El viaje a la nube de la AAPP continúa

El uso de los servicios en la nube permite a cualquier organización (y, por tanto, a las Administraciones Públicas) prestar servicios digitales y disponer de infraestructuras tecnológicas seguras, eficientes y fiables. Sin embargo, en el caso de los organismos públicos, las exigencias son mayores en términos de garantías, seguridad y el control sobre los datos.

Por eso, tradicionalmente las Administraciones Públicas se han visto más retardadas a la hora de adoptar este tipo de tecnologías. Algo que cambió radicalmente con la pandemia, que hizo que muchas organizaciones públicas se lanzaran de cabeza a la nube. La flexibilidad y escalabilidad de esta computación permitió a los gobiernos hacer frente a los retos urgentes de la pandemia (entre otros, los aumentos masivos de la demanda de servicios digitales o el cambio repentino al trabajo remoto de los propios trabajadores públicos). Como resultado, los gobiernos de todos los niveles realizaron inversiones considerables en la nube. Sin embargo, ahora se enfrentan a decisiones difíciles sobre cómo mantener, desarrollar y aprovechar estas nuevas inversiones en la nube.

Aunque muchas organizaciones gubernamentales ya habían adoptado la nube en el pasado, la pandemia cambió las prioridades de aquellas que aún no tenían la nube como prioridad en su enfoque de la infraestructura. De repente, la nube no era sólo una de las muchas prioridades para una organización de TI dentro de una organización gubernamental, sino que era la capacidad clave para que tanto las operaciones de TI como las de negocio mantuvieran los servicios en funcionamiento. Ahora que poco a poco algunas aguas vuelven a su cauce, muchas de esas prioridades y de cambios de paradigma no han desaparecido. Más bien al contrario: la flexibilidad del teletrabajo o el impulso de servicios digitales se reclaman cada vez más, lo que conlleva el consumo de nuevos recursos.

Una investigación de McKinsey revela que la pandemia ha cambiado la forma en que las organizaciones gubernamentales utilizan la nube: no sólo se han lanzado a la nube los últimos en adoptarla, sino que las organizaciones gubernamentales de todo tipo buscan cada vez más utilizarla para mejorar los servicios esenciales de su misión.

Más que un salto

Sin embargo, y como bien saben los miembros de la Comunidad ByTIC (pues, generalmente, se enfrentan e estos mismos retos todos los días), para aprovechar el impulso de la pandemia se necesita algo más que un inventario de herramientas tecnológicas: a menudo se requieren cambios en la cultura organizativa, el personal y un enfoque diferente de cómo los organismos utilizan la nube. Estos cambios pueden mejorar las adminsitraciones a medida que pasan de utilizar la nube únicamente como una herramienta de infraestructura a aprovechar también la escalabilidad, flexibilidad y capacidad de compartir inherentes a la nube para revolucionar la forma en que se prestan los servicios a los ciudadanos.

Para Alejandro Pinto, responsable de desarrollo de negocio de Sector Público en España de Amazon Web Services (AWS), el principal reto a la hora de abordar el cloud en las administraciones públicas tiene que ver con la digitalización de los servicios públicos, que es “una demanda de ciudadanos y empresas, y ha pasado a ser una prioridad política, en el contexto de los ambiciosos objetivos y presupuestos de la Estrategia Digital Europea. Las administraciones públicas españolas han intensificado sus procesos de modernización y digitalización”.

Según su visión, las Comunidades Autónomas de Andalucía, de Valencia, y la Región de Murcia “han inaugurado nuevas agencias de transformación digital que aceleren la digitalización de los servicios públicos, que atraigan talento, y que sirvan de motor de sus economías digitales” mientras que el Gobierno de España “también está impulsando la Agencia Española de Administración Digital”. Todo esto hace que la adopción de la nube “esté siendo un elemento común y pilar fundamental de todas las estrategias de digitalización” porque “está aportando a las administraciones agilidad y aceleración en su digitalización, escalabilidad frente a la alta demanda, seguridad, capacidad de innovación y optimización de costes que les ofrece”.

Para Alejandro Pinto, la nube permite respuestas rápidas ante situaciones cambiantes y de incertidumbre, ya sean emergencias climáticas, sanitarias o cambios en el entorno macroeconómico. Por ello, “estamos viendo cómo las organizaciones públicas en España se apoyan en la nube para ofrecer servicios más ágiles y personalizados a los ciudadanos”.

En cuanto a los retos para la migración a la nube, desde AWS observan que estos desafíos no son de carácter técnico, sino culturales. Por ello, defiende este responsable, “es vital que los líderes de cada organización se involucren en la transformación digital en la nube, y que provean a sus equipos de la formación técnica necesaria, de forma que participen y se sientan involucrados en el proceso de transformación digital”.

Lluís Altés, SBSS de VMware Iberia, explica, en este punto, que las administraciones públicas están utilizando el cloud tanto para cuestiones internas como de cara al ciudadano. “La adopción de la nube en el sector público ha crecido significativamente en los últimos años debido a los beneficios que ofrece en términos de eficiencia, escalabilidad y agilidad”, explica. En lo que respecta a las cuestiones internas, las administraciones públicas están utilizando el cloud para “optimizar la gestión de sus operaciones internas y mejorar la eficiencia en áreas como el almacenamiento de datos, la colaboración, o la gestión de recursos como los puestos de trabajo”, según Altés. Además, el cloud también se utiliza cada vez más para ofrecer servicios al ciudadano. “La nube permite a las administraciones públicas ofrecer servicios de manera más rápida y accesible, mejorando sustancialmente la experiencia del ciudadano y reduciendo la complejidad de algunos procesos”, sentencia.

Beneficios para ambos

Esto, evidentemente, conlleva ventajas para los dos lados de la balanza: proveedor y receptor de estos servicios.

Según Altés, en lo que a la administración se refiere, algunas de las principales ventajas son: escalabilidad y agilidad, acceso remoto y colaboración así como eficiencia y reducción de costes. En lo que a escalabilidad y agilidad se refiere, este responsable destaca que los servicios cloud ofrecen “la capacidad de escalar rápidamente los recursos informáticos según la demanda, lo que permite a las administraciones públicas ajustar sus capacidades de manera ágil y eficiente. Esto es especialmente útil en situaciones en las que se requiere una capacidad adicional, como períodos de alta demanda de servicios”.

Además, el cloud facilita el acceso remoto a los datos y aplicaciones, “lo que permite a los empleados de la administración trabajar de forma flexible y colaborar de manera más efectiva. Esto es especialmente relevante en situaciones de teletrabajo o cuando se requiere colaboración entre diferentes departamentos o entidades gubernamentales”. Todo ello sin olvidar que esta tecnología permite a las administraciones públicas, según el responsable de VMware, “optimizar la utilización de recursos informáticos y eliminar la necesidad de mantener y gestionar infraestructuras físicas con grandes costes y complejas. Esto se traduce en ahorros significativos en términos de adquisición, mantenimiento y actualización de hardware y software”.

En cuanto a los beneficios que aporta para los ciudadanos, el SBSS de VMware Iberia los engloba en acceso fácil y conveniente a servicios (que son “más rápidos y eficientes, y realizar trámites desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que elimina la necesidad de desplazamientos y reduce la burocracia asociada a determinados procedimientos administrativos”) y mejora de la experiencia del ciudadano (“el uso del cloud puede mejorar la experiencia del ciudadano al proporcionar servicios rápidos y personalizados. Los ciudadanos pueden acceder a información actualizada, realizar seguimiento de sus trámites y recibir notificaciones en tiempo real, lo que mejora su satisfacción y confianza en los servicios públicos”).

Por eso, según su opinión, estas características de eficiencia, agilidad, acceso remoto, mejora de la experiencia del ciudadano, transparencia y participación ciudadana que permite el cloud “contribuyen a una administración más eficiente; a servicios gubernamentales más accesibles y orientados al ciudadano; y a mejorar la experiencia del empleado público”.

Tres fases

Sin embargo, en este punto cabe señalar que, en general, la adopción de la nube por parte de la Administración puede dividirse en tres fases.

En un primer momento, está la resolución de problemas. Esta primera época se centró en resolver los problemas técnicos y de seguridad que obstaculizaban la adopción de la nube. Este periodo se caracterizó por el lanzamiento de los documentos políticos, técnicos y de seguridad que permitieron a las organizaciones gubernamentales adoptar la nube. Muchas agencias trasladaron sus aplicaciones no críticas (como los servicios de correo electrónico) a la nube para eliminar los costosos servidores internos en esta era.

La segunda etapa es la de las prioridades contrapuestas. Una vez resueltos varios problemas técnicos y de seguridad de la nube, las administraciones tuvieron que decidir cuándo migrar a ella. La migración a la nube tuvo que competir con los sistemas heredados y otras prioridades tecnológicas y empresariales por los mismos recursos limitados. Aunque muchos organismos invirtieron en la nube, estas inversiones fueron a menudo fragmentarias, y las organizaciones de misión migraron solo unos pocos servicios o aplicaciones. El resultado suele ser un mosaico de utilización de la nube sin las bases organizativas necesarias para aprovechar todas sus ventajas.

Algo que nos lleva a una última etapa, en la que se busca maximizar la misión. Una vez que los organismos adoptan la nube a escala, entran en la tercera era de la nube en la Administración: intentar determinar la mejor forma de aprovechar el valor de la nube para la misión. La tecnología de nube viene con algunas capacidades inherentes, como flexibilidad y escalabilidad. Sin embargo, las organizaciones deben determinar cómo aplicar esas capacidades a su misión para beneficiar a los ciudadanos.

Consejos

Son tres etapas que no necesariamente tienen que ser lineales sino que pueden convivir, incluso dentro de una misma agencia gubernamental.

¿Qué consejos hacen los proveedores para que esta transición sea lo más eficiente, sencilla y segura posible? “Habitualmente vemos que las organizaciones que tienen más éxito a la hora de abordar una estrategia cloud son aquellas que el equipo de liderazgo está alineado y comprometido con la transformación digital, estableciendo una dirección clara para el resto de la organización”, detalla el responsable de desarrollo de negocio de Sector Público en España de Amazon Web Services (AWS), para quien es importante “realizar un análisis y establecer una hoja de ruta sobre qué aplicaciones o cargas de trabajo deben moverse a corto, medio y largo plazo”.

También señala como importante “contar con un partner de confianza que les pueda ayudar en este proceso de transformación digital. Los partners de AWS ya están desempeñando un papel clave en la continua transformación digital de las organizaciones del sector público en nuestro país. Por ejemplo, Indra ha anunciado recientemente que la Dirección General de Tráfico acometerá un gran proceso de digitalización de la movilidad en España, creando una plataforma de gestión y monitorización del tráfico de vehículos apoyándose en la tecnología en la nube de AWS”. 

Alejandro Pinto destaca que la red de partners de AWS (Amazon Partner Network, APN) es una comunidad global de partners que se beneficia de los programas, la experiencia y los recursos para crear, comercializar y vender diferentes productos y servicios para los clientes. “Formar parte de APN permite a los partners innovar, llegar a más clientes e impulsar su negocio con los recursos técnicos, de marketing y de financiación que AWS pone a su disposición. Dentro de APN, los partners de AWS pueden elegir diferentes rutas y programas que les permiten especializarse y mostrar su experiencia en una tecnología o segmento específico. Dentro de estas especialidades hemos desarrollado el programa AWS Public Sector Partner (PSP), con el objetivo de impulsar la digitalización del sector público, la educación, las organizaciones sin ánimo de lucro y la sanidad, a través de partners especializados que puedan aprovechar todo el potencial que aporta la nube para ayudar a sus clientes a ofrecer mejores servicios y aumentar la eficiencia”, sentencia.

El viaje continúa

Así pues, y aunque muchas AAPP han tomado la decisión de pasar a la nube durante la pandemia y con posterioridad, estas mismas organizaciones se enfrentan ahora a la decisión de cuál es la mejor manera de hacer uso de la nube para cumplir su misión.

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