Javier Araujo, Strategy Advisor de Iron Mountain
El directivo de Iron Mountain asegura que “la pandemia supuso una prueba que ha demostrado que la Administración puede trabajar de forma digital”
En plena era de la administración pública digital, ¿tiene sentido seguir hablando del soporte papel?
Las Administraciones Públicas a menudo enfrentan desafíos en la gestión de la información debido a la cantidad y complejidad de la misma. Gracias al esfuerzo normativo e inversor en este sector, desde hace años se viene impulsando la reducción e incluso eliminación del papel en su relación con los ciudadanos y empresas. Pongo sólo como ejemplo al Ayuntamiento de Madrid. En enero de 2009, esta Administración movía aproximadamente 80.000 expedientes en papel al mes entre sus centros. En enero de este año 2023, esa cantidad se había reducido a poco más de 4.000 expedientes1. No obstante queda camino por recorrer hasta conseguir la ansiada y mil veces considerada utópica “Administración sin papeles”.
Los problemas surgen cuando se necesita acceder a la información o ante una urgencia, encontrar el documento correcto entre montones de papel sin clasificar es una tarea imposible. O peor aún, cuando se producen pérdidas de información confidencial que pueden acabar en las manos equivocadas.
Una correcta gestión de la información es imprescindible para abordar este problema. Las Administraciones Públicas deben implementar políticas y sistemas de gestión de la información que estandaricen los formatos, mejoren la accesibilidad y garanticen la seguridad y protección de la información.
La digitalización de la Administración Pública española es una prioridad que tiene como objetivo mejorar la eficiencia, transparencia y accesibilidad de los servicios públicos y fomentar la participación ciudadana.
Mientras las organizaciones privadas llevan tiempo digitalizando documentación, los organismos públicos van más retrasados, ¿a qué se debe esta situación?
Las inversiones realizadas por las AAPP impulsadas por los fondos europeos están acelerando la digitalización tanto de forma interna como en los servicios ofrecidos a los ciudadanos, estamos en el séptimo puesto de la Unión Europea, en línea con Francia o Alemania
La pandemia supuso una prueba que ha demostrado que la Administración puede trabajar de forma digital, pero el retraso en la aprobación de fondos europeos ha supuesto el mayor freno. Bajo mi opinión, 2023 será el año definitivo para transformación digital de la Administración gracias al plan España Digital 2026 y la asignación de los fondos europeos.
¿Qué propone Iron Mountain en este sentido?
Desde Iron Mountain, como expertos en gestión de la información, proponemos soluciones durante todo el ciclo de vida; desde su creación hasta su eliminación, tanto en formato físico como digital, permitiendo un acceso sencillo y seguro, que permite extraer todo el valor de la información.
Una correcta gestión de la información en los organismos públicos es imprescindible, y esto pasa por una serie de pasos. En primer lugar, se debe realizar una evaluación de los sistemas de gestión actuales y de la documentación existente, es decir: ¿qué tenemos?, eliminando todo lo que ha llegado a fin de vida y no es necesario conservar. A continuación, se deben establecer las políticas y los procedimientos para la digitalización, incluyendo estándares de calidad, retención, seguridad y accesos, desde su creación hasta la finalización de su vida útil.
¿Tienen las AAPP mucha documentación obsoleta que hay que destruir? ¿Lo saben? ¿Qué les ofrece Iron Mountain en este sentido?
Efectivamente, en muchas ocasiones nos encontramos con grandes cantidades de documentos, que se conservan, no se sabe muy bien por qué. Como decía anteriormente, desde Iron Mountain proponemos empezar por clasificar e inventariar toda la documentación, es decir: saber qué tenemos, eliminando todo lo que ha llegado a fin de vida y no es necesario conservar.
Para la documentación activa que se consulta con frecuencia proponemos la digitalización, y para la documentación pasiva que se debe conservar proponemos su conservación en nuestros centros de custodia seguros, esto permite liberar valioso espacio, garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.
En cuanto a la destrucción, en general, los documentos pueden ser eliminados una vez que ya no son necesarios o después de que se haya cumplido el período de retención legal. Una destrucción adecuada es importante por varias razones, entre ellas: el cumplimiento legal, la privacidad o la liberación de espacio. Es importante tener en cuenta que la destrucción debe realizarse de manera segura utilizando métodos adecuados y con certificados de destrucción que permitan cumplir los requisitos regulatorios y de privacidad.
Me gustaría mencionar un ejemplo reciente de una administración pública situada en el centro de Madrid. Después de clasificar, inventariar y digitalizar su archivo, ha conseguido liberar 10m3 de espacio, lo que le ha permitido ampliar la zona de atención al ciudadano, a la vez que ha reducido los tiempos de espera gracias un acceso rápido y sencillo a los expedientes.
Ustedes tienen una plataforma para la gestión de los contenidos, ¿qué ventajas proporciona a las entidades públicas?
Se debe tener en cuenta que la digitalización de la documentación no se trata de escanear los documentos y guardarlos en un archivo electrónico, consiste en implementar una política de gestión documental que incorpore un sistema de gestión de documentos que permita el acceso y la extracción de valor de los datos, garantizando su seguridad.
Nuestra plataforma, Iron Mountain InSight, es una solución que combina la digitalización de documentos físicos y el almacenamiento digital en la nube, con la opción de añadir documentos de otros depósitos digitales. Permite gestionar todo el ciclo de vida a través de modernas aplicaciones impulsadas por IA y capacidades de búsqueda y procesamiento inteligente de los documentos, extrayendo los metadatos clave y automatizando los flujos de trabajo para obtener la información relevante más rápidamente. Con Iron Mountain Insight podemos conformar el expediente electrónico siguiendo las normas técnicas establecidas en el ENI.
Con una interfaz sencilla, ayuda a gestionar y estructurar contenido no estructurado, como documentos, audio, vídeos y fotos. Los usuarios tienen acceso inmediato y sencillo a la documentación en base a los perfiles definidos, lo que permite ofrecer un mejor servicio de atención al ciudadano a la vez que extrae valor de los datos para ayudar en toma de decisiones o para una tramitación más eficiente.
Una vez digitalizados los documentos, ¿cómo se deben proteger? Hablamos de datos muy sensibles en muchos casos, ¿qué proponen?
La protección de los datos es esencial para garantizar la continuidad del negocio, proteger la propiedad intelectual, evitar daños en la reputación, cumplir con las regulaciones y mantener la confianza de los ciudadanos. Por ello, la información, tanto física como digital, se debe conservar de forma segura y con control de accesos.
Desde Iron Mountain, una vez digitalizada la información, se almacena en una nube segura a la que se accede a través de la plataforma Iron Mountain InSight. La información es encriptada en reposo y durante la transmisión a través de una red segura con acceso restringido por claves de encriptación, y se realizan copias de seguridad de forma periódica en base a las políticas de conservación de cada cliente, con el objetivo de garantizar la continuidad del negocio.
Además, la plataforma de gestión de contenidos permite la creación de diferentes niveles de acceso basados en las funciones del usuario, así como controles de acceso, lo que permite realizar informes para conocer en todo momento quién tiene a acceso a qué.
Para los documentos físicos que no se han digitalizado contamos centros de custodia seguros y de una red logística propia dotada de altas medidas de seguridad.
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es la eliminación de los datos una vez los dispositivos electrónicos; ordenadores, servidores, discos duros, etc. han llegado a fin de vida. Desde Iron Mountain ayudamos a las administraciones a establecer políticas de gestión de los activos de TI durante todo el ciclo de vida, lo que permite maximizar el valor de los activos y reducir el impacto medioambiental.
1 Principales Indicadores de Administración Digital del Ayuntamiento de Madrid. Datos a enero 2023.
