La DGT moderniza su gestión documental de la mano de Hyland

La Dirección General de Tráfico (DGT) genera aproximadamente 510 millones de registros anuales, entre multas transferencias de vehículos y matrículas nuevas. Un volumen de información documental que debe ser gestionado de manera eficiente, también a nivel digital.

El organismo público decidió confiar en las soluciones de Hyland para acometer este proyecto de tanta envergadura.

Alfonso Berral, Jefe de área TIC en la Dirección General de Tráfico (DGT), explica a ByTIC que entre los mayores desafíos de acometer este proyecto se encuentra “sin duda” el cultural, en el sentido de “pasar de cultura de tramitación y gestión tradicional basada en papel a nuevos escenarios donde se haga un uso inteligente de la tecnología”. “No es suficiente potenciar al CIO en organizaciones públicas si ésta no se impregna de una verdadera mentalidad transformadora”, subraya. 

Sobre esta resistencia al cambio que muchas veces manifiestan los empleados cuando se acomete un proyecto de esas características, Berral reconoce que “no es algo trivial y en el ámbito del sector público, tiene ciertos matices o diferencias con respecto a otros sectores”. Así, este responsable señala que los empleados públicos “son excelentes profesionales con una cualificación alta que han demostrado en exigentes procesos de oposición y concurso. Tienen una vocación de servicio público que es una fortaleza que nos ayuda a los que diseñamos soluciones tecnológicas a encontrar fórmulas eficientes y creativas de solucionar problemas”.

Pero, al mismo tiempo, reconoce que la resistencia al cambio “es un factor que está ahí y no puedo negar la evidencia. Es más valorable su aportación a la hora de hacer reingenierías de procesos o diseñar sistemas de información”.  

Pero, además, la DGT tuvo que hacer frente a otros desafíos como los recursos materiales y económicos, escenarios de contratación, etc. Unos retos que, según su experiencia “con creatividad y esfuerzo son alcanzables”.

Automatización y eficiencia

En la gestión documental de todos estos archivos y registros, la DGT se encuentra en una fase inicial en lo que a la automatización en base al documento se refiere, por lo que podría decirse que aún se están montando los cimientos de dicha tecnología. “Es una evidencia que las Administraciones Públicas basamos nuestros procedimientos administrativos en un uso masivo de documentación en torno a un expediente de una forma reglada”, detalla nuestro interlocutor. “Esto facilita la inclusión de elementos que facilitan la automatización de procesos como la autocatalogación de documentos, la tramitación online en base al contenido de los documentos, la generación de workflows autónomos a partir de interpretación de metadatos y contenidos de documentos en nuestros repositorios”.

Pero en lo que a la mejora de la eficiencia en la gestión de documentos y datos, la DGT gestó un proyecto a largo plazo en el que se empezó sentando las bases con un marco de referencia basado en una política documental que significó el inicio de una nueva cultura corporativa basada en el documento y expediente electrónico. “Seguidamente se construyen sistemas de información y repositorios electrónicos siempre con la premisa de evitando procesos innecesarios que no aporten valor desde el principio al servicio público que ofrecen”, explica Alfonso Barral. “No impregnar a los empleados de requisitos que nos pueden imponer normas de aplicación como el Esquema Nacional de Interoperabilidad en materia de documentos electrónicos”.

Por último, la DGT tuvo que configurar una arquitectura robusta y escalable en el tiempo “que nos permita soportar el volumen de documentos y transaccionalidad que requiere la organización que registra anualmente más de 100 millones de documentos”.

Para medir el éxito o los puntos de mejora de este proyecto tecnológico, el principal indicador con el que trabaja la DGT es la medición del nivel de satisfacción de todos los agentes involucrados, “empezando por el ciudadano y pasando por empleados y colaboradores”, en palabras de Barrarl. “Disponemos de sistemas de encuestas y feedback permanentes que nos sirven para marcar la hoja de ruta y asegurar la disponibilidad de nuestros servicios. Y también escuchar a nuestros empleados y gestores…. Ellos son los que verdaderamente usan los servicios y se enfrentan a las solicitudes que nuestros ciudadanos les plantean”, explica. Mientras, en el ámbito de la movilidad, este responsable considera fundamental “ir siempre de la mano con el sector del automóvil con una continua evolución, para garantizar la seguridad vial como premisa ante cualquier innovación”.

La inestimable colaboración

Este responsable considera que la colaboración con otras entidades es “fundamental” e incluso “vital” para la supervivencia de organizaciones públicas como la DGT. “Tráfico es una entidad que ofrece  sus servicios a la ciudadanía gracias a infinidad de colaboradores del sector privado o público: centros de reconocimiento médico que tras una consulta, transmiten el resultado a nuestros sistemas y emiten permisos de conducir provisionales a conductores, desguaces que nos comunican online las bajas de cada vehículo que les llega, organismos como el INE que nos permite consultar en tiempo real el domicilio de un ciudadano para garantizar el canje de su permiso de conducir…. o experiencias conjuntas con Colegios de Gestores Administrativos que en momentos tan difíciles como las inundaciones producidas por la DANA, se ofrecen a facilitar la realización de trámites de los vehículos de los afectados de forma gratuita”, enumera como algunos de los ejemplos que ilustran lo necesario de esta colaboración.

En este sentido, Barral ahonda en que “realizar más de 5 millones de transferencias de vehículos, más de 5 millones de sanciones, o 1 millón de bajas de vehículos al año no se puede abordar si no es con una red de colaboración muy densa, y que gradualmente se sigue ampliando”.

En este punto, este responsable no se olvida de los socios tecnológicos, que son vitales para organizaciones como la suya. “Nos orientan a identificar y sacar el mejor partido a los productos y servicios tecnológicos y nos dan el acompañamiento necesario en la operación diaria de estos servicios”, detalla.

Mirando al futuro

El Jefe de área TIC en la DGT también detalla que la hoja de ruta tecnológica en la que se basa esta administración contempla seguir trabajando para ganar eficiencia en la tramitación con ciudadanos y empresas, gestión eficiente de sistemas de información y explotación inteligente de los datos.

En el primero de los objetivos, se avanza en “los sistemas de automatización de procesos con IA y en sistemas predictivos que nos ayuden a anticiparnos a la demanda para ganar en alta disponibilidad de servicios a usuarios. Para nosotros es una necesidad la simplificación administrativa haciendo que el acceso a nuestros servicios por ciudadanos de cualquier edad, sin esperas y sin ser necesariamente nativos digitales. Orquestación inteligente de servicios, línea DeVops y low code para mejorar el time to market, análisis predictivo de sistemas y plataformas o minería de datos son varias de las líneas tecnológicas estratégicas en nuestro foco”, explica.

Además, y en lo que a la movilidad inteligente y sostenible, Barral confiesa que es otro de los pilares estratégicos del Plan 2030, “donde la DGT es un agente esencial en la sociedad”. Por eso, proyectos como DGT 3.0, desarrollo de Sistemas Inteligentes de Transporte – ITS – o la aplicación de la seguridad vial en tecnologías de conducción automatizada “son líneas del presente en Tráfico en las que vislumbra la movilidad del futuro”. 

Por toda esta experiencia, Jefe de área TIC en la Dirección General de Tráfico considera que el mejor consejo que puede dar a sus colegas en la Administración es la de adaptación al medio y el tratar de sacar lo mejor del contexto que existe en la Administración en el ámbito de los recursos humanos, contratación, legislación y cultura. “No siempre la mejor tecnología es la que mejor se adapta a tu organización por muchos motivos”, reflexiona.

Además, otro consejo es “apostar por la colaboración público-privada. Buscar los mejores socios a nivel tecnológico y gestión es vital para conseguir los objetivos. Las administraciones públicas tienen grandes fortalezas, pero a su vez carencias que se pueden suplir con esta colaboración privada para conseguir el tan deseado win-win”.

La visión de Hyland

La Dirección General de Tráfico es uno de los clientes más importantes de Hyland, tanto a nivel nacional como internacional. “Sus particularidades competenciales hacen que un proyecto para gestionar su información de manera eficaz, eficiente y segura sea todo un reto para cualquier fabricante del sector”, asegura Juan Nadal, Account Iberia Account Executive de EMEA Sales Hyland. “Debemos tener en cuenta que la DGT, como organismo autónomo adscrito al Ministerio de Interior, ofrece servicios de alto impacto a ciudadanos y empresas directamente relacionados con la seguridad vial, con el parque de vehículos, tráfico y con integraciones a nivel de intercambio de información con Juzgados, AAPP, gestorías, autoescuelas, desguaces, etc.”, añade

Por eso, el reto ha sido, “y continúa siendo”, muy exigente en todos los sentidos y para todas las partes involucradas en el proyecto: DGT, Partner y Hyland. “Destacaríamos también que una de las claves de esta tipología de proyectos es la dedicación e implicación del equipo por parte del cliente, ya que la gestión de documentos e información afecta a prácticamente todos los niveles de la organización y requiere de un esfuerzo notable para conseguir mejorarlos y eficientarlos”, explica Nadal.

En este caso, la DGT se apoyó en el producto de Plataforma de Servicios de Contenido (CSP), Nuxeo, lo que permitió conseguir “unos resultados realmente destacables y que están siendo ejemplo de gestión para otras muchas organizaciones”, según detalla Nadal. Entre estos resultados, el responsable de Hyland destacn la gestión de más de 45 millones de documentos, la definición de un marco de referencia entorno al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), integraciones con las aplicaciones del Ministerio “para asegurar la interoperabilidad entre expedientes y la custodia de importantes tipos documentales como puedan ser sanciones, permisos de conducir y de circulación, certificados, contratos, etc.”.

Por todo ello, Nadal quiere agradecer a la DGT, “y a todo su equipo liderado por Alfonso Berral”, “su dedicación, esfuerzo y confianza en la tecnología Hyland que ha permitido que esta colaboración haya sido un éxito hasta ahora y que nos permita marcarnos otros retos igual de ambiciosos como la implantación del gestor de expedientes o la valoración de la aplicación de servicios de inteligencia artificial y IDP (Intelligent Document Processing) en diversos casos de uso”.