconferencia pueden facilitar la conexión humana y mejorar las relaciones laborales», afirmó.

Finalmente, resaltó la importancia de contar con sistemas de audio y micrófonos de calidad para garantizar la confidencialidad en entornos de trabajo abiertos. «Es fundamental para mantener la confidencialidad en un espacio compartido entre compañeros», concluyó Hernández.

Por su parte, Pilar González, subdirectora general de comunicaciones y puesto de trabajo en el Ayuntamiento de Madrid, compartió su experiencia y visión sobre la implementación de medios tecnológicos en la administración pública, destacando el papel fundamental que desempeña su departamento en dotar a los empleados municipales de los recursos necesarios para realizar su trabajo. «El Ayuntamiento de Madrid fue previsor en la implementación de medios tecnológicos incluso antes de la pandemia», afirmó González, señalando que un contrato de puestos de trabajo estaba en marcha desde febrero de 2020, lo que facilitó la transición hacia el teletrabajo cuando la crisis sanitaria golpeó.

Bajo su liderazgo, se ha llevado a cabo un plan de capacitación digital para todos los empleados públicos, enfocado en el uso de herramientas colaborativas. Este plan incluyó una certificación obligatoria en nuevas tecnologías y herramientas de colaboración, en colaboración con la Escuela de Formación Madrid de talento.

Para facilitar la transición hacia el trabajo remoto, se creó una marca llamada «Isidro», en honor al patrón de Madrid, que simboliza un nuevo compañero de trabajo que acompaña a los empleados en su día a día. Este enfoque fue respaldado por toda la organización y presentado con un video promocional del alcalde.

La formación fue un éxito, tanto que la Escuela de Madrid de talento solicitó repetirla cada año. Además, se implementaron programas de formación para aquellos empleados que no pudieron participar inicialmente, así como para los nuevos contratados.

González destacó la importancia de medir el progreso y la adopción de herramientas digitales a través de indicadores y cuadros de mando, incluyendo un índice de adopción digital que evalúa la tasa de adopción y la satisfacción del empleado. «Estamos muy alerta y actuamos directamente en los indicadores para ver qué está pasando», enfatizó.

Por último, el representante de Logitech, Eduardo Carcedo, destacó el compromiso de la empresa en brindar soluciones tecnológicas para el mundo empresarial y de la administración pública. Carcedo enfatizó la importancia de adaptar las soluciones tecnológicas a las diversas necesidades y presupuestos de las organizaciones, ofreciendo desde webcams de entrada hasta equipos más avanzados para salas de reuniones. «Nosotros, desde Logitech, intentamos cubrir esas diferentes necesidades que todos estáis poniendo sobre la mesa, con soluciones accesibles para diferentes presupuestos, para diferentes localizaciones», afirmó Carcedo.

El Key Account Manger de Logitech señaló que la empresa busca proporcionar herramientas que faciliten la colaboración entre empleados, tanto en el trabajo remoto como en las salas de reuniones. Destacó la importancia de garantizar una experiencia de usuario uniforme en diferentes entornos, evitando obstáculos en el uso de la tecnología. «Tenemos diversas soluciones para cubrir y que en esos espacios la gente se sienta tan cómoda de colaborar como en su puesto de trabajo o en el hogar», aseguró Carcedo.

Carcedo hizo hincapié en la necesidad de ofrecer herramientas intuitivas y fáciles de usar, especialmente en entornos de colaboración, para evitar la resistencia al cambio por parte de los usuarios. Además, destacó la importancia de colaborar estrechamente con las organizaciones para proporcionar las mejores soluciones tecnológicas que impulsen la productividad y la eficiencia en el trabajo.

«Intentamos que el caso de uso para las salas pequeñas, medianas y grandes, sea exactamente igual para el usuario, de tal forma que no haya esa resistencia a la colaboración en conjunto y podamos como decía Juan Ramón, humanizar esas relaciones», concluyó Carcedo.

Adaptarse al nuevo entorno laboral

En esta mesa redonda los participantes abordaron diversos temas clave para adaptarse a los nuevos entornos laborales. Pilar González, subdirectora general de comunicaciones y puesto de trabajo en el Ayuntamiento de Madrid, destacó la importancia de la evolución tecnológica en el contexto laboral, señalando que «si bien nosotros lo teníamos previsto ya en nuestros contratos en 2020, cuando se empieza a usar sin ningún tipo de alternativa es cuando nos vamos a casa a trabajar». Destacó la necesidad de repensar los espacios de trabajo para hacerlos más versátiles y colaborativos.

Eduardo Carcedo, Key Account Manager de Logitech, enfatizó la importancia del teletrabajo para la retención del talento y la flexibilidad laboral, mencionando que «si nosotros podemos conseguir flexibilizar eso, podemos conseguir una mejor retención del talento». También hizo hincapié en la necesidad de dotar a los espacios de trabajo de los medios adecuados para fomentar la colaboración y evitar la resistencia al cambio.

Mientras, Juan Ramón Hernández, subdirector general de RRHH de la Agencia para el Empleo de Madrid, resaltó la importancia de la formación en tecnología para los empleados de la administración pública, señalando que «el Ayuntamiento de Madrid nos bombardea con correos de formación en materia digital diariamente». Sin embargo, también reconoció el desafío que representa la edad media de los empleados, que supera los 50 años. Por eso, Paco Berta hizo hincapié en la necesidad de un cambio de mentalidad dentro de la administración pública en cuanto al teletrabajo, mencionando que «hay una resistencia muy importante a cambios de este tipo». Destacó la importancia de superar las restricciones y adoptar una cultura de trabajo más flexible.

Los participantes coincidieron en la necesidad de adaptarse a los nuevos modelos de trabajo y aprovechar las oportunidades que ofrecen las tecnologías digitales, al tiempo que se enfrentan a desafíos como la resistencia al cambio y la brecha generacional en el ámbito laboral de la administración pública.

Juan Ramón Hernández destacó la comodidad del trabajo desde casa y la facilidad para convocar reuniones virtuales: «La facilidad de poder trabajar desde casa… ha sido el boom absoluto… ha facilitado muchísimo el poder tener reuniones y convocarlas en muy poco tiempo», mientras que Paco Berta subrayó la flexibilidad que brinda el trabajo remoto para cambiar o cancelar reuniones: «Tener la flexibilidad de mover muy fácilmente una reunión, la hacemos media hora más tarde, ahora no puedo, la hacemos mañana… es muy importante».

En este sentido, Pilar González señaló el desafío de manejar múltiples reuniones simultáneas y la importancia de los avances tecnológicos en transcripciones y generación de actas, y Eduardo Carcedo resaltó la necesidad de adaptar los espacios de trabajo a las nuevas tecnologías, como la implementación de herramientas como Microsoft Teams y Zoom en salas de reuniones.

Paco Berta mencionó también los desafíos de ampliar la red fuera de los dominios internos de una organización y la importancia de elegir dispositivos seguros y fáciles de gestionar, como los Chromebooks.

Factores de peso

Sobre cuáles son los factores determinantes al elegir soluciones de comunicación y colaboración, como la seguridad, la calidad de la imagen y del sonido, y la facilidad de uso, Pilar González subrayó la prioridad de la seguridad en las decisiones tecnológicas y la importancia de la facilidad de uso para garantizar la accesibilidad para todos los empleados mientras que Juan Ramón Hernández destacó los desafíos de la conectividad en el trabajo remoto y la importancia de la calidad de la imagen y del sonido, especialmente en entornos con diferentes condiciones de conexión.

Eduardo Carcedo enfatizó la importancia de la monitorización para garantizar la calidad de la imagen y del sonido en las salas de reuniones y en los dispositivos de los usuarios. Además, Juan Ramón Hernández resaltó la importancia de facilitar la comunicación y la socialización a través de herramientas digitales, resaltando la relevancia de la calidad de la cámara en las videoconferencias mientras que Paco Berta subrayó cómo las herramientas de colaboración han permitido el crecimiento de los departamentos sin necesidad de aumentar el espacio físico, facilitando la coordinación y la realización de reuniones periódicas.

Eduardo Carcedo hizo hincapié en la capacidad de las herramientas digitales para gestionar proyectos de manera más eficiente, aunque reconoció que no necesariamente han aumentado la capacidad para manejar más proyectos simultáneamente, mientras que Pilar González resaltó el impacto positivo de las herramientas de colaboración en la gestión de proyectos europeos, especialmente al reducir la necesidad de viajar a lugares como Bruselas.

En cuanto a los retos futuros, Paco Berta mencionó la necesidad de un cambio de mentalidad en la integración de nuevas tecnologías, mientras que Juan Ramón Hernández señaló la importancia de establecer sistemas de objetivos y productividad para superar las barreras al teletrabajo.

Finalmente, Eduardo Carcedo destacó el compromiso de Logitech con el medio ambiente, subrayando la importancia de considerar el impacto ambiental en el desarrollo de nuevas tecnologías.