La Transformación Digital de la Agencia Tributaria de Madrid a través de los datos

La Agencia Tributaria de Madrid, una institución que recauda alrededor de 5.000 millones de euros al año, ha experimentado una transformación digital significativa en los últimos años.

Según su Director General de Tecnología e Información Tributaria, Álvaro Tapia Sancho, “el punto de partida era un punto en el que dependíamos mucho de otros y teníamos sistemas muy obsoletos”. La agencia fue creada hace unos 20 años y la Subdirección General de Tecnología e Información Tributaria se estableció en 2020 como parte del nuevo plan estratégico de la Agencia Tributaria para 2020-2024. “Se considera que la tecnología y el uso de la información para gobernar las decisiones de la Agencia se consideraban un pilar estratégico”, asegura Tapia Sancho.

Anteriormente, toda la tecnología de la Agencia Tributaria estaba servida por el Organismo Autónomo de Informática del Ayuntamiento de Madrid. “Existía una dependencia absoluta de este organismo”, explica Tapia Sancho. Sin embargo, esta dependencia creó un cuello de botella en todas las peticiones que se hacían y dificultó la alineación de la estrategia de la agencia con la estrategia global.

Para superar estos desafíos, la agencia decidió en 2018-2019 que era necesario llevar a cabo una transformación, no solo de las herramientas, sino también de las funciones y las personas. “El punto actual es una agencia tributaria en la que la tecnología gobierna casi todas las actuaciones que realiza”, afirma Tapia Sancho.

Hoy en día, la Agencia Tributaria de Madrid es capaz de realizar un diagnóstico de su situación y una previsión de situaciones futuras basadas en datos. “El conocimiento tecnológico está en la organización”, dice Tapia Sancho. El número de profesionales encargados de la tecnología ha crecido de cuatro a alrededor de 30, y la inversión en tecnología también ha aumentado significativamente.

“En cuatro años se ha cambiado un enfoque”, concluye Tapia Sancho. Aunque la Agencia Tributaria Estatal tiene una presencia muy alta en foros tecnológicos y estratégicos, la Agencia Tributaria de Madrid ha logrado ganar bastante terreno. “Yo siempre digo que al final la Agencia Tributaria Estatal, por ejemplo, tiene una presencia en foros tecnológicos y estratégicos muy alta. Nosotros estábamos muy lejos de eso y yo creo que se ha conseguido ganar bastante terreno”, afirma.

Según Tapia Sancho, “Ha sido una transición muy dura. Yo creo que es el proyecto más grande que he visto yo jamás”.

Cómo fue el proyecto

El proyecto, que ha involucrado a más de 120 personas de las 900 que componen la Agencia Tributaria, ha supuesto un cambio radical en la forma en que la agencia utiliza la tecnología. “Hemos pasado de herramientas que llevan 30 años implantadas y que han estado hechas a nuestra medida y obviamente muy estables, a dar el salto a una herramienta que es de mercado, que es de utilización empresarial”, explica Tapia Sancho.

Este cambio no solo ha implicado una actualización tecnológica, sino también una transformación de los procesos internos y externos de la agencia. “A nivel interno estábamos muy enfocados en una estructura basada en tributos y ahora estamos muy orientados a una estructura basada en procesos”, dice Tapia Sancho.

A nivel externo, la agencia ha creado una nueva interacción con el ciudadano, ofreciendo una capa de servicios homogénea y siempre igual. Esto ha permitido a la agencia incorporar rápidamente nuevas tasas, como las de ocupación por terrazas, y ha facilitado la relación del ciudadano con la agencia.

La transformación también ha supuesto un reto a nivel tecnológico, ya que el nuevo sistema basado en la nube se relaciona con otros sistemas y aplicativos. “Eso ha sido también a nivel tecnológico, ha sido un reto, porque este sistema nuevo que está basado en Nube, se relaciona con sistemas de intercambios de datos, con nuestra base de datos de ciudad, que es la base de datos en las que están todas las direcciones del Ayuntamiento de Madrid, toda su geolocalización”, explica Tapia Sancho.

A pesar de los retos, Tapia Sancho considera que el cambio está muy implantado y que la transformación digital de la Agencia Tributaria de Madrid es un éxito. “A mí me parece muy relevante que, por ejemplo, la semana pasada, estos usuarios de la nueva de los nuevos impuestos preguntaban dudas a la gente del impuesto sobre bienes y inmuebles, dudas de cómo utilizar la herramienta, cómo se funciona. Y eso significa que el cambio está muy implantado”, concluye.

Adaptado al cambio

Álvaro Tapia Sancho, director general de Tecnología e Información Tributaria en la Agencia Tributaria de Madrid, nos habla sobre cómo la agencia ha adoptado una estrategia basada en datos para mejorar sus servicios y adaptarse a la realidad social en constante cambio de Madrid.

“En nuestro caso, optamos por SAS, porque después de hacer un barrido de un poco lo que se estaba utilizando en otros sitios y de nuestras necesidades, hay una línea estratégica de nuestro plan estratégico, que se llama atributos los inteligentes, que viene un poco del término anglosajón smart taxes”, explica Tapia Sancho. “Lo que buscaba es poder proporcionar información para la toma de decisiones, generar nuevos tributos más acordes a la realidad social de la ciudad de Madrid, que es una realidad que va cambiando mucho y sobre todo, también hacer mucha detección y prevención del fraude de una forma masiva y no tanto manual”.

La agencia comenzó a implementar esta estrategia a finales de 2020 y para 2021 ya estaba funcionando en producción con los principales tributos. “Esa fue sobre todo la principal decisión”, dice Tapia Sancho.

El director general destaca los beneficios de convertirse en una organización orientada a datos. “Somos capaces de tomar decisiones que se basan realmente en lo que está pasando y en lo que va a pasar. Somos capaces de calcular lo que va a pasar, pintar escenarios para que la gente que tiene que tomar decisiones lo pueda hacer, en base no a un feeling que pueda tener o su experiencia, sino en base a un portfolio de herramientas”.

Tapia Sancho también aborda la importancia de la fiabilidad de los datos y cómo se trabaja para garantizarla. “Depende mucho del tipo de dato y de lo que vayas a hacer con él”, dice. “Nosotros al final tenemos varias líneas de actuación. Por ejemplo, lo que es el seguimiento de los ingresos del Ayuntamiento de Madrid, pues ahí no hay sesgo. Lo que hemos trabajado nosotros mucho es en conectar directamente el sistema operacional con las plataformas para tener una visualización, que de hecho nuestros políticos lo pueden ver, nuestra concejal de Hacienda lo puede ver desde el móvil, para que ellos vean en tiempo real lo que ahora mismo se está haciendo, se está recaudando”.

En cuanto a la detección y prevención del fraude, la agencia utiliza sistemas de aprendizaje automático para detectar casos anómalos. “Ahí tienes que ser mucho más cuidadoso con la calidad, con los sesgos”, advierte Tapia Sancho. “Yo siempre digo que al final, cuando me hablan de sesgos, los inspectores también tienen sesgos”.

Finalmente, Tapia Sancho habla sobre cómo la agencia está creando nuevos modelos tributarios basados en datos. “Pues eso lo hacemos a través de un conjunto de modelos que ponemos en marcha y en paralelo, de los que se van evaluando cuál de ellos cumple a lo mejor ciertos objetivos políticos, no políticos, sino ciertos objetivos estratégicos que se ponen”, explica. “Entonces, ahí en ese caso, la información con la que contamos, buscamos mucho que sea justificable, que sea defendible en el sentido de que sea actual, que un juez pueda entender el por qué este modelo”.

Decisiones basadas en datos

La gran pregunta cuando una organización quiere transformase en ser data drive es si, realmente, la toma de decisiones es más fácil al estar basada en datos.

“Es mucho más fácil tomar decisiones ahora”, afirma Sancho. Un ejemplo claro es la implantación de una nueva tasa de residuos para todo Madrid. “Antes era un poco… ¿Eso cómo se mide?”, se pregunta. Pero ahora, con la ayuda de los datos, están desarrollando diferentes modelos para medir la generación de residuos y establecer tarifas justas.

Sancho explica que “tenemos que implantarlo antes de 2025” y que están utilizando toda la información que tienen de la ciudad para alimentar estos modelos. “Nosotros ya somos expertos en residuos, yo por lo menos, porque tenemos toda la información de los residuos del Ayuntamiento de Madrid”, dice.

Pero este nuevo sistema no está exento de desafíos. “Esta tasa, además, va a ser muy polémica, es muy política”, admite Sancho. Y añade: “Es un reto mayúsculo y además hay que saber explicarlo”.

Sancho también habla de la importancia de la gestión del cambio en la implementación de nuevas tecnologías y sistemas basados en datos. “Hemos implantado herramientas que automatizaban trabajos que hacía mucha gente. Y eso, como lo puedes entender, es muy complicado”, dice.

A pesar de las dificultades, Sancho se muestra optimista sobre el futuro de la gestión tributaria basada en datos. “Hemos encontrado cierta resistencia, pero me ha llamado la atención lo pronto que la gente se ha subido al carro”, dice.

En cuanto a los consejos para otras administraciones que quieran implantar un sistema de gestión analítica del dato, Sancho destaca la importancia de la gestión del cambio y la necesidad de un retorno rápido. “Estos proyectos del dato tienen que tener un retorno visible muy pronto”, dice.

Finalmente, Sancho reflexiona sobre la objetividad de los datos. “Depende del caso, pero yo creo que esto de que toda estadística puede ser torturada hasta que diga lo que tú quieras, es cierto”, dice. Sin embargo, también señala que en su organización han logrado unificar el relato gracias a los datos. “Nuestro relato es único”, concluye.