Los 10 retos de la Administración Pública para la buena convivencia entre la Inteligencia Artificial y la burocracia

Serimag, una empresa española con más de 15 años de experiencia en IA y líder en servicios de automatización inteligente de procesos documentales para el sector privado, destaca los principales retos del sector público para la gestión eficiente de los trámites de la Administración.

Hasta el momento, es conocido cómo el sector financiero privado ha liderado la transformación digital con la implementación de Inteligencia Artificial en sus procesos internos. BBVA, Caixabank, ING o Banco Santander son sólo algunas de las principales entidades financieras que han confiado en la tecnológica Serimag los servicios de automatización inteligente de procesos documentales tales como la gestión de hipotecas, préstamos, etc. Ahora, tras más de 15 años trabajando con IA, el equipo asesora e implementa esta herramienta en el sector público. Con su primer proyecto para el Instituto del Crédito Oficial (ICO), Serimag abre la puerta a las Administraciones Públicas a sumarse al cambio con soluciones tecnológicas e innovadoras que agilizan los trámites burocráticos.

Para Andrea Vilar, Responsable de Desarrollo de Negocio para el Sector Público en Serimag: “La burocracia ha sido y es un soporte indispensable en la historia de la Administración Pública que ha aportado organización y neutralidad. En este caso, la Inteligencia Artificial se presenta como esa herramienta útil que permite transformar el ritmo de procesamiento de todos aquellos documentos que forman parte de esta burocracia, y sólo haciendo los procesos más eficientes cambiará la percepción que el ciudadano puede tener de ésta”. Pero, ¿qué retos tiene la Administración Pública en nuestro país para implementar IA en sus procesos? Serimag ha elaborado el siguiente decálogo:

1. Amplitud de miras para abrazar una tecnología en un sector aparentemente conservador: Venimos observando la reivindicación de un sector público con ganas de evolucionar; un sector que está sacando adelante iniciativas que suponen verdaderas reingenierías culturales y de procesos dentro de la administración. Es enorme el avance en innovación que está teniendo el sector y cómo se están ayudando de nuevas tecnologías para agilizar su adaptación al competitivo entorno; pero sí es cierto que todavía hay estigmas, y los estigmas son difíciles de romper, a no ser que se produzcan grandes cambios en muy poco tiempo, porque es más fácil aprender que desaprender.

2. Implementación piramidal: Son muchos los proyectos e iniciativas que se están trabajando desde varios niveles de la Administración (AGE, CCAA, Local) en esta línea, esto es muy positivo y un reto enorme porque no todas parten del mismo nivel de digitalización y el esfuerzo que tienen que hacer algunas más que otras, es mayor.
3. Las AAPP deben ser el espejo de la sociedad: La Administración Pública ha iniciado un viaje transformacional que afecta a todos sus niveles impulsado por un cambio de paradigma social. La sociedad ha cambiado y sus necesidades no son las mismas que hace 20 años. Las AAPP deben de ser capaces de adaptarse a este cambio de una manera ágil y convertirse así en el espejo de la sociedad, pues no hay que olvidar que su fin último es dar servicio al ciudadano.
4. La formación del funcionario con la IA: Es muy importante explicar los beneficios que tiene la IA y ofrecer al funcionario una herramienta tecnológica de ayuda que debe aprender a gestionar y sacar el máximo partido para su trabajo. A veces, el ritmo acelerado en el que vivimos nos lleva a que del día a la mañana las personas que forman parte de las AAPP se vean envueltos en una avalancha de medidas y cambios que se espera se apliquen deprisa porque la digitalización de las AAPP es inminente; a su vez, deben buscar/encontrar las mejores herramientas tecnológicas del mercado de entre un sinfín de opciones -que se adecúen a su operativa, tiempos…-y por supuesto, formarse para operarlas o entenderlas. Y además, tienen muy poco margen de equivocación, porque los procesos en la Administración son muy lentos, y una decisión mal tomada puede significar enormes retrasos.
5. El rol del manager o ‘impulsor de la IA’ en el sector público: son ellos quienes tienen la varita mágica para hacer que las cosas pasen. Los funcionarios hacen una labor con una gran trascendencia social. Por eso también es muy importante que haya perfiles impulsores dentro de la Administración Pública, y que estos logren la motivación común de los equipos y transmitan la idea de cambio como algo positivo.
6. Colaboración público-privada: compañías tecnológicas especializadas en el sector privado en España han demostrado sus capacidades para liderar proyectos de transformación con un gran volumen de documentación a procesar. Para que esta implementación sea fluida, ambos sectores deben trabajar conjuntamente y de una forma transparente para que la adaptación al sector público sea rápida y personalizada.
7. Reorganización de costos: Históricamente, la burocracia dentro del sector público ha sido conocida por sus procesos centrados en el papeleo y las largas cadenas de aprobación. Las sistemáticas con excesiva carga administrativa suelen caracterizarse por procedimientos extensos, trámites engorrosos y una rigidez normativa que dificulta la adaptabilidad a cambios rápidos y emergentes. Como consecuencia, se producen retrasos considerables que suponen costos adicionales de tiempo y eficiencia. Otros costos considerables son por ejemplo, a nivel operativo, el almacenamiento, mantenimiento o la propia gestión de documentos. Se da en consecuencia, un desperdicio de recursos y una merma en la capacidad de innovación de las administraciones públicas que dificulta la adopción de nuevas tecnologías o métodos más eficientes que son sin duda un game changer en su trayecto hacia la transformación digital.
8. Soluciones ad hoc y sostenibles en el tiempo: Supone un doble reto para la administración pública el discernir entre el gran volumen de oportunidades tecnológicas disponibles en el mercado, aquellas soluciones que no representan meros parches y que realmente serán óptimas a largo plazo.
9. Saber detectar las necesidades internas: Son muchos los retos que afronta la administración pública; muchas cosas que hacer, poco tiempo y todas muy importantes y cada administración de encuentra en un punto distinto de transformación digital. Las empresas son las que deben ejercer un buen asesoramiento en este sentido y tomarse el tiempo necesario para entender al sector público. 
10. Saber escoger el momento oportuno: Ligado al punto anterior, es importante saber en qué punto de digitalización se encuentra cada administración. Para aquellas tecnológicas especializadas en el servicio de tratamiento documental mediante IA, como es el caso de Serimag, el momento es clave para la administración, porque está en plena migración de sus sistemas en papel a sistemas electrónicos

Por supuesto, los grandes cambios ni van rápido, ni se pueden lograr solos. Ahora el sector público más que nunca necesita apoyo del mercado de dos formas: la técnica-tecnología- y la humana-confianza-. Las empresas tecnológicas tienen ahora la misión de aportar experiencia a los trabajadores de la administración y sumar así al cambio y a la transformación de un país.