¿Qué es el enfoque ágil? El enfoque ágil se trata de un enfoque iterativo de administración de proyectos en el que los equipos aportan valor a las partes interesadas desde el principio y de manera gradual al dividir proyectos grandes en fases más pequeñas. Por el contrario, los modelos tradicionales de administración de proyectos suelen abordar el desarrollo y lanzamiento de productos de forma lineal, con la entrega completa de los productos finales a las partes interesadas al final de un periodo predeterminado.
El enfoque ágil comenzó como un método para administrar el desarrollo de software, pero se ha adoptado ampliamente en todas las industrias y el sector público como una forma de innovar en un entorno de cambios rápidos en los ámbitos tecnológico, social y económico.
En el enfoque ágil las organizaciones pueden ganarse la confianza de las partes interesadas a medida que muestran resultados a lo largo del proyecto. En un proceso iterativo, también puede descubrir lo que no funciona con mayor rapidez. Obtener resultados graduales en un proyecto por fases con el enfoque ágil ayuda al equipo a tomar impulso a medida que las partes interesadas se involucran en la transformación.
Comprobar el riesgo desde el principio y con frecuencia
Por lo general, las organizaciones grandes suelen tener modelos de gobierno y enfoques más tradicionales para la administración de riesgos, que pueden resultar difíciles de conciliar con el enfoque ágil. Estas organizaciones suelen apoyarse en lo que funcionó en el pasado, lo que puede conducir a utilizar una solución de administración de riesgos como lo son los registros, que pueden crear una falsa sensación de seguridad.
Por ejemplo, en la fase de planeación de un proyecto tradicional, un equipo puede pronosticar que un sistema de cola de mensajes lineales podría fallar si la demanda alcanza su punto máximo. El equipo puede incluir ese pronóstico en el registro de riesgos y avanzar con el desarrollo de ese sistema de todos modos. Cuando pronostica un riesgo bajo un enfoque ágil, lo compara con una alternativa para mitigar los riesgos previstos desde el principio, mucho antes del lanzamiento.
Cuando trabajé en el proyecto Digital Transformation Exemplar Services en el Gobierno del Reino Unido, mi equipo comenzó a trabajar con una prestación particular denominada Carers’ Allowance . Para ganarnos la confianza del equipo, mi equipo y yo nos nos reunimos con las personas que procesaban las solicitudes, para que realmente pudiéramos comprender las dificultades que a las que se enfrentaban al implementar el servicio.
También hablamos con los propios solicitantes para comprender efectivamente la forma en que se desarrollaba el servicio para el cliente final. Una madre que cuidaba de su hijo discapacitado nos comentó que cada vez que tenía que completar el formulario, recordaba el momento en que el médico le informó por primera vez sobre la discapacidad de su hijo. En definitiva, esta y otras ideas que surgieron por estar abiertos a formas de trabajar con el enfoque ágil, nos ayudaron a transformar la experiencia del usuario.
Manejar la comunicación con las partes interesadas
El éxito del proyecto Digital Transformation Exemplar Services se debió principalmente a las buenas relaciones que establecimos entre los gerentes de producto a cargo de la creación y las partes interesadas principales de los departamentos con las que trabajamos. Acordamos hojas de ruta con hitos y fechas previstas para mostrar resultados a lo largo del camino; y proporcionamos datos reales para respaldar lo que estábamos haciendo. Cuando tuvimos éxito, lo celebramos y comunicamos claramente.
Una de las responsabilidades clave de quienes realizan el trabajo de transformación es aprender a comunicarse en el idioma de sus partes interesadas. Averiguar qué palabras utilizan para describir sus reuniones, sus grupos y sus estructuras de gobierno. Aferrarse al propósito y no ceder, pero estando dispuestos a cambiar la forma en que hablamos sobre su programa para comunicar conceptos nuevos de una forma que las partes interesadas puedan comprender. Cuando le pides a las personas que hagan algo distinto, es importante que antes te tomes el tiempo que se necesario para explicarles cómo eso aportará valor.
No estancarse en la iteración
En mi experiencia en el Gobierno del Reino Unido, evitamos interminables rondas de iteraciones al ser disciplinados a la hora de seguir adelante. Llegábamos a una etapa en la que teníamos suficientes comentarios buenos de los usuarios que nos decían que íbamos por el camino correcto y avanzábamos hacia la finalización del trabajo.
Mike Beaven, Senior Manager for Gorvernment Transformation at AWS
