Entrevista con Ana Porras, jefa de Planificación de Sistemas de la Secretaría de Estado de Función Pública
“Las evaluaciones del desempeño y la planificación serán las que determinen la eficacia y eficiencia de los empleados públicos, no los marcajes horarios”
La formación de los empleados públicos es una de sus responsabilidades en un momento en el que la digitalización marca esa formación. Ana Porras, jefa de Planificación de Sistemas Informáticos de la Secretaría de Estado de Función Pública (Ministerio de Hacienda y Función Pública), defiende los equipos interdisciplinares que incluyan expertos TIC desde el comienzo de cualquier estrategia pública así como una transformación cultural y organizacional que acompañe a la transformación digital que vivimos.
Asegura que la pandemia de COVID-19 permitió a nuestro país “lucirse” tecnológicamente al tiempo que destapó el gran déficit organizativo de muchas organizaciones y que estaba oculto tras la presencialidad.
-Usted es la responsable de la digitalización de los servicios relacionados con la gobernanza y la función públicas, trabajando en colaboración con la Secretaría General de Administración Digital principalmente y con la Dirección de Tecnologías del Ministerio Hacienda. ¿Podría explicarnos qué servicios son, básicamente, sobre los que se dirige su trabajo?
Desde la División de Tecnologías de la Información (DiTI) facilitamos los servicios digitales a la Secretaría de Estado de Función Pública al tiempo que colaboramos con la Secretaría General de Administración Digital (SGAD) del Ministerio de Economía y Transformación Digital, en la elaboración, desarrollo y ejecución de los planes de digitalización de la Secretaría de Estado, así como en la implantación y seguimiento de los planes de trasformación digital de nuestro Ministerio.
Todo ello sin perjuicio de las competencias que corresponden a la SGAD por la normativa que regula la estructura ministerial y las derivadas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), del Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas, de España Digital 2025 y demás planes relacionados con la transformación digital.
La DiTI, respecto de los servicios de la Secretaría de Estado de Función Pública, ejerce las funciones de planificación, dirección y coordinación de los desarrollos de los sistemas de información; la elaboración, preparación y propuesta de necesidades de los recursos tecnológicos; la prestación de servicios en materia de tecnologías de la información, así como la dirección y coordinación en cuanto al portal de Internet y la sede electrónica asociada.
Dentro de la Secretaría de Estado, en la Dirección General de la Función Pública los servicios van dirigidos a los empleados públicos, a su relación de servicio con la Administración y la captación y retención de talento para el sector público.
Desde la Oficina de Conflictos de interés se fomentan sus valores y principios de ética e integridad pública, mientras que desde la Dirección General de Gobernanza Pública se enfoca en la transparencia e integridad, de cara a la ciudadanía, de los servicios y funciones de la administración general del estado (AGE). En paralelo con ellos, contamos con el Instituto para la Evaluación de Políticas Públicas, y de los planes y programas en el ámbito de la Administración General del Estado.
Destacaría, entre los servicios que presta la DiTI en este entorno, la formación de sus empleados y empleadas públicas, la digitalización de procedimientos en la sede electrónica, relacionados con el personal funcionario de Administración Local con habilitación de carácter nacional o con los procedimientos de calidad de servicios públicos y el soporte de la página web de la Secretaría de Estado.
Atraer talento
-Se lo comento porque hace unos días la secretaria de Estado de Función Pública, Lidia Sánchez Milán, presentaba ante la Comisión de Presupuestos del Congreso la partida presupuestaria de su departamento, con un monto de 2.079 millones de euros, un 2,28% más que en 2022 destinado a modernizar la Administración. ¿Cuáles van a ser los principales retos/objetivos?
Los retos y objetivos se enmarcan en el componente 11 del PRTR (Plan de Modernización de las Administraciones Públicas) que contempla entre sus inversiones la Inversión 3 (“Transformación Digital y Modernización del Ministerio de Política Territorial y Función Pública y de las Administraciones de las Comunidades Autónomas y de las Entidades Locales”). Dentro de esta se encuentran diversos proyectos que descansan en cuatro ejes: digitalización de la administración y sus procesos, reducción de la temporalidad de los empleados públicos y mejora de su formación, transición energética de la administración, y la modernización de la gestión pública, permitiendo una mejor rendición de cuentas.
Por su parte, desde la Secretaría de Estado, la reforma para la simplificación y digitalización de los procesos y procedimientos administrativos incluye entre ellos el acceso al empleo público, así como reducir la tasa de temporalidad en el conjunto de las Administraciones Públicas españolas, donde el compromiso con la Comisión Europea de estabilizar 300.000 puestos de trabajo antes de 2024 está en marcha con la aprobación de 372.612 plazas en la oferta de empleo público de estabilización. Se recuperan, después de 15 años, la tasa de reposición de efectivos, por encima del 100%, y se retoman acuerdo con los sindicatos para recuperar los derechos recortados en 2012. Asimismo, se reforzará la evaluación de las políticas públicas con el fin de mejorar su eficiencia.
En concreto, se encuentran en marcha la modernización del Registro Central de Personal, por un lado para la reforma del sistema de explotación de la información estadística de los recursos humanos y otra para la mejora del ciclo de planificación de los recursos humanos de la AGE, la elaboración la elaboración de un mapa de contenidos partiendo de las funciones comunes y específicas de la AGE, una plataforma tecnológica para la atención a la ciudadanía, la mejora del portal de transparencia, una plataforma digital para los procesos de calidad e innovación en la Administración Pública, mejora en la gestión electrónica de las incompatibilidades y conflictos de interés o el nuevo portal para la atracción del talento www.empleopublico.gob.es, recientemente publicado.
Intercambio de datos
-Cloud, hiperconvergencia, movilidad… ¿cuáles son las tecnologías que marcan el futuro de esa modernización?
Las tecnologías vienen marcadas también por los ejes del Plan de Digitalización, la movilidad en primer lugar, con la creación de apps móviles para notificaciones, registro o facturas, y el acceso en movilidad a Mi carpeta ciudadana, que merece ser conocida por la mayoría de ciudadanos y que nos proporciona acceso a nuestros expedientes, desde tráfico a titulaciones académicas, pasando por vida laboral o prestaciones de empleo.
Los portales mejorarán su experiencia de usuario con plataformas de experiencia digital (DXP) para que los ciudadanos encuentren lo que necesitan de forma más rápida y personalizada.
La identidad digital también se hará más accesible, no solo para quienes tengan dificultades en el acceso electrónico, sino para todos, arrastrando la automatización de procesos mediante robots e infraestructura hiperconvergentes. Para los servicios de infraestructura cloud, tenemos la NubeSARA que va aumentando paulatinamente los organismos y usuarios adheridos.
El gran reto consistirá en la gestión e intercambio de información en una organización como la AGE que almacena una inmensa cantidad de datos, que son de todos, por un lado, y que por otro, son de cada uno, con lo que implica para la protección de datos personales.
El DataLake de la AGE permitirá, junto con la Plataforma de Intercambio de Datos no solo agilizar las interacciones de los ciudadanos con la Administración, sino que ésta podrá adelantarse y ofrecer sus servicios al ciudadano de forma proactiva, jugando para ello un papel especial la inteligencia artificial y el machine learning.
Y, por último, el puesto de trabajo inteligente para los empleados públicos les permite gestionar dentro de este ecosistema en rápida evolución.
-Para esa digitalización de la Secretaría es básica las habilidades digitales, la formación en tecnología de los propios empleados. En ese sentido, ¿qué acciones o programas tienen en marcha para formar a los funcionarios de su organismo?
En línea con el programa del actual gobierno en lo referente a empleo público, existe un Plan de Formación y Capacitación de los empleados públicos dentro del Ministerio, y desde la DiTI se programa anualmente cursos de capacitación digital para los empleados de la Secretaría de Estado.
En estos cursos se imparten los conocimientos básicos de los servicios comunes como DIR3, SIA, GEISER, Portafirmas, Notific@, Acced@, INSIDe, ARCHIVe y Carpeta Ciudadana. Todo estos programas ofrecen una visión de conjunto de los servicios electrónicos usados en el Departamento y en la Administración General del Estado para implantar la tramitación digital de todos nuestros procedimientos integrando el documento y expediente electrónicos. Se hace un recorrido por estas herramientas de administración electrónica, de uso común en las unidades de la Secretaría, identificando su funcionalidad dentro de la organización y viendo ejemplos prácticos en cada caso, con tramitaciones reales, y las implicaciones legales de su uso en el procedimiento administrativo, para la creación, tramitación, resolución y archivado final de un expediente.
También se programa cursos para obtener el mejor rendimiento de las herramientas asociadas al puesto de trabajo inteligente y para la publicación de contenidos en los portales web de la Secretaría de Estado.
Formación digital
-La digitalización de la Administración Pública no solo tiene como reto formar a los que ya están dentro sino también atraer el talento digital necesario. ¿Cree que hay suficiente talento digital en la AA.PP? Y de no ser así ¿cómo cree que podría atraerlo la empresa pública?
Hay mucho talento digital en la Administración Pública pero de ninguna forma es suficiente. La transformación digital que está teniendo lugar en toda la sociedad tiene que ir acompañada de una transformación cultural y organizacional que necesita de expertos en distintos campos de lo digital y en todos los ámbitos de las Administraciones Públicas, trabajando en equipos interdisciplinares para el avance en cada política pública implantada. La digitalización no puede ser una mera herramienta que se aplica tras la implantación de una estrategia, sino que tiene que ser parte de ella desde su estudio de viabilidad y diseño.
En la AGE, al igual que en el resto de las Administraciones Públicas y cualquier empresa privada, la necesidad de expertos TIC es acuciante. Hay previstas en las ofertas de empleo público para los siguientes dos años 380 plazas para cuerpos A1 y 266 para cuerpos A2 anuales. Los cuerpos A1 y A2 son aquellos en los que es necesario tener un nivel de titulación de grado o equivalente para su acceso y hay un total de casi 1.300 plazas.
Los puestos de trabajo a los que se acceden son atractivos pero quizá poco conocidos, por lo que se está realizando desde la Dirección General de Función Pública una gran campaña de comunicación para que todos aquellos interesados tengan la información necesaria para opositar: el portal que ya hemos mencionado, charlas en universidades y colegios profesionales, o vídeos a través del canal de YouTube del Ministerio donde empleados públicos de nuevo ingreso cuentan su experiencia…
-En ese sentido, existe un claro desafío en el ámbito profesional digital y que no es otro que revertir la poca presencia que tiene la mujer. Usted es ingeniera de Telecomunicaciones y funcionaria pública. ¿Qué falla en su opinión y en su experiencia para que la mujer este más presente en estos ámbitos?
Aunque la falta de vocaciones STEM (Science, Technology, Engineering and Mathematics) es problemática en general en un mundo en el que cada vez hay más demanda laboral de estos perfiles es especialmente preocupante en las mujeres porque no sólo es bajo el porcentaje de ellas que acceden sino que ha descendido en los últimos años, como si las mujeres arrastraran una goma invisible atada a su espalda y, aunque consiguen logros y acceder a nuevos ámbitos, un contratiempo que sólo tendría que ralentizar el avance a cualquier persona, en el caso de la mujer, la devuelve al sitio de origen para tener que empezar de nuevo.
La Asociación de Mujeres en el Sector Público ha realizado su último congreso sobre Mujer y Tecnología, donde pudimos poner en común cómo las mujeres nos encontramos con dificultades distintas a los hombres ante el confinamiento, la conciliación, el teletrabajo, los retos del liderazgo… y que debemos superar mayores exigencias, muchas veces impuestas por nosotras mismas.
Desde ASTIC, Asociación Profesional de Cuerpos Superiores de Sistemas y Tecnologías de la Información de las Administraciones Públicas se ha estudiado la evolución del acceso de las mujeres a estos ámbitos y nos lleva a pensar que donde hay que centrar los esfuerzos es en generar entornos familiares y escolares en la niñas que favorezcan su acceso los ámbitos STEM, modificando su percepción de dificultad y su autoexigencia, que los niños no tienen.
Evaluación del desempeño
-Como responsable de tecnología de una empresa pública, ¿cree que por fin, sobre todo a raíz de la pandemia, se ha dado a la tecnología el valor que tiene?
Cuando el viernes 13 de marzo del 2020 nos fuimos del trabajo no sabíamos que el lunes siguiente no íbamos a volver a trabajar y que estaríamos encerrados en casa hasta el 2 de mayo que empezó el plan de desconfinamiento. Si pudimos conectarnos todos en remoto a nuestros centros de trabajo fue gracias a la labor de los técnicos de las unidades TIC de la AGE y a que todas las infraestructuras se habían ido preparando para posibilitarlo durante los últimos años.
«La pandemia ha destapado el gran déficit organizativo que soportan muchas de nuestras organizaciones.»
Por un lado la pandemia de COVID-19 en España ha permitido lucirse a tecnologías e infraestructuras, no sólo públicas, también privadas: la red de comunicaciones ha soportado el increíble pico de consumo que supuso el confinamiento y que todas las actividades se hicieran online, y por otro ha destapado el gran déficit organizativo que soportan muchas de nuestras organizaciones, y que estaba oculto tras la presencialidad y la falta de evaluación y presentación de resultados, que ahora tenemos como asignatura pendiente.
Las evaluaciones del desempeño y la planificación, tanto en el trabajo presencial como en teletrabajo, serán las que determinen la eficacia y eficiencia de los empleados públicos, no los marcajes horarios.
-Y en ese sentido ¿qué papel juega ahora el responsable de TI de una empresa pública como es su caso?
Como destacaba es necesario trabajar en equipos interdisciplinares que incluyan expertos TIC desde el comienzo de cualquier estrategia pública. El experto TIC no es “el informático” del que sólo nos acordamos cuando algo no funciona. Igual que entendemos la diferencia entre un arquitecto y un albañil, la importancia de la labor de cada uno, y no se nos ocurre edificar una construcción sin un arquitecto, ni pedirle que ponga ladrillos, ya que lo hará mucho mejor el albañil, nos cuesta en cambio distinguir los distintos roles de los perfiles TIC, desde el responsable, al analista, el programador y los distintos técnicos.
El responsable de TI en un órgano u organismo público no podrá ejercer su labor si no conoce las competencias y funciones de ese órgano, las normativas que le afectan y sus relaciones con el resto de administraciones públicas, ciudadanos o empresas. Y tendrá que participar en su producción normativa, el diseño e implantación de sus planes estratégicos y de acción y la evolución y evaluación de sus políticas públicas.
Todos a una
-Es una pregunta compleja pero ¿qué considera imprescindible para que la estrategia que, como país, tenemos en cuanto a transformación digital, sea un éxito? Me refiero a que realmente sea una transformación que sea para todos, que sea transparente, con unos servicios públicos digitales, accesibles…
Creo que para que la transformación digital sea un éxito es absolutamente necesario que no vaya sola. La sociedad entera ha de transformarse no sólo en lo digital, sino también cultural y organizativamente, compromotiéndonos como innovadores públicos a hacer lo que nunca se ha hecho antes.
Los problemas con los que nos enfrentamos como país son demasiado complejos para que la solución se proponga desde una única disciplina, o desde unas pocas. La transformación habrá de producirse teniendo en cuenta las visiones desde las administraciones local, autonómica y estatal, desde el punto de vista TIC, de recursos humanos, de gestión presupuestaria, de contratación pública… con la participación no sólo del responsable político que fija los objetivos, sino de la ciudadanía, de las organizaciones sindicales, del sector empresarial, de las asociaciones públicas y privadas interesadas y atreviéndonos a innovar entre todos.
Es difícil coordinar tantos puntos de vista pero saldremos enriquecidos todos con estas relaciones, y será la única forma de enfrentarnos a estos retos con tantas facetas a los que no se les puede atacar con soluciones viejas.
