El Sistema Registral Español se digitaliza

Quien esté libre de la digitalización de su organización que tire la primera piedra. la transformación digital se ha consolidado como un elemento indispensable para la modernización de las instituciones, tanto públicas como privadas.

Un caso curioso es el protagonizado por el sistema registral de España, que ha acometido un ambicioso proyecto con el que se ha facilitado la migración desde los tradicionales libros físicos hacia folios firmados electrónicamente en todos los registros del país. Según los implicados en este proceso, el proyecto llevado a cabo no solo redefine la eficiencia operativa del sistema, sino que también amplía significativamente el acceso a los servicios en línea para ciudadanos y empresas.

Cabe señalar, además, la particularidad de este caso, puesto que los registradores no son funcionarios, pero sí prestan un servicio público.

Esta iniciativa, impulsada mediante una colaboración estratégica entre el Colegio de Registradores, IPM /a Ricoh Company) y Dell Technologies, representa un modelo paradigmático de sinergia público-privada, sirviendo como guía y ejemplo para otras entidades que aspiran a optimizar sus procesos internos y elevar la calidad de la experiencia del usuario.

Necesidades y desafíos iniciales

El punto de partida de este proyecto transformador fue la imperiosa necesidad de adaptación a la Ley 11/2023, un catalizador fundamental para la modernización digital de las operaciones registrales y la consolidación del Registro Electrónico y la Sede Electrónica. Para el Colegio de Registradores, esto representó un desafío de proporciones considerables, tanto en el ámbito logístico como en el plano técnico, al tener que reconfigurar la operatividad de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Inmuebles a escala nacional.

Para el Colegio de Registradores, esto representó un desafío de proporciones considerables, tanto en el ámbito logístico como en el plano técnico, al tener que reconfigurar la operatividad de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Inmuebles a escala nacional.

José Soriano, director de Sistemas de Información del Colegio de Registradores, subraya la importancia de esta adaptación legal: «Hemos abordado este proyecto para adaptarnos a la Ley 11/2023 que supone la culminación de un proceso digital de modernización para las actuaciones registrales y representa la consolidación del Registro Electrónico y la Sede Electrónica».

La complejidad logística se manifestó de manera palpable en la necesidad de llevar a cabo un análisis exhaustivo del estado tecnológico y las demandas particulares de cada uno de los 1.108 registros distribuidos a lo largo y ancho de 50 provincias, incluyendo los archipiélagos, así como las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla. Tras una evaluación inicial exhaustiva, se tornó esencial equipar cada registro con una infraestructura de cómputo, almacenamiento y redes que fuera capaz de soportar localmente el ingente volumen de documentos gestionados.

Orquestación de la implementación y tecnologías clave

La ejecución del proyecto, que se completó en un plazo récord de catorce semanas, demandó una coordinación impecable y una eficiencia superlativa en cada una de las etapas. Ricoh, actuando a través de su filial IPM, especializada en infraestructura y soluciones cloud, asumió la responsabilidad de desplegar 1.095 microcentros de datos que fueron distribuidos estratégicamente por todo el territorio español.

Paloma Herranz, directora del área de Servicios de Cloud Híbrida de Ricoh España, detalla la complejidad logística del proyecto. “Ha sido un proyecto con una gran complejidad logística. Tras la evaluación inicial, en la que detectamos todas las necesidades de cada Registro, nuestro equipo tuvo que configurar y ensamblar todos los componentes de los mini-CPDs de forma centralizada en Madrid y enviarlos a cada una de las ubicaciones para ponerlos en marcha, ponerle una IP y conectarlos con la red del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles, organismo que se ha encargado de la gestión central de la iniciativa”.

En este sentido, Luis Lahoz, CIO del Colegio de Registradores, añade que «la experiencia que tenemos nosotros en el uso de servicios on-premise, dudo que pueda tener el mismo nivel de control y de seguridad en un servicio puro cloud”.

La solución implementada abarcó la infraestructura indispensable para administrar un gran flujo de información y, de igual manera, protegerla de manera robusta a lo largo de todo su ciclo de vida. Dell Technologies fue seleccionada como proveedor tecnológico en virtud de su arquitectura estratificada y su amplia experiencia acumulada en proyectos de esta índole. La arquitectura en capas de Dell Technologies permitió adaptarse con precisión a las especificidades de cada registro, asegurando de este modo un rendimiento óptimo y una gestión eficiente de los recursos disponibles.

Despliegue y adaptación

La implementación de esta arquitectura por capas no se concibió como un proceso uniforme y estandarizado, sino más bien como una adaptación minuciosa a las necesidades individuales y particulares de cada registro.

En este sentido, se consideraron factores críticos como el volumen de transacciones que gestiona cada registro, su ubicación geográfica específica, así como los requisitos específicos de almacenamiento y procesamiento de datos. Esta flexibilidad inherente al diseño del proyecto aseguró que cada oficina registral contara con una solución a medida, optimizando de este modo el rendimiento y la eficiencia en cada contexto operativo.

Además, la virtualización jugó un papel crucial en la maximización de los recursos disponibles. Al permitir que múltiples máquinas virtuales operaran de manera simultánea en un único sistema físico, se aprovecharon al máximo la memoria, el almacenamiento y la capacidad de procesamiento, incrementando significativamente la eficiencia de toda la infraestructura en su conjunto. Este enfoque no solo optimizó el uso de los recursos, sino que también contribuyó a una reducción de los costos operativos y a una mayor sostenibilidad del sistema.

Uno de los aspectos más innovadores de este proyecto fue la implementación de una arquitectura de edge computing, que implicó la instalación de micro centros de datos (CPDs) en cada registro.

Este enfoque descentralizado permitió que la potencia de procesamiento estuviera ubicada en el mismo lugar en el que se generan los datos, lo que se tradujo en una mejora sustancial de los tiempos de respuesta y una reducción significativa de la latencia. Al procesar los datos localmente, se minimizó la necesidad de transferirlos a ubicaciones remotas, lo que aceleró las transacciones y mejoró la experiencia del usuario.

Además, la implementación del edge computing facilitó la optimización de las copias de seguridad, al permitir que se realizaran de manera más rápida y eficiente. Esto redujo el riesgo de pérdida de datos y garantizó la continuidad del servicio en caso de fallos o desastres.

Cabe señalar que, tal y como explica Luis Lahoz, desde Ricoh se comprometieron a cumplir los plazos de forma estricta, incluso cuando no llegaban los materiales. «Si no llegaba el barco, contrataban y fletaban un avión para enviar material”, exponía como ejemplo, subrayando “el compromiso personal que tuvo el partner con nosotros en este proyecto, sabiendo que es que no había margen”. Por eso, el CIO destaca la capacidad demostrada “como creo que ninguna otra empresa grande, de las muy grandes, puede tener»

Beneficios tangibles

La digitalización del sistema registral español ha generado una amplia gama de beneficios tangibles para los registradores, los ciudadanos y las empresas que interactúan con el sistema.

Por un lado, se ha constatado un aumento de la eficiencia operativa. La implementación de la firma electrónica cualificada del registrador ha agilizado significativamente los trámites y ha facilitado la prestación de servicios en línea de manera más eficiente. Esto ha reducido los tiempos de espera y ha mejorado la satisfacción del usuario.

Además, y tal y como confirma Luis Lahoz, se ha producido una mayor accesibilidad a los servicios que ofrecen los registradores, puesto que ciudadanos y empresas ahora tienen la opción de acceder a los servicios registrales tanto de forma presencial como en línea, lo que ha simplificado la realización de trámites y ha eliminado barreras geográficas. Esta mayor accesibilidad ha contribuido a una mayor transparencia y a una mayor confianza en el sistema.

Además, se ha logrado la unificación del hardware, los sistemas operativos, las aplicaciones y los datos en cada registro, lo que ha permitido estandarizar las herramientas y adaptar las configuraciones según el tamaño y el volumen de trabajo de cada oficina. Esta homogeneización ha facilitado la gestión y el mantenimiento de la infraestructura, así como la implementación de nuevas funcionalidades y actualizaciones.

Algo que, sin duda, también favorece la optimización de recursos. La virtualización de los sistemas ha optimizado el uso de la memoria, el almacenamiento y la capacidad de procesamiento, potenciando el rendimiento de toda la infraestructura. Esto ha reducido los costos operativos y ha mejorado la eficiencia energética del sistema.

También se ha reducido la latencia. La instalación de micro CPDs en cada registro ha acercado la capacidad de procesamiento al lugar de origen de los datos, lo que ha acelerado los tiempos de respuesta y el procesamiento de las transacciones. Esto ha mejorado la experiencia del usuario y ha permitido la prestación de servicios en tiempo real.

Según, Lahoz, uno de los mayores beneficios de este proyecto está en que se tiene una mayor protección de datos. Según explica, la nueva infraestructura ha reforzado la seguridad de los datos y ha asegurado el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de protección. Esto ha aumentado la confianza de los usuarios en el sistema y ha reducido el riesgo de incidentes de seguridad.

Además, la planificación estratégica y el análisis detallado de las necesidades iniciales han permitido proyectar la evolución de los recursos necesarios en memoria y capacidad de cómputo, lo que se traduce en costes predecibles para los próximos años. Esto ha facilitado la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones informadas en relación con la inversión en tecnología.

Por último, y no por ello menos importante, este proyecto tecnológico también ha conllevado una mayor flexibilidad y escalabilidad. La infraestructura implementada se caracteriza por su flexibilidad y escalabilidad, lo que permite adaptarse a las necesidades cambiantes del sistema y crecer de manera eficiente a medida que aumenta la demanda de servicios. Esta capacidad de adaptación es fundamental para garantizar la sostenibilidad del sistema a largo plazo.

El papel de Ricoh

La participación de Ricoh ha sido fundamental para el éxito de esta iniciativa transformadora. Como integrador líder de servicios digitales y soluciones de impresión y captura de imagen, Ricoh ha aportado su amplia experiencia en la transformación digital de espacios de trabajo y en la optimización de procesos empresariales.

Además del despliegue de la infraestructura, Ricoh ofrece un servicio de mantenimiento y soporte exclusivo que garantiza la alta disponibilidad del negocio. Este servicio integral incluye un almacén de piezas de repuesto para asegurar la continuidad del servicio, así como un equipo de soporte técnico altamente capacitado que opera en toda la Península e islas, garantizando la presencia de un técnico en las instalaciones en caso de incidencia.

Paloma Herranz, directora del área de Servicios de Cloud Híbrida de Ricoh España, enfatiza el compromiso de la compañía con el éxito del proyecto. “Este ha sido un proyecto ambicioso que, por su envergadura, deslocalización y tiempos, fue muy exigente en recursos y logística. El éxito en todas las etapas, incluido el mantenimiento y soporte, es posible por las especialización de nuestros equipos y las alianzas fuertes que mantenemos con partners como Dell”.

La monitorización constante de la plataforma a nivel de eventos, incidencias y alertas permite a Ricoh anticiparse a posibles fallos en la infraestructura, asegurando la continuidad del servicio y minimizando los tiempos de inactividad. Este enfoque proactivo garantiza que el sistema funcione de manera óptima y eficiente en todo momento.

«La seguridad en el plan de implantación y gestión posterior, en ese caso IPM, marcó un poco la diferencia», asegura Lahoz.

¿Un espejo en el que mirarse?

La digitalización del sistema registral español puede seer un ejemplo inspirador a seguir para otras Administraciones Públicas que buscan modernizar sus procesos y mejorar la calidad de sus servicios.

La colaboración estratégica entre el Colegio de Registradores, Ricoh y Dell Technologies ha demostrado ser un factor determinante para el éxito del proyecto, combinando la experiencia del sector privado con la comprensión profunda de las necesidades del sector público.

Las tecnologías implementadas, como la virtualización, el edge computing y la firma electrónica cualificada, pueden ser adaptadas y replicadas en otros ámbitos de la Administración Pública, impulsando la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de los servicios. Este proyecto demuestra que la innovación tecnológica puede ser un motor de cambio para transformar la forma en que se gestionan los servicios públicos y para mejorar la vida de los ciudadanos.

A partir de la experiencia adquirida en este proyecto, se pueden extraer una serie de lecciones aprendidas y recomendaciones que pueden ser de utilidad para otras Administraciones Públicas que se embarquen en proyectos de digitalización similares.

Por ejemplo, que para el éxito de un proyecto, es fundamental comenzar con una planificación estratégica exhaustiva. Esta debe definir claramente los objetivos del proyecto, identificar los recursos necesarios y establecer un cronograma realista que sea factible de cumplir. Además, es esencial llevar a cabo un análisis detallado de las necesidades de cada unidad o departamento que se verá afectado por el proyecto. Esto permite entender a fondo las demandas específicas y asegurar que todas las partes involucradas estén alineadas con los objetivos generales.

La colaboración entre el sector público y el sector privado puede ser un factor clave para el éxito del proyecto. Al combinar la experiencia y los recursos de ambos sectores, se pueden aprovechar las fortalezas de cada uno, lo que a su vez puede mejorar significativamente los resultados. Otro aspecto crucial es la selección de tecnologías adecuadas para cada necesidad específica. Esto implica considerar factores como el costo, el rendimiento, la seguridad y la escalabilidad, asegurando que las soluciones tecnológicas elegidas sean las más efectivas y sostenibles.

Otra de las enseñanzas es que, para garantizar que el personal pueda aprovechar al máximo las nuevas tecnologías, es fundamental ofrecer formación y capacitación adecuadas. Esto no solo mejora la eficiencia en el uso de las herramientas, sino que también aumenta la satisfacción laboral y reduce los errores potenciales. Además, mantener una comunicación transparente con todos los stakeholders es vital. Informar regularmente sobre el progreso del proyecto y los beneficios esperados ayuda a mantener la confianza y el apoyo de todas las partes involucradas.

Finalmente, la monitorización y evaluación continuas del proyecto son esenciales para identificar posibles problemas a tiempo y realizar los ajustes necesarios. Esta vigilancia constante permite optimizar el proyecto en cada etapa, asegurando que se cumplan los objetivos planteados de manera efectiva y eficiente.

La digitalización del sistema registral español es solo un primer paso en un camino mucho más largo hacia la transformación digital de la Administración Pública. En el futuro, se espera que nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, el blockchain y el internet de las cosas, jueguen un papel cada vez más importante en la optimización de los procesos y en la mejora de la calidad de los servicios.

La Administración Pública del futuro será más eficiente, transparente y accesible, gracias a la implementación de soluciones digitales innovadoras. Este proyecto demuestra que, con una planificación adecuada, una colaboración efectiva y un compromiso firme con la innovación, es posible transformar la Administración Pública y construir un futuro mejor para todos.