“La digitalización de la administración facilita la labor de las auditorias” Yerma García, directora de sector público en SW Spain

Yerma García es la directora del departamento sector público de SW Spain, una firma de auditoría y consultoría integrada dentro de SW International. Para prestar los servicios de auditoría y consultoría, SW Spain se presenta a través de la contratación de la administración pública.

En esta entrevista, García detalla cómo se trabaja con la administración y cómo ha cambiado su labor gracias a la digitalización de los diferentes organismos.

¿Cuál es vuestra función?

Hacemos auditorías del sector público. Pueden ser de varios tipos (fundación, universidad, ayuntamientos…). Suele ser una auditoría de cuentas donde lo que cambia es la contabilidad. También trabajamos mucho con los fondos europeos (gestionando estas ayudas) y con Intervención General del Estado. Trabajar para una intervención es un paso más en esa auditoría.

En otra serie de cosas, realizamos mucha justificación de subvenciones y colaboramos con ONGs en la auditoría de sus cuentes.

Además de auditoría de cuentas, realizamos auditorias operativas y de cumplimiento. En este punto verificamos la contratación pública que hace la administración.

Además de auditoría de cuentas, operativa y de cumplimiento, ¿qué otras labores hacéis?

Consultoría. En los clientes de la administración pública se entremezcla mucho la autoría y la consultoría porque nos hemos dado cuenta de que muchas veces, sobre todo desde hace cinco años, la administración se ha modernizado muchísimo, pero ha necesitado mucho apoyo de empresas externas. Nosotros podíamos ofrecer ciertos servicios y por eso ofrecemos labores de consultoría, que antes estaba más enfocada al tema privado, también dirigida al sector público.

En los ecosistemas emprendedores que sirven como base para la innovación dentro del sector público, tales como INOTEC o el blockchain interis, que colabora con todas las entidades público privadas que están preocupadas y que investigan el proceso de auditoría y de la verificación utilizando la tecnología blockchain, disponemos de una división enfocada a la seguridad tecnológica en el ámbito público y en la innovación en el sector público aplicando tecnología innovadoras.

Tenemos un centro de excedencia de RPA, el que desarrollamos soluciones concretas de servicio a la administración con tecnología muy sencilla y fácil de aplicación. Nuestro enfoque siempre aborda la administración desde una visión amplia, entendido los principales retos a los que se enfrenta tanto en el contexto actual como en los posibles cambios que se vislumbran.

¿Os afecta el Esquema Nacional de Seguridad?

Sí. Al principio nuestros clientes nos pedían estar certificados en determinadas ISO pero ahora nos piden estarlo en el Esquema Nacional de Seguridad. También haciendo este tipo de auditorías porque todo el mundo, sobre todo en la administración pública, está sujeto a él.

¿Cómo se trabaja con la administración pública?

Cuando resultamos ganadores de un contrato de licitación pública, debemos controlar, por un lado, que las cuentas de ese departamento u organismos son las que dicen ser y que todo está en las partidas correctas. Por otro lado, que los contratos que se han adjudicado están correctos, en formas y en cantidad.

Algunas administraciones se quejan de los pliegos de condiciones, que les impide seleccionar la mejor opción…

Como auditoría verificamos si un contrato está bien adjudicado. Miramos que en el proceso inicial de contratación, en los pliegos, no haya ninguna cláusula que sea contraria a que el contrato se adjudique al licitador más beneficioso económicamente, que es lo que marca la Ley de Contratos. Eso no quiere decir se sea el más barato, pero es muy importante ver la solvencia que piden. Hay dos tipos: la solvencia económica (suele ser muy sencilla) y la solvencia técnica profesional. No se puede confundir esa solvencia con lo que es el criterio de adjudicación.

¿Cómo ha influido la tecnología? ¿Se contrata más ahora que antes?

Sí, ha habido variaciones en los tipos de contratos. Hay más contratos menores y la administración solicita mucha más tecnología. Gracias a eso, y aunque seguimos yendo físicamente a la administración que tenemos que auditar porque nos nos gusta perder el contacto, lo cierto es que podríamos hacerlo desde nuestras oficinas. Puede que alguna administración todavía no esté muy digitalizada y tengas que ir tres semanas. Pero es muy raro. Eso, hace cinco años, era impensable. En nuestros presupuestos teníamos que calcular semanas de viajes. Ahora mismo eso ha cambiado.

¿Ya no hay montañas de carpetas y papeles?

Se acabaron, tanto para ellos como para nosotros. En términos de custodia suponía un quebradero de cabeza. Ahora, incluso las auditorías financieras, son todas en digital, a través de aplicaciones que permiten que tanto la administración como los auditores vean en todo momento cómo está el proceso. Esto es especialmente relevante con los fondos europeos, que van un paso por delante.

Esta digitalización es muy cómoda porque mientras estamos haciendo el trabajo, la administración está viendo lo que estamos haciendo y lo está revisando. Ahorramos muchísimo tiempo.

¿Cómo se han agilizado los procesos de auditoría gracias a la tecnología?

Por hacernos una idea, en tema de fondos europeos, de hacer 70 controles y estar cuatro meses y medio en, por ejemplo, Zaragoza a tardar dos meses y a poder hacer el trabajo desde tu casa.

Es cierto que luego tenemos que verificar determinados aspectos y eso implica mucha visita física. Pero al estar todo digitalizado, tenemos todos los checklist (en Europa está muy formalizado), por lo que no hay más seguir los reglamentos para cumplimentar los informes.

Cabe señalar que el trabajo se termina cuando está todo cerrado también por parte de la administración. Antes eso suponía ir en un taxi con cajas repletas de papeles para acudir al organismo de turno donde debía guardarse toda la documentación cinco años. Ahora está todo online y lo vas viendo en tiempo real.