Datos, inteligencia artificial y sostenibilidad: la verdadera evolución digital de la administración
José Luis Sánchez del Coso, director de tecnología de Berger-Levrault España
En el siglo XXI vivimos rodeados de tecnología. Y si algo se achaca a nuestras administraciones, a pesar de sus avances, es su lento camino hacia la adopción de novedades tecnológicas que impulsen su evolución digital al mismo ritmo que lo hacen los ciudadanos. Y aunque no son pocos los retos que deben superar para la incorporación de los avances que ya disfrutamos a nivel social, los proveedores estamos trabajando de modo colaborativo con el objetivo de agilizar la modernización de nuestras entidades locales para que los ciudadanos perciban servicios más ágiles, seguros y eficaces.
Retos para la renovación en la AAPP
Según indican los informes europeos sobre digitalización, España se sitúa a la vanguardia en Europa llevando a cabo iniciativas e incorporando tecnologías disruptivas vinculadas a la mejora en la atención a la ciudadanía, operaciones inteligentes, gobierno del dato, infraestructuras digitales y ciberseguridad. Uno de los principales impulsores fue el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas (2021-2025) , que ha marcado la hoja de ruta para convertir a las instituciones de España en catalizadoras de la transformación digital del conjunto de la economía.
A pesar de que los índices europeos sitúan a España entre los países más avanzados en el desarrollo de la Administración electrónica en Europa, ocupando el segundo lugar en el índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) 2020 de la Comisión Europea, los datos de la última Encuesta del INE siguen manifestando mucha distancia entre el uso que los ciudadanos realizan de la tecnología en su ámbito privado, y el que necesitan que les aporten las AAPP, que es donde encuentran mayores dificultades. Por ello, se han recogido y puesto en marcha un conjunto de medidas orientadas a simplificar la relación de la ciudadanía con las Administraciones Públicas.
Y es que la innovación y transformación digital, además de ofrecer muchas ventajas, también presentan algunos retos. Por ejemplo, la adopción de nuevos procesos digitalizados conlleva el desafío, cada vez más acuciante, de garantizar la eficiencia y seguridad, especialmente ante la creciente amenaza de ciberataques. Por un lado, hay que ofrecer plataformas y servicios digitales seguros, ágiles y cercanos, pero por otro, seguir ofreciendo servicios de calidad presenciales para aquellos colectivos sociales que lo demanden.
Otro de los principales retos, sobre todo para las entidades más pequeñas, son las normativas, que tienen complejidades en su aplicación y ralentizan la adopción tecnológica, mientras que se incorporan en organizaciones privadas o por los ciudadanos.
No nos podemos olvidar de las personas. Nuestros empleados públicos de la administración local tienen una media de edad por encima de los 55 años. Esto implica que en la próxima década veremos un relevo generacional que tal vez propicie cambios en las actuales estructuras, que las haga más flexibles y abiertas a su modernización, a una eficaz gestión del talento y dé impulso a la innovación en el seno de las administraciones locales. No olvidemos que la resistencia al cambio, el miedo a salir de la zona de confort o al posible cambio de funciones, es uno de los mayores retos para cualquier organización, pública o privada. La gestión del cambio debe planificarse y, si es posible, realizarlo acompañados por especialistas que faciliten la transición y que formen en las nuevas tecnologías y procesos.
Superar estos y otros muchos obstáculos requiere de una estrategia integral que promueva la concienciación y formación de los gestores, que impulse la cultura de innovación en el sector público y fomente la colaboración y la coordinación entre las distintas instituciones para lograr una Administración Pública más eficiente y ágil.
Innovación para mejorar la eficiencia de nuestras administraciones
La innovación, sobre todo en términos tecnológicos, permite abordar desafíos comunes, utilizando nuevos enfoques y definiendo soluciones ágiles, sencillas, efectivas y globales que apoyen la interoperabilidad de los sistemas, los datos, y las administraciones. En definitiva, que se hable un lenguaje que todos los sistemas entiendan con el objetivo de simplificar los procesos y actividades.
La implementación de tecnologías avanzadas supone una optimización de los procedimientos burocráticos, en la mayoría de los casos digitalizando y automatizando procesos repetitivos e impersonales, lo que se traduce en una administración más ágil y eficiente. También colabora notablemente en mejorar la transparencia e incluso la participación ciudadana, ya que la información y datos son más accesibles y abiertos. Asimismo, juega un papel clave para la reducción de errores, la optimización de recursos y por ende el ahorro de costes. Pasos que también ahondan en impulsar la necesidad de nuestras administraciones por descarbonizar las ciudades a través de su trabajo diario.
Además de la automatización son muchas las tecnologías que están impulsando la evolución de la AAPP, pero ¿cuáles son las que más recorrido tendrán a largo plazo? ¿Con qué instrumentos se sienten más cómodos los gestores de las entidades públicas?
Podemos empezar hablando de e-Government. España se sitúa entre los países de muy alto rendimiento según la encuesta E-Government Survey 2022 de Naciones Unidas, ocupando la 10ª posición entre los países europeos y la 7ª entre los de la UE. El e-Government se refiere alos esfuerzos y avances en la implementación de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las administraciones públicas para mejorar la eficiencia, la transparencia y la accesibilidad de los servicios gubernamentales para los ciudadanos y las empresas. En España, por ejemplo, se ha avanzado ya con la Ley de Procedimiento Administrativo Común (LPAC), la Plataforma de Intermediación de Datos (POINT), el Portal de Administración Electrónica, la Firma Electrónica, el Sistema de Notificaciones Electrónicas, la Identidad digital, avanzamos hacia la Carpeta Ciudadana, etc.
En segundo lugar, se puede destacar el cambio de paradigma para centrase en el dato.
Hablamos del dato como el centro de la innovación en dos ejes:
El primero, simplificando y abandonando el almacenamiento y soporte digital tradicional por el dato en bruto versionado (contenido) para permitir una presentación/visualización multiformato. Gracias a esto se consigue una reducción de almacenamiento y necesidades de cómputo asociados a este formato documental digital, y de esta forma se apoya y lideran los esfuerzos y políticas de reducción de emisiones CO2 desde las administraciones locales. Además, tecnologías como el blockchain, que no deja de ser una secuencia inmutable y aditiva de acciones sobre este metadato, hacen que este modelo sea eficiente y, posiblemente, el más fiable a nivel de trazabilidad y auditoría, esto es, de garantía del dato.
El segundo eje, haciendo un mayor uso de los datos, no solo para procesos administrativos, de control, de transparencia o de interconexión, sino para el propio diseño y evolución de las interfaces y la experiencia de usuario, mejorando los caminos o rutas más utilizadas, modificando aquellos que generen más problemas y eliminando aquellos que no se usen para simplificar nuestros aplicativos y productos.
Si a esto le unimos el uso de tecnologías de analítica de datos avanzada, que permite analizar grandes cantidades de información en tiempo real, lleva a una toma de decisiones más informada, lo que significa anticipar problemas y mejorar la planificación estratégica. Las administraciones son cada vez más conscientes de esta necesidad y utilizan cuadros de mando que ayudan a los responsables públicos a la toma de decisiones y a comprender la distribución y uso pormenorizado del erario, haciendo más eficiente la gestión de los ingresos y gastos.
El Software como Servicio (SaaS), comúnmente llamada “la nube”, también está revolucionando las administraciones públicas al proporcionar almacenamiento, procesamiento y acceso de datos de forma segura, escalable y eficiente. La empresa privada fue pionera en la adopción de la nube para sus sistemas informáticos, pero las complejidades del sistema público han dificultado su implementación hasta la fecha. Es cada vez más notable el interés por hacer más eficientes y accesibles los servicios digitales a través del uso de software y sistemas en la nube en nuestras administraciones locales. Y es mucho más importante por los beneficios que aporta a las entidades y a los ciudadanos: mejora la colaboración entre administraciones; ofrece mayor accesibilidad para los funcionarios, agilizando su trabajo diario; aporta mayor seguridad frente a ciberataques; se reducen los costes en infraestructuras y mantenimiento…
Además, destacaría la Inteligencia Artificial (IA), que ha sido implementada en diversas áreas para automatizar tareas rutinarias, responder a preguntas frecuentes y mejorar la interacción con los ciudadanos a través de chatbots y asistentes virtuales. Un modo de facilitar las gestiones de la ciudadanía y de que los funcionarios puedan aportar mayor valor en sus puestos de trabajo evitando las tareas repetitivas.
La Inteligencia Artificial (AI), al contrario de lo que muchas veces pudiese parecer, es hoy en día accesible a través de las plataformas SaaS. Y no por ser una innovación tiene que ser compleja ni aplicada a problemas complejos, sino más bien sencilla y aplicada a procesos rutinarios. No nos dejemos engañar por nombres como Gradient Boosting, Random Forest, GLM o Redes Bayesianas, que no dejan de ser algoritmos probabilísticos de decisión binaria pertenecientes a eso que denominamos Machine Learning y que, gracias a las plataformas SaaS, están a nuestra disposición de forma empaquetada, segura y accesible y con unas necesidades de datos de entrenamiento de volumen medio/bajo.
Si reflexionamos sobre ello, un porcentaje alto de las decisiones y acciones que nuestros funcionarios gestionan a diario a través de los productos tecnológicos son de naturaleza binaria, esto es: SI/NO, aceptar/rechazar, Continuar/Volver… y son fácilmente modelables por los algoritmos probabilísticos del Machine Learning.
En definitiva, la innovación en las administraciones públicas es esencial para hacer frente a los retos del siglo XXI y proporcionar servicios más eficientes y accesibles. Pero, difícilmente tendremos innovación en la administración y entidades sin empleados públicos innovadores. Cada día contamos con una red más amplia de impulsores del cambio y la evolución, pero precisan del apoyo necesario para implementar las novedades creando equipos comprometidos y dispuestos a estos avances.
Desde nuestro punto de vista como proveedor, la clave radica en ayudar a nuestras administraciones locales a utilizar soluciones sencillas, accesibles y seguras para avanzar hacia un entorno más digitalizado y demandante. No se trata de abrazar una única innovación sino de combinar pequeños beneficios de cada una de ellas para conseguir el ansiado efecto de 1 +1 = 3. Gracias a ello, pueden mejorar significativamente su capacidad y agilidad para resolver problemas y satisfacer las necesidades cambiantes y plurales de la sociedad. Pero para alcanzar este objetivo común, la colaboración entre el sector público, el privado y la sociedad civil también juega un papel crucial en el impulso de la innovación y en la creación de un futuro más sostenible y próspero para todos.
