Formar al empleado público, clave para el éxito del trabajo híbrido
Si bien muchos pensaron que la pandemia iba a borrar de nuestros días el trabajo presencial, éste se ha ido retomando con la favorable evolución sanitaria aunque, también es cierto, que no al 100 por cien. Ha surgido un nuevo fenómeno, el modelo laboral híbrido, que se combina el trabajo a distancia con el de oficina.
Las Administraciones Públicas también se tiene que enfrentar a esta nueva realidad en la que se combinan las ventajas de ambos mundos. Para ello es necesario implementar nuevas tecnológicas, apostar por el trabajo colaborativo, implementar nuevas medidas de seguridad que no sólo abarquen el perímetro y cambiar la cultura de los equipos de trabajo.
Para tratar de responder a todas estas cuestiones, ByTIC, en colaboración con Adjudicaciones TIC, VMware y Techedge, organizó un foro que contó con la participación de Óscar Robledo, subdirector General TIC del Ministerio de Hacienda y Función Pública; Didac López, director TIC de la Universidad de Girona; Vicenç Vidal Conti, Jefe de Sistemas y Comunicaciones del Consell de Mallorca; Carlos Canitrot, director de Consultoría de Adjudicaciones TIC; Marcos Calvo, Technical Account Manager de VMware; y Gerard Prats Ramirez, Sales Manager de Techedge.
Un evento que arrancaba con la visión que Carlos Canitrot aportó de cómo ese modelo híbrido laboral está presente, actualmente, en la Administración Pública. “Desde marzo de 2020, tres hitos marcan el trabajo en el Sector Público. La productividad, independientemente del lugar desde donde se trabaje; el cambio cultural de los propios empleados públicos, con la flexibilidad y la capacidad de adaptación con bases; y la ciberseguridad, para poder securizar este nuevo escenario de puestos de trabajo móviles o en remoto”.
Este nuevo escenario ha hecho necesaria una inversión económica por parte del Sector Público en nuevas tecnologías que permitan el modelo de trabajo híbrido. Inversión que, como explicó Canitrot, se ven especialmente dirigidas hacia la adopción de soluciones en la nube, con 335 millones de euros en 2021, un 6,33 por ciento más que en el año anterior. Por su parte, la inversión en ciberseguridad fue de 102 millones de euros, un 1,94 por ciento más que en 2020.
El modelo híbrido, una realidad
Si bien aún son muchos los organismos públicos que están inmersos en la adopción del modelo de trabajo híbrido, optimizando sus infraestructuras TIC, hay algo que nadie duda: es un modelo que ha llegado para quedarse.
Es el caso de Óscar Robledo, subdirector General TIC del Ministerio de Hacienda y Función Pública quien explicaba, cómo tras el tsunami que el inicio de la pandemia supuso y al que hubo que responder de forma ágil, logrando pasar del 100 por cien presencial al 100 por cien en remoto, ahora desde el Ministerio se trabaja en consolidar ese cambio. “La apuesta es un modelo de 4 días de trabajo presencial y uno de teletrabajo. Estamos asentando las bases que lo hacen posible, porque lo que es evidente es que ofrece grandes ventajas, y esperando a la regulación que prepara el propio Ejecutivo para todas las AAPP”.
En la misma línea se sitúa la Universidad de Girona que, como explica su director TIC, Didac López, también se encuentra inmersa en un proceso para adaptarse a esta nueva realidad y en el que, en su caso, lo más importante es la flexibilidad. “El futuro más que híbrido que también, para nosotros tiene que ser flexible. Hay empleados que podrán tener un modelo híbrido 4-1 o 2-3 pero otros que no optarán por ese modelo y seguirán trabajando presencialmente. De ahí que nuestra labor es ofrecer la flexibilidad necesaria y hacerlo además con la mayor eficiencia económica y con seguridad”.
En el caso del Consell de Mallorca también asentar las bases de este nuevo modelo es la prioridad y, sobre todo, apoyándose en la tecnología.
Cloud, por ejemplo, ha sido la plataforma elegida por el Consell para migrar herramientas como el correo electrónico o las webs pero ahora es el momento de formar a los empleados públicos en esta nueva realidad tecnológica, explica Vicenç Vidal Conti. “Debemos formar al empleado público en las nuevas herramientas. Por ejemplo, tienen herramientas de trabajo colaborativo pero no las usan; no saben bien dónde y cómo acceder a los datos que precisan… La tecnología está pero ahora es necesario que el empleado público aprenda y sepa cómo sacarle todo el partido”.
Tecnología más amigable
Formación en las soluciones tecnológicas que hacen posible el trabajo híbrido es una de las primeras demandas de la AAPP pero no la única: es necesario contar con soluciones que ofrezcan la mejor experiencia al empleado, que le faciliten su trabajo en remoto y le muestren las ventajas que tiene ese nuevo sistema.
“Existen tres grandes retos ahora mismo: mejorar la experiencia del usuario-empleado que, a veces, no es todo lo satisfactoria que debería por el propio diseño de las aplicaciones, por el rendimiento de la red o por el acceso a soporte que precisan y no obtienen; en segundo lugar, la ciberseguridad, que debe rediseñarse con un enfoque global pero que, al mismo tiempo, no perjudique la productividad del empleado; y por último, la complejidad operacional que encontramos en prácticamente cualquier organismo público, con demasiados sistemas distintos que gestionar y, en muchas ocasiones, aún demasiada infraestructura heredada”, afirmó Marcos Calvo, Technical Account Manager de VMware.
Una mejor experiencia del trabajador híbrido que también ponía sobre la mesa Gerard Prats Ramirez, Sales Manager de Techedge quien defendía que “adaptar las soluciones tecnológicas con las que trabaja el empleado público es casi más importante que el acceso a las mismas. Es necesario hacer que las aplicaciones y sistemas que tienen que utilizar sean amigables porque, de otro modo, se da una frustración en el empleado”.
Y es que, en su opinión, no solo es importante la ergonomía del puesto de trabajo físico (algo que señalaron todos los participantes) sino también “la ergonomía de las herramientas tecnológicas, algo que la AAPP puede y debe exigir”.
Los retos: formación y regulación
Mayor productividad, mejor retención y atracción de talento, capacidad de conciliar… Además de cuestiones económicas y medioambientales, las ventajas del modelo de trabajo híbrido conforman una larga lista.
Sin embargo, todos los participantes en el foro señalaron algunos de los desafíos que siguen existiendo, más allá de la infraestructura tecnológica, para hacer de este nuevo modelo una realidad en la Administración Pública.
“Nos hace falta regulación; que se apruebe la ley para el trabajo a distancia en la Administración General del Estado, un real decreto aún en proceso. Pero también necesitamos un cambio cultural en la que el reto es la concienciación y la capacitación de los trabajadores públicos, tanto en herramientas digitales como en ciberseguridad”, apuntó en ese sentido el subdirector General TIC del Ministerio de Hacienda y Función Pública.
La formación es clave también en opinión de Vicenç Vidal Conti, Jefe de Sistemas y Comunicaciones del Consell de Mallorca: “El problema actual es que el empleado público no saca el partido suficiente a las herramientas tecnológicas que habilitan el modelo laboral híbrido pero no porque no quieran sino por que no saben”.
Una labor en la que, desde el área TIC, es importante acompañar a los trabajadores y mostrarles las ventajas de todas estas soluciones. “La gran mayoría se adapta bien por que ve el retorno, el beneficio. Y esa es nuestra labor, evidenciar el retorno de este nuevo modelo y de la tecnología que lo sustenta. En la Universidad tenemos en marcha distintos planes de formación para nuestros empleados, a distintos niveles e incluso de habilidades como puede ser el liderazgo o la generación de sentimiento de equipo que, con el modelo híbrido, cambian y es necesario reaprender”, reflexionaba Didac López, director TIC de la Universidad de Girona.
Un diseño más amigable de las soluciones y formar sobre cómo extraerles el máximo valor al que, según Gerard Prats Ramirez, Sales Manager de Techedge, también es esencial sumar un claro esfuerzo por “medir” ese nuevo escenario laboral híbrido: “Es importante monitorizar la correcta distribución de los tiempos, la dedicación según tareas, la usabilidad de las herramientas y su respuesta… Solo así podemos saber qué mejorar”.
Ciberseguridad
Medir, formar y concienciar en ciberseguridad, otro aspecto imprescindible para el éxito real del modelo híbrido de trabajo según Marcos Calvo, Technical Account Manager de VMware. “El desafío es redefinir la estrategia de seguridad, con una verificación continua de los dispositivos móviles de los usuarios, control de acceso por identidades, etc. Hay que establecer una estrategia de seguridad férrea pero que no limite la productividad. La experiencia del usuario final debe ser la mejor, independientemente de dónde este trabajando y por eso es imprescindible eliminar cualquier fricción con el entorno tecnológico”.
Un nuevo modelo laboral, un escenario aún por regular pero en el que los desafíos, como vemos, no solo son tecnológicos. Formar a los empleados públicos para que puedan seguir desempeñando su labor con éxito, enseñarles a usar las nuevas herramientas para así extraer todo el valor que encierran es el camino para que las abracen sin reparo. Y todo ello, con la seguridad como fin último, con empleados públicos concienciados de su trascendencia.
