Ordenadores portátiles, tablets, smartphones… Hoy la movilidad marca el día a día no solo de la sociedad sino también de los profesionales y, con ello, los dispositivos portátiles son una herramienta más en el trabajo de prácticamente cualquier empleado, también el empleado público.
La digitalización y movilidad que la propia Administración está introduciendo en sus servicios al ciudadano, posibilitando la realización de cada vez más trámites a distancia tiene también su reflejo en los propios empleados públicos.
En ese escenario, ¿qué dispositivos realmente utilizan para su cometido? ¿Qué demandas tienen al utilizar un equipo móvil? ¿Qué nuevos retos está generando la introducción de estos dispositivos en cuanto a gestión, formación o ciberseguridad?
Pandemia, teletrabajo y fondos
Lo que nadie pone en duda es que los dispositivos móviles son cada vez más frecuentes en el día a día de los organismos públicos, fiel reflejo de lo que ocurre también en la sociedad. Tres han sido además los grandes aceleradores de su presencia: la pandemia, que obligó a los empleados públicos a seguir trabajando en la distancia; el teletrabajo, que no desapareció con el fin de la crisis del COVID-19 y que, poco a poco, se ha convertido en un modelo híbrido también presente en la AA.PP. y el positivo acicate económico que suponen los Fondos Europeos Next Generation.
Esta última palanca es de hecho destacada por Manuel Alonso-Alberti, responsable del desarrollo de negocio de Sector Público de HP España: “Desde el año 2020 las ventas de microinformática en las Administraciones Pública se han disparado al calor de los fondos europeos. El Plan de Digitalización de las AA.PP. 2021-2025 ha supuesto un fuerte impulso liderado por la SGAD (Secretaría General de Administración Digital) en el que, por ejemplo, en 2022, se llevan licitados 31.000 portátiles tan solo en la AGE, y todo apunta a que en 2023 podríamos llegar a los 100.000. Podemos decir lo mismo de las compras públicas para el ámbito educativo, donde Red.es entre el año 2021 y 2022 ha licitado cerca de medio millón de dispositivos”.
«La pandemia, el teletrabajo y los Fondos Europeos están acelerando la introducción de dispositivos móviles en los organismos públicos»
Una reflexión que también comparte Carlos Gándara, responsable de B2B en Samsung Electronics Iberia que, en este caso, acude a las cifras de la consultora IDC: “Según los datos de IDC, antes de la pandemia la Administración Pública representaba aproximadamente el 7% de los ingresos del mercado de dispositivos móviles. En los dos últimos años se encuentra alrededor del 15%. El motivo principal de este incremento lo asociamos a la habilitación del teletrabajo. Por otro lado, la Administración Pública es cada día más digital y, por tanto, los empleados públicos cuentan cada vez más con dispositivos con herramientas que les permite realizar su función de manera más eficiente. Este tipo de proyectos de transformación digital responden también al crecimiento que comentamos, proyectos a los que los Fondos Europeos ayudaran a su aceleración”.
Así, cada día, son más los empleados públicos que cuentan con uno o varios dispositivos móviles para poder realizar su trabajo. De hecho, en el caso del Ayuntamiento de Girona, tal y como explica Paco Berta Müller, jefe del Servicio de Sistemas y Tecnologías de la Información, sus trabajadores utilizan ordenadores portátiles y smartphones, mayoritariamente. “Se hace una compra de portátiles anualmente con la intención de que el parque de dispositivos tenga una edad máxima de 5 años. La renovación de móviles es bianual”, apunta. Dispositivos que, además, considera seguirán aumentando su presencia en los próximos meses ya que, explica, “los trabajadores municipales necesitan cada vez más poder disponer de conexión a nuestros sistemas de información desde cualquier punto de la ciudad a través de la plataforma Citrix. Asimismo, el teletrabajo también supone la necesidad de conexión desde fuera del perímetro de nuestra red”.
Una situación prácticamente idéntica viven en el Gobierno de Castilla-La Mancha, en el que, como explica Christian Cobas López, jefe de Servicio de Telecomunicaciones, el teletrabajo está provocando la cada vez mayor introducción de dispositivos móviles. “Son numerosas las organizaciones públicas que ya disponen de iniciativas de teletrabajo para los empleados públicos, donde es necesario dotar a los trabajadores de estas herramientas y servicios necesarios. En este escenario el primer reto a afrontar puede ser el aprovisionamiento de hardware y dispositivos. El abanico puede extenderse desde equipos portátiles, que podrían utilizarse tanto en el trabajo remoto como en el trabajo presencial, hasta soluciones para movilidad más avanzadas para necesidades específicas de movilidad y que deben contemplar, además del hardware apropiado (dispositivos móviles o tablets, por ejemplo), equipamiento de conectividad móvil 4G o incluso 5G”.
Seguridad, diseño, conectividad
Pero ¿cómo son estos dispositivos? ¿Qué características o prestaciones marcan su elección por parte de los organismos públicos? ¿Difieren a las que busca, por ejemplo, una empresa privada?
Sin duda, en el caso de la AA.PP. el precio aparece como un factor más que determinante, según el responsable del desarrollo de negocio de Sector Público de HP España. “La Administración Central, a través de Acuerdo Marco 02 para la compra centralizada de equipos, viene ponderando fundamentalmente el precio, como demuestra el hecho de que el 60% de las segundas licitaciones en 2022 hayan utilizado como criterio el importe total ofertado. En el resto se ha ponderado entre un 25% a un 50% el valor de rendimiento passmark del procesador, y en raras ocasiones la conectividad. El peso o el diseño no han sido utilizados como criterios. En general, los equipos de la Administración Pública Central difieren de los equipos que compran las grandes corporaciones privadas, donde características como la seguridad del dispositivo, la facilidad de gestión, la optimización del coste de mantenimiento, la sostenibilidad, el diseño, etc. sí son puestos en valor a la hora de decidir las compras”.
«Además del precio, criterios como el peso, la capacidad o el sistema operativo también están presentes en la elección de estos equipos móviles»
Pero no solo el precio marca la elección de unos dispositivos frentes a otros: criterios como el peso, la capacidad o, incluso, el sistema operativo también están muy presentes.
“Como actualmente el abanico es mucho mayor y las necesidades más específicas y novedosas, es necesario revisar y actualizar los dispositivos con una mayor previsión y precisión para asegurar que se cubren esas necesidades, garantizando sin duda cuestiones clave como la seguridad tanto de los propios dispositivos como del uso que se hace de los mismos. Además, estos nuevos dispositivos deben adaptarse, lógicamente, al uso que se les vaya a dar, por lo que deben contemplarse aspectos de ergonomía, facilidad de transporte y tamaño e incluso de capacidad de conectividad adecuada”, afirma el jefe de Servicio de Telecomunicaciones del Gobierno de Castilla-La Mancha.
La seguridad o el sistema operativo son también apuntados desde el Ayuntamiento de Girona: “El peso, tamaño de la pantalla y la conectividad (WiFi o LTE) son factores determinantes pero, sobre todo, estamos dando mucha importancia a la seguridad. El parque de portátiles Windows se securizan con antivirus avanzado con EDR y software SASE y para mejorar la seguridad estamos promoviendo la compra de dispositivos con sistema operativo ChromeOS (Chromebook, Chromebox) en modo quiosco (se borran todos los datos en cada reinicio o cierre de sesión) con una configuración muy cerrada, que nos da un sistema muy seguro con unos costes de adquisición y de mantenimiento muy acotados”, aclara el jefe del Servicio de Sistemas y Tecnologías de la Información del consistorio.
Un aspecto, el de la seguridad, que también han visto como cobra relevancia a la hora de elegir sus equipos portátiles en Samsung: “Normalmente los dispositivos se adaptan a la necesidad y al uso que se le pretende dar. Por ejemplo, para empleados de oficina se buscan equipos ligeros, con la potencia adecuada al uso, en empleados en campo o en puntos de atención al ciudadano equipos se opta por equipos resistentes. Pero es cierto que uno de los requisitos más demandado es la seguridad de los dispositivos, se buscan equipos con capacidad de ser actualizados en sistema operativo y parches de seguridad a lo largo de los años de uso para garantizar que se corrigen los riesgos de seguridad que pudieran aparecer”, asegura el responsable de B2B en Samsung Electronics Iberia.
Una gestión más compleja
La introducción de este cada vez mayor número de dispositivos móviles en los organismos públicos suponen un avance necesario en la propia digitalización de la Administración, dotando a sus empleados además de una mayor autonomía y de la capacidad de hacer su trabajo de forma más eficiente. Pero, sin duda, también suponen nuevos retos para los departamentos de TI de estos organismos.
“Los retos se centran básicamente en la gestión (control centralizado) del parque y en el mantenimiento de la seguridad de los dispositivos. En este sentido, la gestión del parque de dispositivos Windows es mucho más compleja que la de los dispositivos ChromeOS, por lo que estamos promoviendo la compra de estos últimos. La gestión centralizada, la seguridad y el coste de adquisición y de mantenimiento, así como la baja necesidad de formación de los usuarios en esta plataforma, son razones de peso para utilizar portátiles Chromebook.
En cuanto a dispositivos smartphones, la utilización de una plataforma MDM es imprescindible”, afirma Paco Berta Müller, del Ayuntamiento de Girona.
Algo en lo que coincide plenamente Christian Cobas López, del Gobierno de Castilla-La Mancha: “Qué duda cabe que el reto del aprovisionamiento de equipamiento en las organizaciones supone un nuevo punto de estrés para las plantillas TIC. Por un lado, desde el punto de vista de la pura gestión, evidentemente, supone un mayor número de dispositivos a inventariar, gestionar y mantener. Para ello es necesario disponer de herramientas de inventario, monitorización y gestión adecuadas que permitan conocer cada dispositivo, su estado y los posibles problemas que pueden aparecer y ofrecer el soporte adecuado a los trabajadores.Por otro lado, todos estos dispositivos son susceptibles de necesitar adecuaciones y adaptaciones de software y herramientas para adecuarlos a las políticas corporativas. Para ello es necesario disponer de herramientas capaces de proveer actualizaciones remotas y masivas en caso de ser necesario, con un rango de actuación lo más homogéneo posible”.
Formar y concienciar
Pero además, Christian Cobas López añade un nuevo reto: el de la formación en el uso de estos dispositivos móviles pero especialmente el de la concienciación de los empleados públicos en este nuevo escenario y los riesgos que conlleva.
“Han surgido nuevos retos como el acceso móvil con conexión a redes públicas, la protección de la información de los dispositivos y los propios retos de la ciberseguridad en entornos tecnológicos constantemente en cambio, supone que el aseguramiento de la seguridad de los activos de la organización sea también un aspecto clave esencial. Aquí, de nuevo, es básico la formación y concienciación de los empleados en primer lugar, haciéndoles conocedores de los posibles riesgos. En segundo lugar deben establecerse procesos organizativos que aseguren que ante la aparición de incidentes quedan identificados y solucionados los problemas. Por último, no deben olvidarse de nuevo los sistemas y políticas de ciberseguridad que deben asegurar que cada dispositivo de la organización se encuentra en un estado controlado y adecuado de seguridad. En este aspecto de la seguridad, si cabe, cobra mucha más relevancia la proactividad, la coordinación y el tiempo de respuesta ante incidentes para minimizar riegos en todo lo posible”, señala.
La Administración Pública es cada día más móvil, algo que gracias a la tecnología ofrece enormes ventajas a los empleados públicos a la hora de desempeñar su trabajo. Pero, como ocurre también en la sociedad, esa mayor movilidad trae consigo nuevos retos y riesgos que es necesario tener en cuenta, con la ciberseguridad, como vemos, como el mayor exponente de la nueva realidad. Dispositivos por tanto sí pero con políticas de seguridad, formación y concienciación como compañeras de viaje.
