El gobierno del dato: el reto de la digitalización de la información en la AAPP
La administración pública es un gran tesoro de datos pero, lejos de lo que pudiera pensarse en un primer momento, buena parte de estos repositorios están ya digitalizados
Un proceso que suele abrir la puerta a una serie de aventuras y desventuras: desde la taxonomía del dato para que sea compatible y utilizable por otros organismos públicos hasta el tratamiento de los mismos, sin olvidar la gestión de los empleados públicos encargados de recoger, validar y trabajar con estos datos.
Así quedó de manifiesto en un encuentro exclusivo celebrado recientemente en Madrid por ByTIC, que contó con la colaboración de IronMountain.
En dicho encuentro, Carlos Canitrot, jefe de consultoría de Adjudicaciones TIC, exponía que «la digitalización de documentos es una pieza fundamental en la modernización de la administración pública» y que en un proceso que “implica la conversión de documentos físicos en formatos digitales y la aplicación de tecnologías para extraer información valiosa de ellos».
Entre los beneficios clave que destacaba Canitrot se encuentra el acceso rápido y sencillo a la información. «La digitalización permite un acceso rápido a la información, lo que ahorra tiempo y agiliza los procesos de consulta», señala. «Además, la indexación y catalogación de documentos digitales facilitan la recuperación de información específica, lo que es crucial en la toma de decisiones».
La automatización de procesos es otro beneficio destacado. Canitrot enfatiza que una vez que los documentos están digitalizados, es posible automatizar procesos, lo que aumenta la eficiencia y reduce errores. Además, la digitalización permite el análisis de datos, proporcionando información valiosa sobre patrones y tendencias que respaldan la toma de decisiones informadas.
En cuanto a los ahorros, Carlos Canitrot menciona el ahorro de espacio físico y costos. «Eliminar la necesidad de almacenar documentos en papel ahorra espacio y reduce los costos asociados al almacenamiento físico», explica.
Otro aspecto importante que resalta es la mejora de la experiencia del cliente. «La digitalización facilita el acceso a documentos y la respuesta precisa a las necesidades del cliente, lo que mejora su satisfacción», enfatiza.
Retos resumidos en el gobierno
Sin embargo, Canitrot también menciona los retos que enfrentan las administraciones públicas en este proceso. Destaca la seguridad de datos y la privacidad como preocupaciones clave, dado que la digitalización implica la gestión de datos sensibles.
«Además de la seguridad, la preservación y conservación de documentos digitales heredados son desafíos importantes», comenta. «Las administraciones deben conservar estos documentos digitalizados de manera adecuada».
La interoperabilidad entre sistemas y la resistencia al cambio en la cultura organizacional también son desafíos mencionados por Canitrot. «Es esencial abordar estos retos con una planificación cuidadosa, inversiones estratégicas en tecnología y colaboración efectiva», concluye.
En este punto, Carmen García Roger, Subdirectora General de Estadística de Servicios en el Ministerio de Hacienda, señaló que el 90% de sus servicios están destinados a otras Administraciones Públicas, lo que destaca la importancia de su labor en el funcionamiento del gobierno del dato. «Somos una organización articulada en la columna vertebral del razonamiento y el conocimiento para la toma de decisiones. Estrategia, personas, procesos, procedimientos y, por supuesto, los datos y la tecnología», explicó.
García Roger subrayó la importancia de aprovechar al máximo los datos para la toma de decisiones. «A menudo, no sacamos el máximo rendimiento a los datos que tenemos disponibles. Somos conscientes de que debemos mejorar en este aspecto», reconoció.
Rafael Carlos de Celada Pérez, Gestor Operativo de Procesos en la Dirección General de Investigación del SERMAS, también abordaba los desafíos de la gestión de datos y la interoperabilidad en la administración pública y se mostraba preocupado por “esa creación de sistemas, esa interoperabilidad que no existe y esa dilatación de los plazos que se generan cuando el intercambio de información es deficiente», advirtió.
El experto también compartió su preocupación por la falta de colaboración entre diferentes entidades gubernamentales, exponiendo el ejemplo de cuando se produce un fallecimiento en un hospital. “Si no tenemos identificado el cadáver, hay que consultar con Hacienda y con el Ayuntamiento, que financia el entierro. Pero si no tenemos acceso a los datos de Hacienda, se convierte en un desafío», relataba.
De Celada Pérez destacó la necesidad de superar obstáculos y trabajar hacia una administración más eficiente y colaborativa: «Es un inicio de un camino. Todos hemos vivido lo que comentabas sobre el tema de la acumulación de papeles que sigue existiendo. Aprendimos en su momento cómo se digitalizaban todos esos documentos, pero el camino que tenemos que recorrer ahora es hacia una mayor interoperabilidad».
Héroes sin capa
Federico Muñiz Alonso, Subdirector General de Estadística e Información en el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal), se puso de manifiesto la importancia y la resiliencia del sector de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) durante tiempos de crisis.
«Creo que estamos en una buena situación de partida, y tenemos un sector, no estoy exagerando al llamarlo ‘héroe’, pero hablo casi desde la emoción», señaló Muñiz Alonso al comenzar la entrevista. «Tenemos presente una situación de crisis como ninguna otra que hayamos experimentado antes, y gracias al sector crítico de las TIC, se ha protegido a millones de personas y decenas de miles de empresas».
El Subdirector General destacó la labor del sector TIC en la protección de la población durante la crisis, señalando que su contribución ha sido fundamental pero a menudo poco visible. «Las cosas que hemos visto hacer al sector TIC en términos de gestión y toma de decisiones son inolvidables. En un mes, pusieron en las nóminas de 4 millones de personas sus salarios, incluso con esas personas confinadas en sus hogares. Esto fue posible gracias a especialistas en el sector TIC que trabajaron incansablemente».
Muñiz Alonso enfatizó que la crisis ha destacado el papel preponderante y esencial que desempeñó el sector sanitario, pero también subrayó que es hora de mirar hacia el futuro y explorar formas más imaginativas de aprovechar los datos para beneficio de la sociedad.
«Ahora veremos cosas más agradables y creativas en cómo aplicar datos bien capturados y tratados en beneficio de las personas. Pero pienso que, al menos, debemos dedicar un segundo de reflexión y agradecimiento a este sector, porque sostuvo a este país en un momento en el que nada estaba claro», concluyó Muñiz Alonso.
Gobierno del dato
Haciendo hincapié en la transformación digital, la Subdirectora General habló sobre la necesidad de integrar las bases de datos para optimizar la eficiencia. «Estamos trabajando en un proyecto de integración de bases de datos. Trabajar en cómo integramos los datos es uno de los retos más importantes. Esto tiene un impacto real en el funcionamiento de la administración y, en última instancia, en el ciudadano, que obtiene respuestas más rápidas y precisas», destacó García Roger.
Al abordar un caso específico, mencionó la importancia de mejorar la accesibilidad a la información para los expertos tributarios y ciudadanos. «Tenemos un proyecto que implica que, en lugar de consultar diferentes bases de datos, todo esté en un solo lugar. Esto agiliza los procesos y reduce la complejidad», afirmó.
En este sentido, Javier Lucas Rodriguez, Jefe de Departamento de Coordinación y Seguimiento del Dato en el Ayuntamiento de Madrid, destaca la importancia del gobierno de datos y la transición hacia una administración más eficiente y orientada al dato.
«El gobierno es fundamental para que podamos sacar valor de los datos», señaló Rodríguez y alertó de que «aunque la administración no sea una montaña de papel, puesto que prácticamente todos los sectores se han digitalizado, pero eso no significa que estemos aprovechando todo el valor que los datos pueden ofrecer».
El Jefe de Departamento de Coordinación y Seguimiento del Dato subraya la necesidad de un modelo de gobierno de datos específico y común para toda la administración, incluso en un entorno diverso como el Ayuntamiento de Madrid. «El Ayuntamiento abarca diferentes áreas, como movilidad, urbanismo y más. Si queremos proporcionar un servicio integral al ciudadano, debemos comprender todos estos ámbitos», afirmó.
En este contexto, Rodríguez mencionó la estrategia de formación digital del Ayuntamiento, conocida como «Madrid capital digital», que se centra en mejorar los servicios digitales y la gestión de la ciudad a través de la digitalización. «Definir un modelo de gobierno de datos que garantice que se aprovecha al máximo el valor de los datos es esencial en este contexto», dijo.
Mientras, Ángel Luis García Sánchez, Jefe de Servicio de Apoyo a la Planificación Tecnológica en SERMAS, aseguraba que, al menos en Sanidad, el 99% de los datos están digitalizados y lo que convierte a España en » líderes en Europa en términos de digitalización de la salud, aunque a veces no lo reconozcamos. España ha mejorado significativamente en términos de índices de digitalización en el sector público en los últimos años», comenta.
García Sánchez también destaca la necesidad de un modelo de gobierno de datos sólido y una mayor colaboración entre las diferentes administraciones. «Necesitamos un modelo de gobierno de datos que garantice que se aproveche todo el valor posible de los datos. Además, debemos superar el problema de la falta de tiempo de los sanitarios para ingresar datos de manera adecuada», agrega.
El Jefe de Servicio resalta la importancia de la calidad de los datos y la normalización de la información, así como la necesidad de una colaboración más estrecha entre los diferentes niveles de gobierno y las instituciones públicas.
Implicar al personal
Por su parte, Carmen Cabanillas, Subdirectora General de Gobernanza de los Registros en la Dirección General de Gobernanza Pública, enfatizaba que, cuando se establece una estrategia y una gobernanza de datos, “es fundamental involucrar a todos los departamentos». «Conseguir datos de calidad implica la participación de toda la organización en ese proceso de gobierno. Sin embargo, a menudo nos enfrentamos a limitaciones de recursos en los diferentes departamentos».
Cabanillas subraya la importancia de un cambio cultural y un acompañamiento adecuado para establecer un gobierno efectivo de los datos. «El cambio cultural y la capacitación son esenciales para implementar un cambio real en la gestión de datos», añade.
La Subdirectora General también menciona un proyecto exitoso relacionado con los asientos registrales y señala la importancia de la plataforma de intermediación de datos para la verificación y consulta de información sin necesidad de transferir datos sensibles.
En cuanto a los desafíos, Cabanillas destaca la falta de concienciación en algunos departamentos y áreas que aún no comprenden completamente el valor de los datos. «Hace falta realizar una transformación cultural que cambie la perspectiva de ver el documento como un dato», concluye.
