EJIE avanza hacia un modelo de impresión gestionada y sostenible
La empresa pública de informática del Gobierno Vasco (EJIE) ha decidido gestionar su parque de impresión adoptando un modelo de pago por uso, de manera que este servicio se convierte en un entorno plenamente gestionado, con mayor control sobre costes, consumo y sostenibilidad.
EJIE apuesta por el pago por uso en su modelo de impresión de la mano de Epson
Esta experiencia es un ejemplo de cómo las administraciones pueden reorientar sus decisiones de compra TIC hacia esquemas basados en servicio, donde la prioridad deja de ser la propiedad del equipo y pasa a ser el rendimiento global y el impacto a lo largo de todo el ciclo de vida.
En el caso de EJIE, el contrato de impresión se realiza de la mano de Epson y se articula en torno a un modelo que combina el suministro de dispositivos en modalidad de renting con un mantenimiento integral, la gestión de consumibles, la monitorización avanzada del uso y la gestión del ciclo de vida de los equipos. El servicio deja de entenderse como un conjunto de activos dispersos para configurarse como una infraestructura bajo supervisión continua, pensada para ajustarse a las necesidades reales de los usuarios y de las unidades administrativas.
Este enfoque responde a una tendencia más amplia en la contratación TIC pública, en la que la transición desde la compra de producto hacia la compra de servicio se vincula de forma directa con objetivos de eficiencia y sostenibilidad.
Uno de los elementos centrales del proyecto es la capacidad de monitorización detallada del parque de impresión gracias a los recursos de Espon. El sistema permite desglosar consumos por usuario, departamento o dispositivo, de manera que la organización dispone de datos objetivos para identificar patrones de uso, aplicar políticas internas y detectar ineficiencias.
Cabe señalar que los equipos Epson integrados en este contrato son de la gama WorkForce, diseñados para entornos profesionales con un consumo energético más contenido y orientados a reducir residuos y costes operativos, que funcionan como base hardware de ese servicio gestionado.
Esta información facilita la toma de decisiones tanto tácticas (reubicación o retirada de equipos, ajustes en los perfiles de impresión) como estratégicas (dimensionamiento del parque, definición de estándares tecnológicos y criterios de renovación).
El modelo implantado en EJIE integra, además, principios de economía circular. El servicio no se limita a poner a disposición determinados modelos de dispositivos, sino que incorpora procesos de renovación y retirada de equipos que tienen en cuenta la vida útil, el rendimiento y el comportamiento energético de cada unidad. De este modo, la optimización del parque no solo se traduce en una reducción del número de dispositivos innecesarios, sino también en un menor consumo energético y en una gestión más controlada de los residuos electrónicos asociados al fin de vida de los equipos.
Impacto en sostenibilidad
Además, este contrato permite materializar las aspiraciones de sostenibilidad en las compras de tecnología, al combinar criterios de energía y clima, gestión responsable de la cadena de suministro y economía circular aplicada al ciclo de vida de los dispositivos. El modelo de pago por uso se presenta como un habilitador que permite vincular el coste al uso real, evitar sobredimensionamientos y facilitar la renovación tecnológica sin incrementar la complejidad administrativa.
Este contrato es el reflejo de un modelo de colaboración entre las áreas de compras, tecnología y sostenibilidad, capaz de trasladar criterios ambientales y de eficiencia a los pliegos y a la gestión posterior del contrato. La existencia de una monitorización avanzada y de un servicio integral permite, además, que los responsables TIC puedan centrar sus recursos en la planificación y el diseño de servicios, en lugar de dedicar esfuerzos al seguimiento fragmentado de incidencias, consumibles o renovaciones puntuales.
Desde el punto de vista de la administración contratante, la adopción de un servicio de impresión gestionado permite reforzar el control del gasto y disponer de indicadores para evaluar la contribución del parque de impresión a los objetivos de sostenibilidad, eficiencia energética y racionalización de recursos. Desde la perspectiva del mercado, introduce incentivos para que los proveedores desarrollen soluciones tecnológicas más eficientes, integren la monitorización como componente estándar del servicio y asuman compromisos en materia de gestión de ciclo de vida.
Cabe señalar que Epson lleva tiempo empujando modelos contractuales de pago por uso y suscripción, tanto en entornos domésticos (ReadyPrint, con planes mensuales por volumen de páginas) como en contextos profesionales y de sector público, donde oferta servicios de impresión gestionada y herramientas de monitorización (por ejemplo, Epson Print Admin y soluciones “serverless” para controlar quién imprime, cuánto y desde dónde)
