Aragón persigue ser la primera comunidad con todos sus libros registrales digitalizados
El Gobierno de Aragón quiere ser la primera comunidad autónoma en tener digitalizados todos sus libros registrales y, para ello, está contando con la ayuda de Minsait, con quien ya hay digitalizado 10.000 documentos de sus fondos registrales. El reto es que todos los registros civiles de su territorio (lo que implica 731 municipios) estén digitalizados.
El proyecto se ha realizado en diversas fases: en primer lugar, se realizó un proyecto piloto para digitalizar los partidos judiciales de Calatayud (Zaragoza) y Huesca ciudad. En segundo lugar, se acometieron los de Alcañiz, Calamocha y Teruel, lo que convirtió a la provincia turolense en la primera española con sus registros civiles informatizados. Tras ella, siguió la provincia de Zaragoza, recientemente concluida, y, por último, el proyecto finalizará con Huesca provincia, cuya evolución culminará en mayo de 2023.
La actuación va en línea con la Ley estatal de Acceso Electrónico de 2007, que reconocía el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración por medios electrónicos; así como la Instrucción del Gobierno de 28 de mayo de 2008, por la que se subrayaba la obligación de informatizar todos los registros españoles posteriores a 1950. En la región de Aragón, la digitalización llevada a cabo por Minsait ha ido más allá, incluso, y logra tener constancia digital de las defunciones desde 1935 y, en el caso concreto de Teruel, cuenta también con todos los nacimientos a partir de 1920. La actuación, pionera en el país, ha suscitado ya el interés de otras comunidades autónomas atraídas por seguir su ejemplo.
De la mano de Minsait, el Gobierno de Aragón ha digitalizado más de 10.000 documentos hasta la fecha
El Registro Civil alberga miles de volúmenes y se utiliza en España desde hace más de 150 años. Su digitalización constituye un punto de inflexión para el avance de la Administración, ya que constituye el “diario civil” de cualquier ciudadano y en él se inscriben los hechos concernientes a la relación con el Estado de las personas, tales como nacimientos, matrimonios o defunciones. Con su evolución, los fondos documentales que contiene podrán ser consultados sin necesidad de recurrir al papel, lo que supone grandes ventajas para los profesionales y funcionarios que trabajan en la Administración, pero también para los ciudadanos u otros colectivos, como investigadores y expertos, que suelen consultar estos archivos, logrando así un acceso más ágil y dinámico a la información.
Los libros que obran en los archivos del Registro Civil se consideran Patrimonio documental con valor histórico en los términos previstos por la Ley 16/1985 de 25 de junio y, por consiguiente, no pueden ser destruidos ni deteriorados. Debido a ello, para su digitalización se ha requerido el uso de escáneres cenitales, así como medidas especiales para el traslado de los volúmenes.
El paso del papel al soporte informático favorece las gestiones, que se vuelven más inmediatas, así como una mayor seguridad de los fondos y una relación más fluida con la Administración, al facilitar la ejecución de trámites y hacer posible la prestación directa de servicios electrónicos directos a los ciudadanos. De esta forma, los funcionarios de Aragón, con independencia de su cargo o nivel, pueden atender su función en el nuevo entorno digital y desde cualquier lugar, a través de una misma base documental centralizada y en tiempo real que incorpora los mecanismos más exigentes de calidad y seguridad. Este sistema optimiza los tiempos de trabajo, la interconexión de datos con aplicativos de otros Registros y la conservación de los propios fondos, al evitar la manipulación de los ejemplares físicos.
La Gestión Documental permite a todas las organizaciones, como las administraciones públicas, beneficiarse de eficiencia, costes y control. Un adecuado modelo permite transitar desde la gestión electrónica de documentos a la gobernanza de la información, a través de la digitalización y captura de los fondos -lo que permite reducir e incrementar la productividad- hasta la reducción de costes y tiempo, al poder enfocar los recursos a tareas de mayor valor.
