“La inteligencia de procesos es la pieza que falta para hacer que la transformación digital tenga un impacto real”
Andrés Martín es el líder del Sector Público en Celonis desde noviembre de 2021. Cuenta con una extensa experiencia en gestión de cuentas enfocada especialmente en la Administración Pública. Su formación académica incluye dos doctorados por la Universidad San Pablo-CEU: uno en Economía (1997-2002) y otro en Enterprise Managing y Tecnologías de la Información (2011-2013), donde desarrolló su tesis doctoral sobre la relación entre la gestión empresarial y las tecnologías de la información. En esta entrevista, desgrana cómo la compañía para la que trabaja se relaciona con las administraciones públicas en España.
Entrevista con Andrés Martín, líder de sector público en Celonis
¿Cómo definiría la situación actual de la transformación digital en las Administraciones Públicas en España?
España ha avanzado mucho en digitalización, pero todavía con un grado de madurez desigual entre organismos. Hemos invertido en tecnología y automatización, pero aún existen demasiadas «islas digitales» y poca visibilidad sobre el proceso completo que vive un ciudadano cuando interactúa con la Administración. Nos encontramos en un momento clave: el foco ya no se centra solo en disponer de más herramientas, sino en comprender mejor cómo funcionan los procesos, medir los resultados y orientar las decisiones hacia la experiencia del ciudadano y la eficiencia operativa.
En este sentido, los procesos de modernización de los sistemas heredados (ERP, desarrollos internos o mainframes) suelen enfrentarse a retrasos, sobrecostes y modelos de implementación difíciles de sostener. Adoptar un enfoque basado en datos para estas migraciones permite obtener los mejores resultados posibles, ya que permite comprender en profundidad cómo funcionan realmente los procesos actuales, diseñar nuevos flujos que satisfagan las necesidades del momento y ofrecer experiencias ciudadanas preparadas para el futuro.
¿Cuál es la estrategia principal de Celonis para apoyar a las Administraciones Públicas en su proceso de digitalización y optimización de procesos?
Nuestra estrategia parte de un principio sencillo: antes de automatizar, hay que entender. Para mejorar una administración, es necesario comprender cómo funcionan realmente sus procesos. Celonis ayuda a las administraciones a ver sus procesos reales, a través de los datos, tal y como se desarrollan realmente, y no tal y como fueron diseñados. A partir de ahí, podemos medir, mejorar y automatizar con un objetivo concreto. Los procesos son la mayor palanca para la creación de valor y la más rápida para el cambio. La mejora de los procesos impulsa la transformación y permite el uso eficiente de la IA. Trabajamos en ciclos de valor rápidos, normalmente de 90 días, donde se visualizan los flujos, se detectan los cuellos de botella y se priorizan las mejoras medibles. Todo ello tiene lugar en una única plataforma que conecta diferentes fuentes de datos y permite una gobernanza continua de los procesos.
De esta manera, buscamos aumentar la productividad de las administraciones públicas españolas, mejorar la satisfacción de los ciudadanos y mitigar los riesgos operativos.
En un entorno tan complejo y regulado como el sector público, ¿qué desafíos específicos identifican para la transformación digital y cómo aborda Celonis esos retos?
Los principales retos son tres: la fragmentación de los datos, la rigidez de los sistemas heredados y la complejidad normativa. Celonis no requiere sustituir los sistemas, sino conectarlos. Su tecnología integra datos de distintos entornos (financieros, clínicos, administrativos) creando una visión multifuncional del proceso. Además, ayudamos a las administraciones a avanzar de forma segura en entornos regulados, garantizando el cumplimiento normativo y la trazabilidad en cada decisión. Y, por supuesto, acompañamos el cambio cultural con cuadros de mando claros e historias de éxito que facilitan la adopción interna.
Celonis es pionero en inteligencia y minería de procesos. ¿Cómo puede esta tecnología específica aportar valor a las AAPP?
La minería de procesos hace visible lo invisible. Analiza el recorrido real de un expediente, una solicitud de prestaciones o una cita médica, identificando retrasos, repeticiones de tareas o pasos innecesarios. Esto proporciona una base objetiva para decidir qué mejorar, cómo medirlo y cómo comprobar los progresos.
Nuestras soluciones identifican el potencial de automatización a través de un análisis basado en datos, abordando las causas raíz de las tareas manuales para reducir las repeticiones. También detectan y resuelven los cuellos de botella que limitan la eficiencia, mejorando así la capacidad de respuesta y la satisfacción de los ciudadanos. Todo ello se complementa con una gestión proactiva de los casos que corren el riesgo de incumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA), eliminando las causas subyacentes que generan estos riesgos.
¿Podría comentar las aplicaciones o herramientas concretas que Celonis ofrece para acelerar la eficiencia y la transparencia en las Administraciones Públicas?
Celonis ofrece una plataforma integral de inteligencia de procesos que combina análisis, automatización y monitorización. Con herramientas como Celonis Proccess Intelligence Platform, las organizaciones pueden descubrir y medir sus procesos creando un gemelo digital en tiempo real de sus operaciones, un modelo agnóstico e independiente del sistema que refleja cómo funciona realmente su negocio. Con Action Flows y Automation, pueden actuar sobre los cuellos de botella identificados; y con Object-Centric Process Mining, pueden obtener una visión 360º de un expediente, un ciudadano o un pago. Además, ofrecemos Command Centers para directivos que integran los KPI clave en materia de eficiencia, cumplimiento y calidad del servicio.
¿Podría compartir algún caso de éxito o un ejemplo práctico donde Celonis haya ayudado a una administración pública en España a optimizar sus procesos y mejorar la gestión?
Sí, ya estamos trabajando con varias administraciones públicas en España. En un caso reciente, utilizamos Celonis Process Intelligence Platform para analizar el proceso de tramitación de las prestaciones sociales. En pocas semanas, identificamos los cuellos de botella, los reprocesos y los tiempos de espera entre las unidades administrativas. Gracias a esta visibilidad, redujimos el tiempo medio de resolución y mejoramos el cumplimiento de los plazos legales. La clave es que no se trata solo de ganar velocidad, sino de mejorar la experiencia del ciudadano y optimizar el uso de los recursos públicos.
¿De qué manera Celonis contribuye a una gestión más sostenible y eficiente dentro de las Administraciones Públicas?
La sostenibilidad también tiene una dimensión operativa. Cada reproceso, expediente duplicado o retraso supone un coste adicional y una carga innecesaria. Celonis ayuda a reducir este desperdicio, a optimizar el uso del tiempo y los recursos y, por supuesto, a aportar transparencia y trazabilidad, elementos clave para una gestión pública responsable alineada con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
Precisamente, con Celonis Process Intelligence Platform ayudamos a las administraciones a gestionar métricas de sostenibilidad en todos los procesos mediante la unificación de datos distribuidos entre sistemas, personas y flujos de trabajo. Esto les permite medir, informar y mejorar continuamente su desempeño en materia de sostenibilidad, identificando ineficiencias y áreas de reducción de carbono, e implementando medidas correctivas. Al integrar la sostenibilidad en las operaciones diarias, los equipos pueden tomar medidas significativas que benefician tanto a la organización como al medio ambiente, sin necesidad de conocimientos especializados.
¿Cómo ve la evolución de la transformación digital en las AAPP en los próximos años y qué papel jugará Celonis en ese escenario?
Durante las últimas dos décadas, los distintos Gobiernos de España han puesto en marcha diversas iniciativas para impulsar la transformación digital en línea con las agendas europeas y, en mi opinión, continuarán en esta línea en los próximos años. Iniciativas como España Digital 2026 seguirán impulsando la transformación digital del sector público, tanto en la Administración General del Estado, como en las Comunidades Autónomas y Entidades Locales, con proyectos centrados en su modernización.
En este sentido, ya estamos pasando de proyectos aislados a modelos corporativos de gestión por procesos y las administraciones buscan cada vez más una capa de gobernanza común basada en datos. Aquí es precisamente donde Celonis aporta el mayor valor. En los próximos años, es probable que veamos la convergencia de la inteligencia de procesos con la inteligencia artificial para anticipar problemas, prevenir cuellos de botella y ayudar en la toma de decisiones, convirtiéndose en la capa de inteligencia que conecta la estrategia con la ejecución. En resumen, imaginamos un futuro de la administración impulsado por la IA y modulable, capaz de mejorar continuamente, adaptarse a cada momento e innovar con libertad.
¿Qué recomendaciones daría a los responsables públicos que están iniciando o enfrentando retos en sus proyectos de modernización?
Mi consejo es empezar con un proyecto pequeño, pero con propósito. Definir un proceso clave, cuatro o cinco indicadores medibles y un patrocinador que impulse la mejora. Utilizar datos reales, no hipótesis, y obtener resultados visibles en poco tiempo. La transformación digital no es un proyecto, es un proceso continuo.
Finalmente, ¿qué mensaje quiere transmitir a las AAPP españolas sobre la importancia de la inteligencia de procesos para mejorar la productividad y el servicio a los ciudadanos?
Diría que la inteligencia de procesos es la pieza que falta para hacer que la transformación digital tenga un impacto real. No se trata solo de digitalizar, sino de entender lo que ocurre y mejorar lo con evidencia. En Celonis decimos: «Lo que no se ve, no se puede mejorar», y en el sector público eso se traduce en más tiempo, más recursos y, sobre todo, un mayor bienestar para los ciudadanos. La inteligencia de procesos permite a las administraciones ver, entender y mejorar, con transparencia y precisión.
