El papel de la gestión documental en la digitalización de la AAPP

En el imaginario popular, asociamos las administraciones públicas con oficinas repletas de dosieres, carpetas y papeles. ¿Cuántos documentos puede llegar a haber en estos organismos públicos?

Solamente el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) dispone, en su biblioteca (especializada en Administración Pública, Gobierno y Derecho Público), más de 204.560 registros de catálogo de libros, publicaciones seriadas y recursos electrónicos. La biblioteca cuenta también con un Fondo de Libros Antiguos, compuesto por más de 9.000 volúmenes escritos entre los siglos XVI y XIX. Una entidad que, además, ha desarrollado una importante actividad editorial en sus áreas de referencia, y ha producido más de 900 libros.

Sirvan estos datos como ejemplo de la cantidad de documentos que atesora la Administración Pública. Pero, y aludiendo también a este mismo caso, cabe señalar que estas 900 creaciones han sido digitalizadas y están a disposición del público.

Digitalización en auge

Buena parte de esta digitalización está permitiendo, por ejemplo, que se puedan usar recursos como el Portal de Transparencia, que tiene publicadas más de 530.000 registros accesibles, con bases de datos completas que anteriormente no eran públicas y que formaban parte de intranets ministeriales o sistemas de archivo internos. El volumen de datos directamente accesibles desde  el portal asciende actualmente a 75 GB.

A esta digitalización han contribuido alguna reforma legislativa, en particular la Ley 39/2015 (01 de octubre de 2015), de régimen del procedimiento administrativo común aplicable al sector público y la Ley 40/2015 (01 de octubre de 2015), de régimen jurídico del sector público, ha supuesto un impulso para la adopción de procesos y recursos digitales en el sector público, impulsando el avance en la digitalización de la gestión de los servicios públicos y reduciendo los costes unitarios y los tiempos de tramitación.

Más recientemente, la Agenda España Digital 2025 articula el impulso de la digitalización del sector público en torno a 10 ejes de reforma e inversión.

“Actualmente, las Administraciones Públicas (AAPP) están acelerando la digitalización de la mayoría de los procesos y gestiones que las empresas y organizaciones deben realizar, en virtud de lo dispuesto por la Ley 39/2015, que exige la obligación de relacionarse electrónicamente con las AAPP y otras normas como la conocida como Ley Crea y Crece o el Real Decreto 1028/2022 de Registro de Contratos Alimentarios”, detalla Manuel Márquez, Business Developer manager de Canon Information Management Solutions, quien considera que, aunque todavía queda trabajo por hacer en muchos sentidos, “más teniendo en cuenta la ingente cantidad de información que debe manejar la administración”, la tecnología actual “por suete facilita la adopción de todos estos cambios”.

Así, con los nuevos procesos electrónicos “se gana en celeridad y también en seguridad, además de reducir el riesgo de sanciones y el consumo de recursos, como el papel” por lo que, según este experto, “la adopción de las nuevas tecnologías para el manejo de la información en las AAPP es el camino correcto ya que permite facilitar al máximo las gestiones y la labor diaria de los profesionales, impulsando notablemente la productividad. Resulta positivo que, si bien, no todas las relaciones con la administración son iguales o al mismo nivel, sí lo sea el canal para llevarlas a cabo: el digital”.

José Aznar, Business Solutions Manager de Kyocera, considera que en lo que al proceso de gestión documental en las administraciones públicas se refiere, podemos encontrarnos “todos los escenarios. Así, todavía encontramos entornos en los que sigue primando el papel, por lo que la gestión documental es todavía muy tradicional. Sin embargo, también hay otros en los que poco a poco se están añadiendo procesos digitales o que, incluso, llevan mucho tiempo trabajando con este tipo de soluciones de gestión documental y ya han tenido que ir modificándolas para adaptarse a nuevas legislaciones, nuevos formatos…”, relata, por lo que se constata que “hay diferentes velocidades” dentro del sector.

Retos y dificultades

¿A qué se deben estas diferentes velocidades con las que los organismos públicos encaran algo tan necesario como la gestión documental?

Este mismo portavoz alude a cuestiones culturales, principalmente. Por un lado, ·tienen que ver más con un cambio en la manera de gestionar la documentación y los nuevos formatos de la misma. En este punto, también se vuelve fundamental proporcionar la formación e información necesaria a las personas que van a estar involucradas en estos procesos, de modo que puedan acatar estas nuevas técnicas o tareas sin grandes contratiempos”.

Pero, por otra parte, “están surgiendo nuevas legislaciones que inciden en la importancia de contar con formatos de documentación que favorezcan la interoperabilidad entre las diferentes AAPP. Esta situación, por tanto, obliga a tomar decisiones para cambiar, adaptar y mejorar los procesos internos de las administraciones, con lo que ello puede conllevar en cuanto a la resistencia a los cambios”, añade Aznar, quien también alude a otros retos: “los relacionados con el cambio cultural y la interoperabilidad entre las administraciones siguen siendo los que más están impactando”.

Manuel Márquez señala que en estos diferentes grados de madurez de la gestión documental lo que no cambian son los retos, que son comunes a todas las administraciones públicas, independientemente de este estadio.

“Por ejemplo, si nos centramos en una compañía con capilaridad en todo el territorio nacional, según los últimos datos del Inventario de Entes Públicos del Ministerio de Hacienda y Función Pública, existen más de 17.000 organismos públicos con los que mantener una relación, por lo tanto, avanzar rápido en la digitalización y en la estandarización de procesos impulsará la adaptabilidad y agilidad de las gestiones”, determinad. “Para esto, las AAPP deben hacer frente a la dificultad de encontrar una herramienta común, con la capacidad de gestionar toda esta información. Esta herramienta deberá contar con posibilidades como captura de datos, junto a soluciones de automatización robótica de procesos que hagan posible ordenar, reenviar, realizar acciones y gestionar automáticamente las notificaciones”.

Así, el Business Developer manager de Canon Information Management Solutions está convencido de que, de esta forma, “se conseguirá que la descarga y gestión de la información se integre también con las herramientas de gestión de negocio (ERP, CRM, etc.) con que cuentan las entidades privadas contando con la plena garantía de que se cumplen todos los procedimientos de seguridad y confidencialidad”.

Tecnología al servicio

El responsable de Canon también enumera cuáles son esas tecnologías y procedimientos que están al servicio de las AAPP para ayudarles en su gestión documental.

En su opinión, “elegir el software correcto es la clave para mejorar notablemente la eficiencia y productividad de cualquier organización” y defiende la integración de nuestro gestor documental y de procesos Therefore en sus máquinas. “Esta es nuestra solución de gestión documental tanto en la nube como ‘onpremise’. Está, especialmente diseñada para permitir a empresas y todo tipo de organizaciones gestionar su información de manera estructurada, convirtiéndola en un activo estratégico. En el caso de solución online, la plataforma se basa en servidores alojados en Microsoft Azure, garantizando el cumplimiento de las normativas de seguridad y de regulaciones como la RGPD”, señala, añadiendo que, entre sus ventajas, “destaca una mínima curva de aprendizaje, gracias a una interfaz de usuario sencilla e intuitiva. Además, la herramienta destaca por su flexibilidad, pudiendo adaptar su funcionamiento, categorías y flujos de trabajo a las necesidades de cada organización” así como su integración con otras aplicaciones, como SAP, Navision o Business Central, entre otras, y la posibilidad de ser instalada en los servidores de la propia compañía o acceder a través de la versión online, según preferencia.

“Therefore puede usarse por cualquier área de la empresa, siendo especialmente recomendable para los departamentos financiero, de Recursos Humanos, legal, calidad o logística, que verán incrementados sus ratios de productividad. Esto es posible gracias a que la herramienta permite desde la búsqueda por contenido del documento, a la captura de datos, la creación de formularios web, así como analizar todos los datos para una toma decisiones más precisa. Todas estas opciones permiten aliviar la presión de los empleados, reducir el riesgo de errores humanos y evitar el incumplimiento normativo.  Por poner un ejemplo, desde nuestra área específica para estos servicios Canon Information Management Solutions hemos ayudado a compañías líderes en la gestión de activos financieros e inmobiliarios a mejorar en un 200% su productividad en la gestión de las comunicaciones con las Administraciones Públicas”, concluye.

José Aznar, mientras tanto, resume estas posibilidades en la combinación de tecnologías “que llevan mucho tiempo en el mercado -como pueden ser OCRs, ICRs y OMRs- con nuevos enfoques como el procesamiento del lenguaje natural, machine learning o hiperautomatización”, explica.

“La gestión documental no es algo estanco, necesita estar continuamente trabajando y actualizando los procesos, de modo que estos faciliten y mejoren el uso y el almacenamiento de la información. En este sentido, la implementación de avances tecnológicos como los anteriormente nombrados ayuda a aportar inteligencia y a reducir el tiempo de trabajo dedicado a tareas mecánicas, permitiendo centrarse en otras que aportan más valor”, añade.

Y, precisamente por eso, considera que es fundamental “contar con herramientas y procesos de gestión documental actualizados”, porque la tecnología “avanza día a día, por lo que es importante evolucionar con ella para así poder aprovechar los nuevos enfoques que ofrece. Entre otros beneficios, el uso de herramientas tecnológicas avanzadas facilita la automatización de muchos aspectos del flujo de trabajo documental, incrementando la eficiencia y la productividad”.

Esto sin olvidar “otro punto crucial es el relativo a la seguridad de la información. No se puede olvidar que los documentos almacenados pueden contener información sensible. Por eso, y con el objetivo de evitar posibles situaciones problemáticas, hay que estar lo más actualizados posible en todo lo relativo a protección de la información”.

A esto el responsable de Canon añade que, actualmente, “todavía siguen existiendo un gran número de procesos gestionados de forma manual que no solo ralentizan, sino que son una fuente de errores que, gracias al uso de estas herramientas de gestión documental, se minimizan al máximo. El ahorro de tiempo que hacen posible estas herramientas permite al personal humano ganar en confianza en la efectividad de las gestiones automatizadas y liberarles para poder centrarse así en otras tareas de mayor valor añadido o dificultad que requieren de una atención más personalizada”.

De analógico a digital

Todo cambio implica riesgos y oportunidades. La transición de una administración pública física a una digital no es ajena a este mantra.

“Los principales desafíos” de esta transición “tienen que ver con el cambio cultural y la interoperabilidad, tanto interna como externa”, expone el responsable de Kyocera. “En muchas ocasiones, es necesario compartir la información almacenada con otros departamentos o administraciones. Para que este intercambio se realice correctamente, es importante definir todos los procesos para almacenar o intercambiar la información de forma ágil pero segura”, expone.

Pero no es algo que ocurra solo entre los organismos públicos, sino que, tal y como constatan desde Canon, los desafíos que afrontan las AAPP son también comunes a la mayoría de empresas. “El principal de ellos es la cultura del cambio. Poner en marcha y llevar a cabo estos procesos no es una tarea sencilla y puede presentar dificultades en múltiples tipos de organización”, detalla Márquez, quien considera que es necesario “afrontar este cambio de paradigma con la información suficiente para entender que se trata de una mejora, un paso adelante que permitirá liberar tiempo de algunas tareas monótonas para poder ser empleado en cuestiones de mayor valor añadido.

Además, actualmente, es necesario comprender también que este tipo de herramientas u otras que también integran, como la inteligencia artificial, son una ayuda para las personas y no una forma de reemplazarlas”.

Seguridad de la información

Como veíamos antes, la seguridad de la información es una de las claves en todo proceso de gestión documental y una de las principales preocupaciones de todos los responsables de administraciones públicas, especialmente en lo que a la digitalización se refiere.

“Los datos y la información son uno de los activos más importantes para todo tipo de organizaciones. Conforme su valor ha aumentado, también lo ha hecho su relevancia para el negocio, por lo que su seguridad e integridad resultan cada vez más importantes”, contextualiza Manuel Márquez, quien detalla que tanto las empresas como las AAPP “no funcionan como una ciudad amurallada, sino que, en muchos casos, se sitúan en distintos puntos geográficos. Además, el trabajo híbrido significa que los empleados almacenan y comparten información y colaboran entre ellos desde diversas ubicaciones. Por lo tanto, mantener la información segura y los procesos de conformidad con las normativas resulta complicado y se necesita contar con las herramientas adecuadas para ello, como soluciones en la nube” que sean capaces de “establecer políticas automatizadas sobre quién puede acceder a los documentos y cómo se almacena o comparte la información” y realizar un seguimiento de toda interacción con los documentos, “lo que proporciona un registro digital de todas las acciones realizadas”. Algo que “no solo protege la confidencialidad de los datos, sino que también asegura la integridad de la información, evitando accesos no autorizados. Además, la monitorización detallada de todas las interacciones con un documento garantiza una gestión efectiva y una visibilidad completa de la información”.

Márquez también aborda la importancia de que, a la hora de imprimir un documento con información confidencial o de acceso restringido “hay que tener en cuenta varios riesgos. El primero de ellos es que esos documentos se extravíen u olviden en la impresora, poniéndolos al alcance de las personas equivocadas. Así mismo, las impresoras actuales cuentan con gran capacidad de procesamiento, similar a un ordenador, con su propia CPU y disco duro, por este motivo, pueden ser objetivo de ataques para la sustracción de información. En este sentido, los equipos deben contar con medidas de protección, como la necesidad de identificación personal para poder imprimir, el uso de programas de software que protegen la integridad de la impresora o la posibilidad de establecer alertas que avisan por correo a los responsables cuando un documento concreto es enviado para impresión”.

Algo que se puede trasladar a los dispositivos de escaneo, que también representan riesgos. “Sin funciones seguras, un escáner es vulnerable a la manipulación, por ejemplo, un usuario interno podría cambiar las colas de enrutamiento del correo electrónico para dirigir un email a un usuario no autorizado. Además, sin una función de cifrado, un documento podría abrirse, editarse o imprimirse libremente. Desde un punto de vista externo, un atacante también podría acceder a través de la red e interceptar un documento transmitido a través de HTTPS si este y sus datos no están cifrados. Por ello, es importante que estos equipos cuenten con diferentes opciones de seguridad que permitan mantener la información protegida. Además de la necesaria identificación personal para hacer uso de los mismos”.

Pero tampoco hay que perder de vista que estas herramientas son también “especialmente útiles para garantizar el cumplimiento normativo respecto de la confidencialidad de la información. La automatización de flujos de trabajo contribuye a evitar estas situaciones, impidiendo por ejemplo que un documento del departamento de RRHH se guarde en un lugar diferente al que se creó específicamente para ello”, refuerza Márquez.

Como resume el Business Solutions Manager de Kyocera, la seguridad de la información “no se aborda como un tema aislado, sino que se encuentra dentro de una estrategia global. La gestión documental es un activo IT más, dentro de los muchos que existen y por ello, tiene que tener el mismo tratamiento que todos los demás, intentando tener la mayor seguridad en los controles de acceso a la información no solo externamente, también internamente. Es decir, por un lado, existirá esa protección de la información ante posibles ataques externos. Por otro lado, también es necesario controlar la gestión de permisos internos, para que cada usuario acceda a la información p1rtinente”.

El papel de la ley

Al inicio de este reportaje nos hacíamos eco de algunas de las legislaciones que, en España, están impactando a nivel de gestión documental en las administraciones públicas.

En un momento en el que la conciencia medioambiental está más encima de la mesa que nunca, hemos querido preguntar también a nuestros interlocutores en qué medida afectan las diferentes leyes en diversas materias para impulsar la gestión documental en las AAPP.

“A nivel legislativo, se está tendiendo a minimizar el uso del papel a través de diferentes regulaciones, no solo en gestión documental sino en cualquier ámbito. Además de ser más sostenibles, se busca también optimizar la eficiencia y la operatividad, y eso solo se puede conseguir evitando duplicados de información, gestionando correctamente los accesos… todo esto se vuelve mucho más sencillo con el uso de herramientas digitales, de ahí la importancia de abordar este proceso”, reconoce José Aznar.

Mientras, Manuel Márquez considera que las propias herramientas de gestión documental, “gracias a su accesibilidad, son un método que fomenta la optimización del uso de papel. De hecho, este es uno de los objetivos perseguidos por parte de las AAPP con la introducción de las nuevas normativas que promueven la digitalización de la relación con ellas. A pesar de esto, también hay que tener en cuenta que el papel es un elemento altamente reciclable. En el año 2020, Europa recicló el 74 % de papel utilizado”. 

El responsable de Canon añade que, en su caso, “estamos fuertemente comprometidos con la sostenibilidad y trabajamos para impulsarla en todos los ámbitos de nuestra actividad. Un ejemplo de este compromiso es nuestra iniciativa ‘Bosque Canon’, a través de la cual hemos compensado todas nuestras emisiones de CO2 anuales en España a través de un proyecto de reforestación. De hecho, gracias a estos esfuerzos, hemos recibido, durante 3 años consecutivos, el sello «Calculo y Reduzco», otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica (MITECO)”.

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