Cómo las AAPP pueden avanzar hacia un modelo de impresión gestionada y sostenible
La impresión sigue siendo una pieza relevante en el funcionamiento diario de las administraciones públicas. La presión regulatoria en materia ambiental, la necesidad de optimizar el gasto y la creciente sensibilidad hacia la huella de carbono obligan a revisar un ámbito que tradicionalmente se ha gestionado como un simple suministro de equipos y consumibles.
Epson ofrece un modelo de impresión gestionada y sostenible que permite a las AAPP ser más sostenibles
El paso hacia un modelo de impresión gestionada y sostenible permite transformar esa visión y convertir la impresión en un servicio controlado, medible y alineado con los objetivos de sostenibilidad institucional.
De producto a servicio
Uno de los cambios más relevantes para las administraciones consiste en abandonar la compra de producto y avanzar hacia esquemas basados en el servicio. En lugar de adquirir impresoras de forma aislada, las organizaciones pueden contratar un servicio de impresión que incluye el suministro de dispositivos en renting, el mantenimiento integral, la gestión de consumibles, la monitorización del uso y la gestión del ciclo de vida de los equipos. Este enfoque ajusta el coste al uso real, reduce sobredimensionamientos y facilita la renovación tecnológica sin multiplicar la carga administrativa.
La sostenibilidad en este ámbito se articula en varios planos. Por un lado, la elección de tecnologías de impresión más eficientes permite reducir de forma directa el consumo energético y las emisiones asociadas. La incorporación de equipos diseñados para consumir menos energía en funcionamiento y en reposo, junto con funciones de ahorro como el modo dúplex automático o la gestión de colas, contribuye a contener tanto la factura eléctrica como la huella de carbono. Por otro, la racionalización del parque de impresión evita mantener dispositivos infrautilizados, con el consiguiente impacto en consumo y mantenimiento.
A esta dimensión energética se suma la economía circular aplicada al ciclo de vida de los equipos. Un modelo de impresión gestionada establece desde el inicio cómo se van a introducir, usar, renovar y retirar los dispositivos, incluyendo la reutilización de componentes, la reparación cuando resulta viable y la correcta gestión de los residuos electrónicos. De esta manera, la administración no solo reduce la generación de residuos, sino que traslada a sus proveedores la responsabilidad de cumplir determinados estándares en materia de reciclaje y recuperación de materiales.
La monitorización avanzada es otro de los elementos clave para que estas estrategias se conviertan en resultados tangibles. Los servicios de impresión gestionada permiten conocer en detalle cuánto se imprime, quién imprime y en qué equipos, con desgloses por usuario, unidad organizativa o dispositivo. Estos datos facilitan la definición y el seguimiento de políticas de uso responsable, ayudan a detectar ineficiencias y proporcionan indicadores para valorar la contribución del parque de impresión a los objetivos de sostenibilidad y eficiencia interna.
Sobre esta base, las administraciones pueden introducir políticas de impresión más estrictas, que van desde la limitación de impresiones en color o de grandes volúmenes en equipos no adecuados, hasta la asignación de cuotas por departamento o la obligatoriedad de impresión a doble cara en determinados procesos. La existencia de un servicio gestionado facilita que estas políticas no se queden en declaraciones formales, sino que se integren en la configuración técnica de los sistemas de impresión y en los acuerdos de nivel de servicio con los proveedores.
La oferta de Epson
El papel de los proveedores tecnológicos es decisivo en este proceso. Fabricantes como Epson han orientado parte de su oferta hacia soluciones de impresión eficientes y modelos de pago por uso o suscripción que encajan con las necesidades de la administración pública en materia de control del gasto y cumplimiento de objetivos ambientales.
En paralelo, han desarrollado herramientas de software para la gestión centralizada de la impresión, que permiten a los responsables TIC visualizar el uso, aplicar reglas y vincular el servicio a políticas de seguridad y cumplimiento. Esta combinación de hardware eficiente, servicios gestionados y capas de gestión aporta el soporte técnico necesario para que las estrategias de compra sostenible se materialicen.
Para las administraciones públicas, el reto es tanto técnico como organizativo. Avanzar hacia una impresión gestionada y sostenible implica coordinar a las áreas de compras, tecnología, sostenibilidad y gestión económica, de manera que los criterios ambientales formen parte de la definición de necesidades, de los pliegos y de los mecanismos de seguimiento del contrato. Supone, además, dotarse de herramientas y capacidades internas para interpretar los datos de uso, dialogar con los proveedores en torno a objetivos concretos y traducir estos objetivos en decisiones sobre dimensionamiento del parque, tipos de equipos y políticas de impresión.
Ya hay organismos públicos, como el EJIE (la empresa pública de informática del Gobierno Vasco), que están reconfigurando su parque de impresión bajo un modelo de pago por uso y monitorización avanzada, alineando la provisión del servicio con objetivos de sostenibilidad y control del gasto.
En este tipo de proyectos, la impresión deja de ser una suma de dispositivos dispersos para convertirse en un servicio integrado, sujeto a métricas de consumo, eficiencia y renovación tecnológica.
La combinación de tecnologías más eficientes, modelos de servicio basados en el uso, monitorización detallada y criterios de economía circular permite transformar un coste operativo tradicional en un instrumento activo de la política de sostenibilidad. La clave reside en abordar la impresión no como un gasto inevitable, sino como un servicio estratégico sujeto a objetivos medibles y revisables.
