La transformación digital de la Dirección General de Tráfico

Inaugurada el 30 de julio de 1959, la Dirección General de Tráfico (DGT) cuenta con más de 2.500 mil empleados y tramita cada día miles de multas, nuevas matriculaciones, registros de compra/venta y otros expedientes. A lo largo de los años, la DGT había acumulado una enorme cantidad de documentos en papel.

Todo cambió en 2015. En este año, el organismo autónomo dependiente del Ministerio del Interior decidió confiar su gestión documental a Hyland. Esta compañía de software, nacida en 1991, fundamenta su actividad en la innovación e investigación constantes para ayudar a sus clientes y socios a desarrollar todo su potencial.

En primer lugar, era necesario adaptar los protocolos de la DGT a la legislación vigente sobre digitalización de documentos: el llamado ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad). Esta norma exige que los documentos generados por las administraciones públicas tengan un formato con metadatos específicos. Este fue tan solo el primer paso hacia una transformación 360º.

La fórmula del éxito

La solución elegida para la Dirección General de Tráfico fue Hyland Nuxeo, una plataforma cloud-native diseñada específicamente para los contenidos empresariales con la que a día de hoy siguen trabajando. Por sus características, era la opción tecnológica que mejor respondía a las necesidades de la DGT:

• Escalabilidad – Gracias a la arquitectura modular de Nuxeo, es posible hacer frente a las cargas de trabajo más complejas, manteniendo siempre un buen rendimiento.

• Búsqueda rápida y sin complicaciones – En un entorno de trabajo como el de la DGT, encontrar un expediente en cuestión de segundos puede ahorrar mucho tiempo a la organización. En palabras de los responsables técnicos de la DGT, “Nuxeo garantiza resultados de búsqueda avanzada en un abrir y cerrar de ojos” (<20 ms).

• IA adaptativa – La inteligencia artificial está mejorando el rendimiento empresarial, al automatizar procesos que antes requerían la intervención humana. Nuxeo Insight otorga previsiones más inteligentes y precisas, sin necesidad de un equipo dedicado.

• Extensibilidad – Hyland Nuxeo tiene una REST específicamente diseñada para la gestión de documentos. Este acrónimo procede de Representational State Transfer (Transferencia de Estado Representacional) e identifica una interfaz de programación de aplicaciones adaptable y diseñada para gestionar interacciones complejas.

Un cambio cultural planificado, paulatino y eficaz

El proceso de transformación digital de una organización implica adaptar la cultura de trabajo a los nuevos métodos, que simplifican el día a día de los empleados y permiten, en el caso de la DGT, prestar un mejor servicio a los ciudadanos. Para facilitar esta evolución fue imprescindible la definición de un marco de referencia, la digitalización de los documentos cartáceos y la implementación de un sistema inicial básico.

Hasta 2015, la Dirección General de Tráfico estaba cien por cien vinculada al papel. La introducción de Hyland revolucionó la forma de trabajar de esta institución, garantizando un retorno de la inversión de más de 2 millones de euros al año

Unos años más tarde, en 2018, el proceso se aceleró introduciendo las siguientes novedades:

• Geolocalización de expedientes

• Implementación de la firma electrónica

• Desarrollo de un archivo multimedia

• Control del ciclo de vida de los ficheros

En 2020, debido al efecto combinado de las mejoras tecnológicas introducidas por Hyland y a la pandemia de Covid-19, la DGT registró un aumento considerable en el volumen de expedientes electrónicos. Con Hyland fue capaz de hacer frente a este reto.

Resultados de este proceso de transformación digital

La suma de DGT más Hyland logró el objetivo deseado: reducir el volumen de documentos en papel y modernizar el trabajo de los empleados.

Resumiendo, los logros cosechados gracias a Hyland se colocan en cuatro vertientes:

• Uso más eficiente de los datos – La digitalización no sólo se llevó a cabo para cumplir la Ley 11/2023 – que transpone las directivas de la Unión Europea sobre la accesibilidad de productos y servicios – sino también para satisfacer una necesidad real de los ciudadanos. Actualmente, los expedientes tramitados en las oficinas representan menos del 5-10% del total.

• Pérdidas de tiempo minimizadas – Gracias a la solución de Hyland, los procesos de trabajo ahora son más ágiles y sencillos. Según los datos recopilados de los empleados, antes de la transformación digital cada uno de ellos perdía media hora al día buscando, organizando y enviando documentos.

• Procesos simplificados – Hyland utiliza la automatización robótica de procesos (RPA), un software capaz de llevar a cabo tareas repetitivas que antes realizaban los humanos. La introducción de esta tecnología tuvo un impacto real en los procesos de la DGT. Antes de la llegada de Hyland estos procesos eran especialmente complejos, al implicar múltiples sistemas y partes interesadas.

• Intercambios eficientes con las administraciones públicas – Gracias a la solución de Hyland, la DGT puede volcar los resultados del ciclo de vida de expedientes al archivo general de la administración.

Por último es importante considerar que los resultados no se limitan al aumento de la eficacia operativa, sino que abarcan también una atención al medio ambiente que no existía antes de 2015.

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Alfresco – Gestionar la información y los documentos de la mejor manera posible es un reto al que toda empresa debe enfrentarse. Alfresco es un ECM (Enterprise Content Management) que resuelve este problema. Sus puntos fuertes son la interfaz intuitiva, la personalización extrema y la capacidad de encontrar rápidamente cualquier contenido.

Nuxeo – Una plataforma de contenidos en la nube dotada de inteligencia artificial. Con Nuxeo es posible realizar previsiones precisas en función del tipo de negocio que realiza una empresa. Al igual que las demás soluciones de Hyland, ésta también destaca por su extrema adaptabilidad.

Onbase – Los organismos se enfrentaban a una necesidad real: convertir miles de documentos del papel al formato digital. Onbase simplifica el proceso convirtiendo cualquier tipo de formato y sin necesidad de descargar apps o extensiones de terceros.

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