El dato, su gestión y su análisis en la AAPP
Un mar de datos. Las administraciones públicas intentan navegar entre ese océano de información que atesoran para ser capaces de gestionarlo y analizarlo convenientemente
Algo que, como quedó patente en un encuentro patrocinado por T-Systems, tiene sus retos, pero también sus positivas consecuencias.
Así, Carlos Canitrot, director de consultoría en AdjudicacionesTIC, abordaba la importancia de la gestión de datos «porque la gestión de datos se incluye la recopilación, el almacenamiento, la organización, la integración, la calidad del dato y por supuesto, la seguridad y la privacidad de esos datos», constatando, además, que se está produciendo un aumento de inversiones » a muy buen ritmo».
Unas inversiones que se están produciendo con el objetivo de “mejorar la toma de decisiones, la eficiencia operativa y la prestación de servicios públicos de calidad». Según Canitrot, la analítica de datos proporciona una información basada en evidencias que respalda la toma de decisiones de las administraciones públicas y, gracias a ese análisis de los datos, las administraciones públicas pueden “identificar ineficiencias en los procesos, lo que va a permitir optimizar la eficiencia en la prestación de los servicios públicos».
La detección de fraudes y delitos y la personalización de servicios son otros de los retos que tienen las administraciones públicas en loque a la gestión de los datos se refiere. Aspectos todos ellos que tienen ante sí varios desafíos en la implementación de sistemas de gestión de datos en las administraciones públicas, como la calidad de los datos, ya que “pueden estar incompletos, desactualizados o contener errores» o la interoperabilidad e integración de sistemas, la privacidad y seguridad (algo “crucial para proteger los derechos de los ciudadanos»), el cambio cultural y resistencia al cambio que pueden suponer la implementación de estos sistemas y, cómo no, la necesaria capacitación y habilidad del personal. «Es necesario contar con personal capacitado en analítica y en gestión de la información para aprovechar al máximo estos sistemas de gestión del dato», defendía Canitrot.
Refrendo público
Esta visión fue refrendada por los representantes de las Administraciones Públicas. José Arbues, Director del Centro de Inteligencia Institucional de la UCM, destacó la importancia de la transparencia, la calidad de los datos y el uso estratégico de la información en la toma de decisiones en la Universidad. También mencionó la colaboración con otras instituciones y la publicación de datos en abierto para promover la rendición de cuentas y la mejora continua en la gestión educativa.
Argues explicaba que se adoptó una estrategia de gobierno digital hace un par de años siguiendo la estrategia de la OCDE. Respecto al uso de datos para la toma de decisiones, considera que «una de las mayores dificultades es que los que tienen que tomar decisiones y crear procedimientos para la ciudadanía se den cuenta de que esa creación de procedimientos tiene que estar pensada desde y para el ciudadano y que lleve implícito en la creación de esos procedimientos el uso de los datos».
En este sentido, Sara Aguilar Ricart, Cap del Servei del BOPB i altres Publicacions Oficials en la Diputació de Barcelona, destacó la importancia de establecer una estrategia de datos clara, que incluya la identificación de objetivos y prioridades relacionados con la recopilación y uso de datos. Según Aguilar, «es muy importante establecer una estrategia clara que identifique aquellos objetivos, prioridades de esa administración pública en relación con los datos.»
Además, Arbues explicaba que, en relación al dato y las personas, se enfrentan con dos problemas. Por un lado, «proporcionamos cuadros de mando para decanos, directores de departamento, vicerrectores. Tenemos más de 26 centros» con lo que ese conlleva de complejidad. Y en lo que a la gestión de recursos humanos de un organismo como esta universidad, este responsable asegura que «tenemos que saber en todo momento todos los indicadores que puede haber en esa toma de decisión, como puede ser el número esperado de aprobados, de suspensos, de repetidores…».
Juan Altes, Client Account Executive en T-Systems, subrayaba también la importancia de sentar a expertos en el negocio junto a los datos para generar conversaciones valiosas y explorar nuevas posibilidades, puesto que, según su visión, se puede obtener mucho valor al compartir datos entre instituciones y organizaciones, democratizando su uso y facilitando la comparación. “Hay que perder el miedo y jugar con los datos, siempre respetando la calidad, seguridad y confidencialidad de los mismos”, exponía.
La colaboración y el intercambio de datos fueron temas clave en sus declaraciones, promoviendo la colaboración entre diferentes entidades para generar sinergias y oportunidades. Según Aguilar, «promover la colaboración y el intercambio de datos, no solamente el intercambio de datos, sino también el intercambio de conocimientos que nos puede permitir generar sinergias y nuevas oportunidades.»
Entender el dato
En este panel sobre la gestión de datos en la administración pública, Juan Altes, Client Account Executive en T-Systems, destacó la importancia de entender el valor y el potencial de los datos en un mundo cada vez más digitalizado.
Tras explicar las cuatro grandes unidades de su organización (advisory, consultoría, digitalización, nube y seguridad), subrayó la relevancia de la gestión del dato en este contexto, apoyándose en ejemplos concretos como los presentados por otros ponentes. Hizo hincapié en la necesidad de que las organizaciones tengan una comprensión clara de su punto de partida y su nivel de madurez en cuanto a la gestión del dato.
Altes destacó cómo los científicos de datos, incluso jóvenes expertos, pueden sorprender con su capacidad para trabajar con grandes conjuntos de datos y extraer información valiosa. “El poder de los datos es inmenso y aún no podemos imaginar completamente su potencial. Con herramientas adecuadas y la voluntad de compartir, podemos lograr avances significativos en la gestión del dato en todos los ámbitos”, destacaba.
La cultura de los datos es un aspecto esencial según Aguilar, y abogó por sensibilizar y capacitar al personal en la importancia de los datos y proporcionarles las habilidades necesarias para trabajar con ellos. En sus palabras, «Esto implica sensibilizar y capacitar al equipo sobre la importancia de los datos y proporcionar es también las habilidades necesarias para trabajar con ellos.»
El papel de la nube
José Benedicto, Jefe de informática en la Diputación de Valencia, compartía su perspectiva sobre la adopción de la nube por parte de las administraciones públicas. Benedicto enfatizaba que, si bien la nube ofrece flexibilidad y escalabilidad, la contratación en las administraciones públicas presenta desafíos significativos. “Las empresas privadas venden la nube con la promesa de flexibilidad y escalabilidad, pero es difícil aplicar estas ventajas en los contratos gubernamentales”, aseguraba.
Además, hablaba de que las previsiones a largo plazo de espacio de datos son necesarias para abordar la escalabilidad en las administraciones públicas, lo que a menudo implica comprometer fondos que podrían utilizarse en otros proyectos. Sin esconder sus preocupaciones sobre la seguridad en la nube, reconocía que aunque la nube puede aumentar la seguridad en comparación con las instalaciones propias, no proporciona una seguridad absoluta. “Antes de adoptar la nube, las organizaciones, incluidas las administraciones públicas, deben identificar claramente qué problemas buscan resolver con esta tecnología”, reflexionaba, añadiendo que, en su caso, se centran principalmente en la disponibilidad de servicio y la seguridad. “La nube puede ofrecer niveles de disponibilidad y seguridad difíciles de lograr con los recursos existentes en las administraciones públicas”, confesaba.
Una visión compartida por Sara Aguilar, quien enfatizó la necesidad de recopilar y centralizar los datos, así como crear un catálogo accesible para compartir datos y conocimiento. En sus palabras, «recopilar y centralizar los datos o más que centralizar, a lo mejor disponer de una buena política de integración entre soluciones, identificar qué fuentes de datos tenemos disponibles en la administración pública en general y construir como un catálogo accesible para poder compartir no solo los datos, sino también la gestión del conocimiento.»
Duplicidad y análisis
En cuanto a la duplicidad de datos, Benedicto señala que ha mejorado significativamente en su organización, gracias a la detección de duplicidades y a la mejora en la integración de aplicativos y la interoperabilidad con otras administraciones. Aguilar subrayó la importancia de establecer un marco de gobernanza de datos que defina roles, responsabilidades y procesos, especialmente en lo que respecta a la seguridad y privacidad de los datos. Según ella, «Es necesario cumplir con unos estándares y regulaciones de privacidad de datos, protegiendo mucho, mucho la información sensible y garantizando la seguridad de estos datos almacenados.»
Además, Aguilar destacó la importancia del análisis de datos y el uso de herramientas como la minería de datos, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para identificar patrones y tendencias, y también para realizar pronósticos. Para esta responsable, «Utilizar análisis de datos y el uso de técnicas de análisis de datos, permitiendo crear información y conocimientos útiles”.
Benedicto también destacaba la importancia de que el responsable de la calidad y actualización de los datos sea el propietario del dato, y en su caso, esto se aplica a nivel municipal. Además, destaca que su organización actúa como una especie de «nube» para los municipios, gestionando numerosas contabilidades públicas y portales en colaboración con los ayuntamientos, con un enfoque en garantizar que los datos sean propiedad de las autoridades locales. Sara Aguilar enfatizó la importancia de medir y evaluar el impacto de la gestión de datos mediante indicadores y métricas, así como fomentar la transparencia y la rendición de cuentas al publicar datos abiertos para fomentar la participación ciudadana. Según sus palabras, «Medir, evaluar el impacto estableciendo indicadores y métrica, sobre todo si pueden ser de manera conjunta.»
Para concluir, el responsable de T Systmes destacó el ritmo vertiginoso al que avanza el mundo de la gestión del dato y cómo las organizaciones están madurando rápidamente en este campo. Predijo que en los próximos años veremos avances significativos en la gestión del dato tanto a nivel nacional como internacional, lo que abre un abanico de posibilidades emocionantes.
