El puesto de trabajo digital en la Administración Pública: transformación y futuro

La digitalización ha redefinido el espacio de trabajo en la Administración pública, situando al puesto de trabajo digital como un nexo crucial entre herramientas tecnológicas, procesos administrativos y competencias digitales de los empleados.

Con el objetivo de abordar cuáles son las necesidades a las que se enfrentan las diversas administraciones en la configuración de sus puestos de trabajo, ByTIC llevó a cabo un encuentro ejecutivo en Valencia de la mano de LG en el que se abordaron estas cuestiones.

Carlos Canitrot, director de consultoría de Adjudicaciones TIC, detallaba en primer lugar cómo esta transformación está cambiando el panorama de los servicios públicos.

La relevancia del puesto de trabajo digital

Según Canitrot, “el puesto de trabajo digital es fundamental para ofrecer servicios eficientes, accesibles y transparentes a los ciudadanos.” La digitalización no solo ha permitido una mayor flexibilidad y movilidad, sino que también ha facilitado la automatización de procesos, la colaboración remota y la mejora de la seguridad en la gestión de datos. Desde 2020, la Generalitat Valenciana ha invertido más de 80 millones de euros en equipos personales, a través de la Dirección General de Tecnología de la Información y la Comunicación.

Canitrot destaca que, aunque la transformación digital es una prioridad en todas las administraciones públicas, el puesto de trabajo no recibe la relevancia necesaria. “A menudo, los esfuerzos se centran en grandes infraestructuras tecnológicas, dejando en segundo plano la importancia de adaptar el puesto de trabajo a las nuevas exigencias digitales,” afirma. Esto incluye la capacitación continua de los empleados, la modernización de los dispositivos y la creación de entornos de trabajo flexibles y seguros.

Requisitos del puesto de trabajo digital

Para Canitrot, el puesto de trabajo digital debe cumplir con ciertos requisitos:

• Accesibilidad y movilidad: Permitir acceso a las herramientas y sistemas de la administración desde cualquier lugar, facilitando el teletrabajo y la movilidad.
• Colaboración y comunicación eficientes: Utilizar herramientas de videoconferencia, mensajería instantánea y almacenamiento en la nube bien integradas.
• Flexibilidad: Gestionar tareas desde cualquier lugar y a cualquier hora, asegurando la continuidad de las operaciones.
• Seguridad y protección de datos: Garantizar la confidencialidad de la información y evitar vulnerabilidades frente a ciberataques.
• Facilidad de uso y automatización: Minimizar la curva de aprendizaje y automatizar tareas rutinarias para aumentar la productividad.
• Formación y actualización continuas: Proporcionar acceso a formación en nuevas tecnologías y competencias digitales.
• Personalización y adaptación a funciones: Permitir la personalización del puesto de trabajo según las necesidades específicas de cada área o empleado.

Canitrot subraya la importancia de la concienciación del empleado en cuanto a la seguridad, ya que “atacar al empleado público es uno de los focos para los malos. La formación y la concienciación son tan importantes para evitar estos ataques.”

Atracción y retención de talento

Un entorno laboral digitalizado no solo mejora la eficiencia y la satisfacción laboral, sino que también atrae y retiene talento. “Un entorno laboral digitalizado proyecta una imagen moderna e innovadora de la administración pública, lo que puede atraer a profesionales cualificados,” explica Canitrot. La implementación de soluciones tecnológicas avanzadas permite a la Administración competir con el sector privado y fomenta la formación continua, manteniendo motivados a los empleados.

“El puesto de trabajo digital es un elemento central en la transformación digital, un punto en donde convergen herramientas tecnológicas y capacidades humanas,” concluye Canitrot. La evolución del puesto de trabajo digital es una oportunidad para que la Administración pública mejore su capacidad operativa, reduzca costes, incremente la satisfacción del empleado y ofrezca mejores servicios a los ciudadanos.

Adaptación a las Nuevas Tecnologías

José Vicente Benadero, subdirector general de Planificación e Infraestructuras de la Generalitat Valencia y participante en la mesa redonda, subrayaba la importancia de adaptarse a los cambios tecnológicos. «No sé trabajar sin tener conexión en mi casa o donde esté,» afirmaba. Según Benadero, la digitalización de los archivos de la Generalidad es inevitable. «Hay demasiada materia que hay que meter en la red, que hay que deshidratar,» añadía. Destacaba que el reto no solo radica en adaptarse a las nuevas tecnologías, sino también en gestionar y hacer accesible el gran volumen de información generado.

Paula Cuevas, jefa de área de tecnología de la información y comunicaciones de SGISE (Societat Valenciaba de Gestió Integral de Servéis d’Emergéncies) apoyando esta idea, resaltaba que «todo tiene que estar realizado con perfiles de acceso claros.» Cuevas señalaba que aunque la inversión en portátiles ha sido significativa, es crucial que los dispositivos sean prácticos y adaptados a las necesidades específicas de cada puesto.

El Director Business Solutions de LG, Guillermo Calvo, aportando su perspectiva, mencionaba que «el siguiente paso será renovar todas las estaciones de trabajo que no sean portátiles.» Calvo explicaba que la tendencia es hacia estaciones de trabajo ligeras que se conecten a escritorios remotos, facilitando la movilidad y flexibilidad de los empleados. Paula Cuevas coincidía, afirmando que «será una gran revolución en lo que es el puesto de trabajo del empleado.»

La discusión también tocó los desafíos de inversión y seguridad. Calvo observaba que «la computación va mucho más lenta en el sector público que en el privado.» Paula Cuevas añadía que «hay una petición expresa de que el thin client permita seguridad,» lo cual es fundamental para mantener la integridad de los datos en entornos como los hospitales.

Guillermo Calvo también comparaba la situación de España con otros países. «En Alemania, Noruega y otros países de Europa, han avanzado mucho más en este aspecto,» señalaba. En cambio, en España, aún hay mucho camino por recorrer. Calvo concluía que aunque otros países van más avanzados, es importante seguir impulsando estos cambios para no quedar rezagados.

El debate dejaba claro que la digitalización del puesto de trabajo en la administración pública es un proceso en constante evolución. La portabilidad, la seguridad y la adaptación a nuevas tecnologías son aspectos fundamentales que requieren una atención continua. Como afirmaba José Vicente Benadero, «el reto es adaptarnos a este cambio que ha sucedido en muy poco tiempo.» La colaboración y el intercambio de experiencias con otros países también se presentan como estrategias clave para avanzar en esta transformación.

Seguridad y protección de datos

Eusebio Moya, Jefe de Protección de Datos en la Diputación de Valencia, enfatizó la necesidad de capacitación especializada en seguridad y privacidad. «No existe tejido dentro de la Administración Pública a nivel profesional que esté en consonancia con los tiempos que corren en el ámbito de la seguridad, protección de datos, privacidad, etc.,» afirmó. Según Moya, muchas administraciones dependen de servicios externalizados debido a la falta de personal capacitado. «Tenemos que externalizar estos servicios porque no hay personal formado especializado,» añadió.

Moya también destacó las brechas entre diferentes niveles de administración, especialmente en las entidades locales. «Hay unas brechas brutales entre diferentes niveles de administración,» señaló. Con más de ocho mil entidades locales en España, muchas de ellas pequeñas, la situación varía significativamente según la geografía. «No tenemos tejido ni músculo en la administración pública para hacer frente a este tipo de retos con eficacia,» concluyó Moya.

Guillermo Calvo y Paula Cuevas discutieron la evolución del puesto de trabajo digital. Calvo mencionó que «el siguiente paso será renovar todas las estaciones de trabajo que no sean portátiles,» destacando la tendencia hacia estaciones de trabajo ligeras que se conecten a escritorios remotos. Cuevas agregó que la inversión en portátiles ha sido significativa, pero que la adaptabilidad y la practicidad siguen siendo clave. «Será una gran revolución en lo que es el puesto de trabajo del empleado,» afirmó Cuevas.

Realidades de la administración local

José Vicente Benadero ofreció una visión de las realidades en la administración local, subrayando las diferencias entre grandes y pequeñas administraciones. «La realidad que se vive en la Administración local varía mucho. No podemos comparar el Ayuntamiento de Madrid con un pequeño ayuntamiento de 50 habitantes,» dijo Benadero. También señaló la creciente demanda de equipamiento en los puestos de trabajo: «La mayoría de las peticiones son de más pantallas. La gente quiere trabajar con dos pantallas, abriendo los gestores pendientes aquí, abriendo la resta de la vida.»

La mesa redonda también abordó la cuestión de la atracción y retención del talento en la administración pública. Benadero comentó que «el puesto de trabajo en la administración en este momento no es algo que atraiga talento ni que retenga.» Según Benadero, los salarios siguen siendo un factor clave en la retención del talento, a pesar de los avances tecnológicos.

El debate reflejó los múltiples retos y oportunidades que enfrenta la administración pública en su camino hacia la digitalización. La seguridad, la capacitación del personal, la adaptación a nuevas tecnologías y la necesidad de atraer y retener talento son aspectos cruciales que requieren una atención constante. Como concluyó Eusebio Moya, «todavía hay mucho que ver» en el ámbito de la digitalización y la modernización del puesto de trabajo en la administración pública.

Alfonso Jiménez, subdirector general de sistemas y gestión del puesto de trabajo en DGTIC en la Consellería de Hacienda, Economia y Admnistración Pública de la Generalitat Valenciana, destacó la demanda incesante de nuevos dispositivos y tecnologías en la administración. “La gente entra en una carrera desenfrenada de dispositivos, estaciones de trabajo, portátiles… Hemos incrementado el presupuesto en el tema de puesto de trabajo,” mencionó. Sin embargo, Jiménez señaló que esta modernización a veces carece de racionalidad y puede llevar a un uso ineficiente de los recursos. “Tenemos unos 1800 ordenadores retirados que son utilizables, pero los usuarios no los quieren,” añadió.

Formación del personal

José Salvador Tárrega, director general de Transparencia y Participación en la Generalitat Valenciana, resaltó un problema recurrente: la falta de formación adecuada en informática para el personal administrativo. “La cantidad de dinero que gastan las administraciones públicas en formación en materia de informática al personal es enorme, pero muchas veces el personal no termina de adaptarse,” afirmó. Tárrega sugirió que sería más eficiente incluir pruebas de habilidades informáticas en los exámenes de oposición, lo cual reduciría la necesidad de formación posterior.

Eusebio Moya opinó que, aunque tener un entorno de trabajo digital avanzado es importante, no es el factor principal para atraer talento. “Hoy en día, la gente tiene que atender otras necesidades más básicas,” mencionó. Sin embargo, reconoció que un entorno bien equipado puede ayudar a retener a los empleados y mejorar su rendimiento. “La alta movilidad de personal hace que inviertas en alguien, lo formes y luego se vaya a otra administración que le ofrece mejores condiciones,” explicó.

La retención del talento es un desafío constante en la administración pública. José Salvador Tárrega señaló que la alta movilidad de personal puede llevar a una pérdida de inversión en formación. “Formas a alguien para un programa específico y luego se va a otra administración. Eso es un desperdicio de recursos,” dijo. Este problema se agrava por la falta de incentivos y la competencia con el sector privado, que a menudo ofrece mejores salarios y condiciones laborales.

Paula Cuevas destacó la importancia de proporcionar las herramientas adecuadas para que los empleados desarrollen sus competencias. “Necesitas portátil, capacidades, una tablet, un móvil… Definir las herramientas que necesita cada puesto es crucial para el desempeño,” comentó. Cuevas sugirió que la definición de las necesidades de equipamiento debería ser una responsabilidad conjunta de los departamentos técnicos y de recursos humanos.

Alfonso Jiménez destacó la creciente demanda de nuevos dispositivos en la administración. “La gente entra en una carrera desenfrenada de dispositivos, estaciones de trabajo, portátiles… Hemos incrementado el presupuesto en el tema de puesto de trabajo,” afirmaba. Sin embargo, señaló que esta modernización a veces carece de racionalidad y puede llevar a un uso ineficiente de los recursos. “Tenemos unos 1800 ordenadores retirados que son utilizables, pero los usuarios no los quieren,” añadía Jiménez.

José Savador Tárrega abordó un problema práctico relacionado con la firma digital. “Muchas veces, la firma digital es considerada inválida porque el Wi-Fi no es fiable. Esto se soluciona a menudo usando datos móviles,” explicó. Paula Cuevas añadió que los certificados de firma instalados en la nube podrían resolver muchos de estos problemas, aunque reconoció que la implementación aún tiene desafíos.

Eusebio Moya opinó que, aunque tener un entorno de trabajo digital avanzado es importante, no es el factor principal para atraer talento. “Hoy en día, la gente tiene que atender otras necesidades más básicas,” mencionaba. No obstante, reconoció que un entorno bien equipado puede ayudar a retener a los empleados y mejorar su rendimiento. “La alta movilidad de personal hace que inviertas en alguien, lo formes y luego se vaya a otra administración que le ofrece mejores condiciones,” explicaba Moya.

José Benedicto, jefe de servicio de informática de la Diputación de Valencia, ha señalado la compleja realidad que enfrentan las administraciones locales en España. «Creo que la realidad que se vive en la administración no es la verdad», afirmó. Con más de 8.000 administraciones locales en el país, Benedicto destaca que la diversidad y las diferencias entre ellas son enormes, desde grandes ayuntamientos como el de Madrid hasta pequeños municipios de apenas 50 habitantes.

Según Benedicto, la generalización de la realidad de la administración local es un error frecuente en los foros y debates, ya que las diferencias son tan grandes que no se pueden comparar. «La realidad que se vive en la administración local, por lo menos, que yo manejo tanto la Diputación, que es una empresa de una administración de unos 1.200 empleados públicos, como el resto, como la mayoría de los ayuntamientos de la provincia de Valencia, tiene mucho que ver con la historia», explicó.

El teletrabajo y la tecnología también han cambiado significativamente el entorno laboral en la administración pública. Benedicto señaló que «la mayoría de las peticiones que hay en el servicio de informática que dirijo son de más pantallas. La gente quiere trabajar con dos pantallas, abriendo los gestores pendientes aquí, abriendo la resta de la vida».

Sin embargo, Benedicto también expresó su preocupación por la atracción y retención de talento en la administración pública. «El puesto de trabajo en la administración en este momento no es algo que atraiga talento ni que retenga. En este momento, está marcando la retención del talento, a pesar de todo, siguen siendo los salarios», aseguró.

Necesidades básicas del puesto de trabajo

José Salvador Tárrega subrayó la importancia de contar con herramientas adecuadas para desempeñar su trabajo de manera eficiente. «El puesto de trabajo simplemente necesita un ordenador, dos pantallas, todos los aplicativos de Office completamente contratados y una buena conexión a internet,» afirmaba. Destacó que el uso de programas como LibreOffice, que a veces se implementan en otras administraciones, puede ser un engorro, ya que no ofrecen las mismas funcionalidades que las aplicaciones de Office. Además, resaltó la importancia de contar con una infraestructura que soporte el trabajo en equipo y las videoconferencias, que son esenciales en el entorno laboral actual.

Guillermo Calvo mencionaba los avances logrados en la seguridad y el uso de biometría. «Lo que hemos conseguido es que el DP nos ha dado el visto bueno para usar el diómetro,» explicaba. Paula Cuevas, por su parte, habló sobre las actualizaciones de software, específicamente Windows 11, y cómo estas pueden afectar el rendimiento y la seguridad de los equipos.

José Salvador Tárrega también abordó el problema de la acumulación de documentos para firmar debido a la falta de automatización completa de los procesos. «Hay sistemas informáticos que sacan de forma automatizada resoluciones, pero no se acaban de firmar automáticamente. Esto produce una acumulación de cuestiones para firmar,» señalaba. Propuso que una mayor automatización ayudaría a reducir la carga de trabajo y a mejorar la eficiencia en la administración pública.

La discusión también abordó cómo las regulaciones europeas afectan a las empresas que desarrollan tecnologías biométricas. «La regulación tan exhaustiva que tenemos en Europa está dejando a las empresas en una situación complicada dentro de la competición internacional,» decía Moya. Vicente Bernedero añadió que «la empresa privada sí que demanda la guía,» reflejando la inquietud de las compañías por cumplir con las normativas y evitar sanciones económicas.

Los participantes coincidieron en que es necesario encontrar un equilibrio entre la seguridad y la eficiencia en el uso de tecnologías en la administración pública. Paula Cuevas sugería que «los fabricantes podrían asesorar en presentar las aplicaciones adecuadas para cada dispositivo,» mientras que Vicente Bernedero proponía que «la administración debería revisar los procesos para eliminar firmas innecesarias y agilizar la aprobación de documentos.»